מחלקות והכנסות
מתי נשתמש במחלקות ?
- בכדי לשייך את המסמכים למחלקה מסוימת. ניתן יהיה להוציא דוחות מתאימים לפי מחלקה במערכת הניהול של קארדקום. דוח מסמכים ו/או דוח פריטים למסמך.
- בהעברה להנהלת חשבונות כאשר מסמך משויך למחלקה ניתן להגדיר מסםר בהנהלת חשבונות על מנת שהסכומים יכנסו לחשבון הכנסות שונה מהראשי . ככה ניתן לשדר מספר מחלקות לחשבון הכנסות אחד מרוכז במערכת הנהלת חשבונות.
היכן אפשר להגדיר מחלקות ?
- בהוראת קבע : כאשר מקימים הוראה לחיוב ניתן לבחור את המחלקה.
- בעת הפקת מסמך : ניתן לבחור את המחלקה
- בדף נחיתה לתשלום ( דף אישורית זהב ) : ניתן לבחור מחלקה בהגדרות הדף.
כיצד לבחור מחלקה בהוראת קבע :
בעת הוספה של הוראה לחיוב ללקוח יש לעדכן את השדה "מחלקה" - ראה צילום מסך
יש להשתמש "בדוח פריטים למסמך" על מנת לראות את הסכומים לפי מחלקה. במידה והעמודה "מחלקה" לא מופיעה בדוח יש להוסיף אותה בבוחר השדות.
הערות הוראת קבע :
- עבור כל הוראת חיוב בנפרד ניתן להגדיר מחלקה שונה. המשמעות היא שבכל הפקת מסמך הפריט יהיה במסמך יהיה משויך למחלקה זו.
- השיוך למחלקה מתבצע לפי ההוראה לחיוב עצמה ולא לפי הגדרת הפריט במסמך ( במידה והוגדרה מחלקה לפריט במסמך)
- במידה וישנם מספר פריטים בחיוב אחד ,תופק חשבונית אחת עבור כל ההוראת לחיוב ( כל הוראה לחיוב זה פריט בחשבונות ) , המחלקה על המסמך תהיה המחלקה של הפריט הראשון במסמך ( ממוין לפי א-ב )
דוגמאות מחלקות בהוראת קבע:
שתי הוראות קבע שונות עם אותו תאריך לחיוב ללקוח ספציפי כאשר המחלקות שונות לכול פריט
בפועל תצא חשבונית 1 במערכת עם שתי שורות :
שורה אחת ציפ לחדר כושר - מחלקה "מכירות ציפ"
שורה שניה מנוי לחדר כושר - מחלקה "מנוי חודשי"
ניתן לצפות במחלקות ברמת שורת בחשבונית ב - דוח פריטים במסמך
בהוראת קבע - דרך דף נחיתה לתשלום
יש לערוך דף נחיתה -> לבחור לשונית הוראת קבע -> שדה "מחלקה" .
שינוי מחלקה במסמך שהופק :
איתור המסמך המתאים דרך דוחות מסמכים > 2. דוח מסמכים בלחיצה על מספר המסמך ( מופיע בעמודה הימנית ביותר ) נפתחות הגדרות המסמך ראה צילום מסך:
בצד שמאל יופיע "מחלקה למסמך" יש לבחור את המחלקה החדשה וללחוץ על עדכן. השיוך ישנה את המסמך ואת הפריטים במסמך למחלקה החדשה
מה עובר להנהלת חשבונות כאשר משתמשים במחלקות ?
להנהלת חשבנות יעבור הסכום המלא של המסמך לחשבון הכנסות לדוגמה "הכנסות כללי" , לאחר מיכן אם יש שורות במסמך עם מחלקה / הכנסות שונה , תבוצע פקודה אחת מתכנת שתעביר את הסכום מחשבון ההכנסות לדוגמה : חובה "הכנסות כללי" זכות "הכנסות מנוי חודשי"
הקמתי הוראת קבע עם מחלקה. האם החשבונית שתצא תהיה משויכת למחלקה?
לא. בהוראת קבע המחלקה משויכת ברמת הפריט/שורת החשבונית, ולא ברמת המסמך.