ספרור מסמכים (מונים)

הגדרות ->1. הגדרות חברה ומשתמשים ->3. ספרור מסמכים (מונים)

תוכן העמוד

עמוד סיפרור מסמכים ומוני מערכת מאפשר לקבוע מאיזה מספר יתחיל המספור של מסמכים שונים במערכת, כגון חשבוניות, קבלות, תעודות משלוח, הצעות מחיר, דרישות תשלום ועוד.

העמוד מיועד בעיקר לעסקים שמתחילים לעבוד עם המערכת ורוצים להמשיך את רצף המספור שהיה קיים אצלם לפני המעבר לקארדקום. בנוסף, ניתן להגדיר מאיזה מספר יתחיל מספור הלקוחות במערכת.

הגדרת המונים בצורה נכונה מונעת כפילויות במספרי מסמכים ושומרת על רצף מסודר מול הנהלת החשבונות.

חשוב לדעת לפני שינוי מונים

ניתן לשנות מונה של מסמך רק אם עדיין לא הופק אף מסמך מאותו סוג.

לאחר שהופק המסמך הראשון מאותו סוג, השדה ננעל ולא ניתן לשנות את המונה.

ניתן רק להעלות מונה למספר גבוה יותר. לא ניתן להחזיר מונה אחורה למספר נמוך מהמספר הקיים.

לאחר שמונה נשמר בהצלחה, לא ניתן לשנות אותו שוב.

מומלץ לבצע שינוי מונים רק אם העסק כבר הפיק מסמכים בעבר במערכת אחרת, ויש צורך להמשיך את רצף המספור הקיים.

הגישה לעמוד דורשת הרשאת מסמכים. משתמש ללא הרשאה מתאימה לא יוכל לערוך את המונים.

על פי חוק, אסור שתהיה חפיפה או התנגשות בין מספרי מסמכים קיימים.

לדוגמה: אם העסק עבד בעבר במערכת אחרת תחת אותו מספר עוסק, והחשבוניות שם התחילו ממספר 1000, יש להגדיר במערכת שלנו מספר גבוה יותר מ-1000.

מומלץ להתחיל סדרת מספור חדשה וגבוהה יותר, למשל 2000 או 5000, כדי ליצור מרווח ביטחון. כך, אם העסק ממשיך להפיק חשבוניות במערכת אחרת או באופן ידני, קטן הסיכון להתנגשות בין מספרי המסמכים.

הגדרת מספור מסמכים (מונים)

באימייל תחילת העבודה מופיע שלב להגדרת מוני המסמכים במערכת.

ניתן לדלג על שלב זה באופן זמני ולהתייעץ עם רואה החשבון או מנהל החשבונות של העסק לפני ביצוע ההגדרה.

עם זאת, חשוב מאוד להגדיר את המונים לפני שמתחילים להפיק מסמכים במערכת, כדי למנוע כפילויות או התנגשות עם מספרי מסמכים קיימים.

הגדרות > 1.הגדרות חברה ומשתמשים > 3. סיפרור מסמכים (מונים)

סוגי המסמכים לעוסק מורשה/חברה בע"מ:
חשבונית מס קבלה - ( העסק סיפק שירות /מוצר וקיבל את הכסף)
חשבונית מס - ( העסק סיפק שירות / מוצר ועוד לא קיבל את הכסף)
קבלה (לחשבונית) - (העסק לא סיפק את השירות/מוצר אבל קיבלת את הכסף )
והזיכויים הינו פעולה הופכית לפי הטבלה. 

סוגי המסמכים לעוסק פטור/עמותה:
קבלה מלכ"ר (עבור שירות לעוסק פטור / שירות לעמותה)
קבלה על תרומה (עבור תשלום על תרומה לעמותות ).
והזיכויים הינו פעולה הופכית לפי הטבלה
 

חשבון קבלה פרופורמה - כמו חשבונית מס לעוסק פטור , בלי האמצעי תשלום (נדיר לשימוש)
חשבון קבלה זיכוי - ההופכי זיכוי שלו .

מסמכים שאינם חשבונאים , אין חשיבות למספור .

חשבון עסקה
תעודת משלוח
אישור הזמנה - מאתר
הצעת מחיר
דרישה לתשלום
הזמנה
לקוחות