דוחות מסמכים ->11. דוח Z - סגירת קופה

דוח Z – סגירת קופה

תוכן העמוד

דוח Z הוא דוח סגירת קופה המרכז את התקבולים והזיכויים שנכללו במסמכים שהופקו בעסק מאז סגירת הקופה הקודמת. הדוח משמש בעלי עסקים והנהלת חשבונות לצורך סיכום פעילות הקופה, בדיקת אמצעי התשלום והתאמה מול הכספים שהתקבלו בפועל.

דוח Z מופק עבור מסוף מסוים וברמת תאריך ושעה. בכל פעם שיוצרים דוח Z חדש, המערכת מרכזת את המסמכים הרלוונטיים שטרם שויכו לדוח Z קודם ומשייכת אותם למספר דוח חדש.

חשוב להבחין בין דוח Z לבין דוחות מסמכים וחשבוניות: דוח Z נועד לשקף את קבלת הכסף בפועל ואת אמצעי התשלום, בעוד שדוחות המסמכים עשויים לכלול סוגי מסמכים נוספים שאינם מייצגים בהכרח תקבול בקופה.

השימוש באפשרויות דוח Z דורש הרשאת מסמכים. למשתמש ללא ההרשאה תוצג הודעה שאין לו הרשאת מסמכים, ולא יהיה ניתן להפיק או לצפות בדוחות.

האפשרויות הקיימות בדוח Z

באזור דוחות Z קיימות כמה פעולות:

1. יצירת דוח Z וסגירת קופה. דוחות מסמכים ->11. דוח Z - סגירת קופה -> 1. יצירת דוח Z
2. איתור והדפסת דוח Z קיים. דוחות מסמכים ->11. דוח Z - סגירת קופה -> הדפסת דוח Z
3. הצגת ריכוז חודשי/תקופתי של דוחות Z למסוף. דוחות מסמכים ->11. דוח Z - סגירת קופה -> הדפס דוח Z חודשי
4. הצגת סיכום דוחות Z לכלל החברה. דוחות מסמכים ->11. דוח Z - סגירת קופה -> סיכום דוחות Z לחברה
5. הגדרת הפקה אוטומטית של דוח Z. דוחות מסמכים ->11. דוח Z - סגירת קופה -> הפקת דוח Z באופן אוטומטי

תצורת העבודה הבסיסית היא ליצור דוח Z בסיום יום העבודה, לאתר אותו ברשימת הדוחות ולהדפיס אותו לפי הצורך. ניתן גם להגדיר משימה מתוזמנת שתיצור את הדוח באופן אוטומטי בכל יום.

---

1. יצירת דוח Z

מה הפעולה עושה?

יצירת דוח Z מבצעת סגירת קופה עבור המסוף שנבחר. המערכת מאתרת את המסמכים הרלוונטיים שהופקו במסוף, שעדיין לא שויכו לדוח Z קודם, ומשייכת אותם לדוח חדש.

המערכת סורקת מסמכים שהופקו במהלך 50 הימים האחרונים בלבד. מסמכים ישנים יותר שלא שויכו לדוח Z אינם נכללים אוטומטית בפעולה.

יצירת הדוח אינה משנה או מבטלת את המסמכים עצמם, אלא מקבצת אותם תחת מספר דוח Z אחד. לאחר שמסמך שויך לדוח Z, הוא לא ישויך שוב לדוח Z אחר.

אילו מסמכים נכללים בדוח Z?

דוח Z כולל את סוגי המסמכים הרלוונטיים לקבלת כספים ולזיכויים, ובהם:

• חשבונית מס–קבלה.
• חשבונית מס–זיכוי והחזר כספים ללקוח.
• קבלה למלכ"ר.
• קבלת זיכוי למלכ"ר.

הדוח מרכז את הנתונים לפי אמצעי התשלום שנרשמו במסמכים.

סגור קופה למסוף

מה זה: רשימה לבחירת המסוף שעבורו רוצים ליצור את דוח ה-Z.

הרשימה מציגה את המסופים המשויכים לעסק, לפי שם המסוף ומספרו. יש לבחור מסוף מסוים לפני יצירת הדוח.

אם בעסק קיימים כמה מסופים, יש ליצור דוח Z נפרד לכל מסוף שרוצים לסגור.

צור דוח

לאחר בחירת המסוף, לוחצים על "צור דוח".

לפני ביצוע הפעולה תוצג הודעת אישור ליצירת דוח Z למסוף. לאחר האישור, המערכת:

1. מאתרת את המסמכים הרלוונטיים שלא שויכו לדוח קודם.
2. יוצרת מספר דוח Z חדש.
3. משייכת את המסמכים לדוח החדש.
4. שומרת את מועד יצירת הדוח, המסוף והמשתמש שיצר אותו.

בסיום הפעולה תוצג הודעה שהדוח נוצר.

אם לא נבחר מסוף, הדוח לא ייווצר ותוצג הודעה שיש לבחור מסוף.

מתי מומלץ ליצור דוח Z?

ניתן להשתמש בדוח Z בדומה לפתיחת קופה ולסגירת קופה:

• בתחילת יום העבודה ניתן ליצור דוח כדי להפריד בין פעילות קודמת לפעילות החדשה.
• בסיום יום העבודה יוצרים דוח נוסף המרכז את כל פעילות הקופה מאז הדוח הקודם.

בדרך כלל, הפעולה החשובה היא יצירת דוח Z בסוף יום העבודה.

---

2. הדפסת דוח Z

תוכן העמוד

עמוד הדפסת דוח Z מאפשר לאתר דוחות שכבר נוצרו, לפתוח אותם לצפייה ולהדפיס אותם.

החיפוש מתבצע לפי טווח תאריכים ולפי מסוף. לאחר ביצוע החיפוש מוצגת רשימת דוחות ה-Z המתאימים, מהדוח החדש ביותר לדוח הישן ביותר.

בחירת תקופה

תאריכים מוגדרים מראש

ניתן לבחור טווח תאריכים מוכן מראש, לדוגמה:

• היום.
• אתמול.
• שבעה ימים אחרונים.
• החודש.
• חודש שעבר.
• חצי שנה אחרונה.
• שנה אחרונה.
• השנה.
• שנה שעברה.

בחירת תקופה מעדכנת אוטומטית את שדות התאריך. בכניסה לעמוד מוגדר כברירת מחדל טווח החודש הנוכחי.

מתאריך

תאריך תחילת התקופה שבה רוצים לאתר דוחות Z.

עד תאריך

תאריך סיום התקופה. החיפוש כולל גם דוחות שנוצרו במהלך יום הסיום שנבחר.

הגבלת דוח למסוף

ניתן לבחור מסוף מסוים ולהציג רק את הדוחות שנוצרו עבורו.

בחירה באפשרות "הכול" מציגה את דוחות ה-Z של כל המסופים בעסק.

חפש

לחיצה על "חפש" מציגה את כל דוחות ה-Z שנמצאו בהתאם לטווח התאריכים ולמסוף שנבחרו.

רשימת דוחות Z

עבור כל דוח עשויים להופיע הפרטים הבאים:

• מספר המסוף.
• שם המסוף.
• מספר דוח Z.
• תאריך ושעת יצירת הדוח.
• שם המשתמש שיצר את הדוח.
• הערות, אם נרשמו.
• אפשרות לפתיחת הדוח להדפסה.

הצג דוח להדפסה

לחיצה על "הצג דוח להדפסה" פותחת את דוח ה-Z המלא.

הדוח מציג את הנתונים הכספיים של המסמכים שנכללו באותה סגירת קופה, בהתאם למסוף ולמספר דוח ה-Z.

לאחר פתיחת הדוח ניתן ללחוץ על "הדפס" ולשלוח אותו למדפסת.

3. הדפסת דוח Z חודשי או תקופתי

תוכן העמוד

דוח Z חודשי מציג ריכוז של כל דוחות ה-Z שהופקו עבור מסוף מסוים בטווח תאריכים שנבחר.

למרות שם האפשרות, ניתן לבחור גם טווח שאינו חודש מלא. הדוח מתאים לצפייה מרוכזת בפעילות הקופה לאורך תקופה, בלי לפתוח כל דוח Z בנפרד.

כל שורה בטבלה מייצגת דוח Z אחד.

בחירת התקופה

ניתן לבחור טווח תאריכים מוכן מראש או להזין תאריך התחלה ותאריך סיום באופן ידני.

בכניסה לעמוד עשוי להיות מוגדר כברירת מחדל הטווח של החודש הקודם.

בחירת מסוף

יש לבחור את המסוף שעבורו רוצים להציג את הריכוז.

הדוח מציג רק את דוחות ה-Z של המסוף שנבחר. אם רוצים לבדוק מסוף נוסף, יש לבצע חיפוש נוסף עבור אותו מסוף.

המידע המוצג בטבלה

פרטי הדוח

• מספר דוח Z.
• תאריך הפקת הדוח.
• שם המשתמש שהפיק אותו.

סיכום כספי

• סך החיובים.
• סך הזיכויים.
• מכירות נטו.

מכירות נטו הן ההפרש בין סך החיובים לבין סך הזיכויים.

פירוט לפי אמצעי תשלום

החיובים והזיכויים מוצגים בנפרד לפי אמצעי התשלום, לדוגמה:

• מזומן.
• המחאות.
• כרטיסי אשראי.
• אמצעי תשלום אחרים.

אמצעי תשלום שלא הייתה בהם פעילות יוצגו בסכום אפס.

פירוט מע"מ

הדוח עשוי לכלול גם את הנתונים הבאים:

• סכום חייב במע"מ.
• סכום המע"מ שנגבה.
• סכום שאינו חייב במע"מ.

חלק מעמודות המע"מ עשויות להיות מוסתרות כברירת מחדל וניתן להציג אותן באמצעות אפשרויות התאמת העמודות בטבלה.

שורת סיכום

בתחתית הטבלה מופיעה שורת סיכום של כלל הדוחות שנמצאו בטווח, לרבות:

• סך כל החיובים.
• סך כל הזיכויים.
• סך המכירות נטו.
• סיכום לפי אמצעי תשלום.
• סיכומי המע"מ.

ייצוא והדפסה

סרגל הכלים שמעל הטבלה מאפשר, בהתאם לאפשרויות הזמינות בעמוד:

• להדפיס את הריכוז.
• לייצא את הנתונים לאקסל.
• לייצא את הנתונים ל-PDF.
• לבחור אילו עמודות יוצגו.

הייצוא וההדפסה מתייחסים לנתונים המוצגים בטבלה לאחר החיפוש.

4. סיכום דוח Z לחברה

תוכן העמוד

סיכום דוח Z לחברה מרכז את כל דוחות ה-Z של כל מסופי החברה לדוח אחד כולל, בהתאם לטווח התאריכים שנבחר.

אפשרות זו מתאימה לעסקים שמפעילים כמה מסופים ורוצים לקבל תמונה כספית כוללת של פעילות החברה, במקום להציג כל מסוף בנפרד.

בחירת תקופה

ניתן לבחור תקופה מתוך רשימת טווחים מוכנים מראש או להזין תאריך התחלה ותאריך סיום ידנית.

בכניסה לעמוד, ברירת המחדל היא בדרך כלל מתחילת החודש הנוכחי ועד היום.

חפש

לחיצה על "חפש" אוספת את כל דוחות ה-Z שנוצרו בחברה בתקופה שנבחרה ומציגה אותם כדוח מרכזי אחד.

בדוח עשויים להופיע:

• מספרי המסופים.
• סוגי אמצעי התשלום.
• סך החיובים.
• סך הזיכויים.
• סיכומים כספיים כוללים לחברה.

הדוח מסכם את הנתונים שכבר נכללו בדוחות Z קיימים. הוא אינו יוצר דוחות Z חדשים ואינו סוגר קופות שלא נסגרו.

הדפס

לאחר הפקת הדוח מופיע כפתור "הדפס", המאפשר לשלוח את הסיכום המוצג להדפסה.

5. הפקת דוח Z באופן אוטומטי

תוכן העמוד

אפשרות זו מאפשרת להגדיר משימה מתוזמנת שתיצור דוח Z באופן אוטומטי מדי יום, בשעה קבועה.

האפשרות מתאימה לעסקים שרוצים להבטיח שסגירת הקופה תתבצע באופן קבוע, גם ללא פעולה ידנית של המשתמש.

הגדרת ההפקה האוטומטית

בהגדרת המשימה יש לבחור את המסוף ואת השעה שבה רוצים שהדוח יופק.

לאחר שמירת ההגדרה, המערכת תיצור בכל יום ובאותה השעה דוח Z חדש עבור המסוף שהוגדר.

הדוח האוטומטי פועל לפי אותה לוגיקה של דוח ידני:

• נכללים רק מסמכים רלוונטיים.
• נכללים רק מסמכים שטרם שויכו לדוח Z קודם.
• המסמכים משויכים למספר דוח Z חדש.
• כל דוח מופק עבור מסוף מסוים.

אם לעסק יש כמה מסופים, יש לוודא שקיימת הגדרה מתאימה לכל מסוף שעבורו נדרשת סגירה אוטומטית.

תהליך עבודה מומלץ

הפקה ידנית

1. בסיום יום העבודה נכנסים לאפשרות יצירת דוח Z.
2. בוחרים את המסוף הרצוי.
3. לוחצים על "צור דוח".
4. מאשרים את הפעולה.
5. עוברים לעמוד הדפסת דוח Z.
6. בוחרים את התקופה והמסוף.
7. לוחצים על "חפש".
8. פותחים את הדוח באמצעות "הצג דוח להדפסה".
9. מדפיסים או שומרים את הדוח לפי הצורך.

הפקה אוטומטית

1. נכנסים לאפשרות הפקת דוח Z באופן אוטומטי.
2. בוחרים את המסוף.
3. מגדירים את שעת ההפקה היומית.
4. שומרים את המשימה המתוזמנת.
5. בודקים מעת לעת בעמוד הדפסת דוח Z שהדוחות נוצרים כמצופה.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין דוח Z לבין דוח מסמכים?

דוח Z מרכז את המסמכים הקשורים לקבלת כספים ולזיכויים שנכללו בסגירת קופה. דוח מסמכים עשוי להציג סוגי מסמכים נוספים, גם כאשר לא התקבל בגינם תשלום בפועל.

האם דוח Z כולל את כל המסמכים בעסק?

לא. הדוח כולל רק את סוגי המסמכים המוגדרים לדוח Z, עבור המסוף שנבחר, ורק אם הם טרם שויכו לדוח Z קודם.

האם ניתן ליצור דוח Z לכל החברה בבת אחת?

יצירת דוח Z מתבצעת עבור מסוף מסוים. לאחר שהופקו הדוחות לכל המסופים, ניתן להשתמש באפשרות "סיכום דוח Z לחברה" כדי להציג את כולם בדוח מרכזי אחד.

האם ניתן לשייך מסמך לשני דוחות Z?

לא. לאחר שמסמך שויך לדוח Z, הוא לא ישויך שוב לדוח אחר.

למה מסמך מסוים לא הופיע בדוח Z?

הסיבות האפשריות הן:

• המסמך אינו מסוג המסמכים הנכללים בדוח Z.
• המסמך הופק במסוף אחר.
• המסמך כבר שויך לדוח Z קודם.
• המסמך הופק לפני יותר מ-50 יום.
• לא נרשם במסמך אמצעי תשלום או מידע רלוונטי לקבלת הכסף.

האם אפשר להפיק דוח Z עבור תקופה ישנה?

בעת יצירת דוח חדש, המערכת סורקת מסמכים עד 50 יום אחורה. לעומת זאת, בעמודי ההדפסה והריכוז ניתן לחפש דוחות Z שכבר נוצרו בעבר לפי טווח התאריכים הזמין בעמוד.

האם דוח Z אוטומטי מחליף את הצורך לבדוק את הדוחות?

ההפקה האוטומטית חוסכת את פעולת סגירת הקופה הידנית, אך מומלץ לבדוק מעת לעת שהמשימה פועלת ושהדוחות מופיעים בעמוד הדפסת דוח Z.