הוראת קבע ->4. דוח מעקב חייבים

מעקב חייבים בהוראת קבע

תוכן העמוד

עמוד מעקב חייבים בהוראת קבע מרכז את הלקוחות שנוצר להם חוב בעקבות ניסיונות חיוב שלא הושלמו.

בעמוד ניתן:

• לסנן חייבים לפי סוג החוב והמחלקה.
• לצפות בסכום החוב הכולל של כל לקוח ובפירוט החיובים שלא נקלטו.
• לבצע ניסיון חיוב ידני.
• להעביר חובות לגבייה אוטומטית.
• לשלוח ללקוח קישור לעדכון כרטיס האשראי.
• להפיק דוחות חייבים ולקבל אותם באימייל.
• להגדיר קבלת דוח חייבים באופן אוטומטי ומתוזמן.

כיצד פועלת הגבייה האוטומטית?

עבור לקוחות המחויבים אוטומטית בכרטיס אשראי, המערכת מבצעת ניסיונות גבייה חוזרים בתאריכים קבועים במהלך החודש: 2, 10, 15 ו־24.

לאחר מספר ימים שבהם החוב לא נגבה, נשלחת ללקוח הודעה לעדכון פרטי האשראי. ברירת המחדל היא לאחר 16 ימים, אך ניתן לשנות הגדרה זו.

במקרים כמו כרטיס גנוב, כרטיס חסום או שגיאה בפרטי תעודת הזהות או התוקף, ההתראה נשלחת ללקוח כבר באותו היום.

סינון החייבים

סוג חוב

ניתן לבחור אילו חובות יוצגו:

• חוב בגבייה אוטומטית – חובות שהמערכת ממשיכה לנסות לגבות באופן אוטומטי.
• חוב למעקב – חובות פעילים הנשמרים למעקב, ללא גבייה אוטומטית.
• חוב אבוד – חובות שסומנו כבלתי ניתנים לגבייה.

הבחירה משפיעה גם על הפעולות הזמינות בעמוד. לדוגמה, האפשרות להעביר חוב לגבייה אוטומטית מוצגת רק כאשר צופים בחובות שאינם כבר בגבייה אוטומטית.

מחלקה

ניתן להציג חייבים השייכים למחלקה מסוימת.

בחירה באפשרות הכול תציג חייבים מכל המחלקות.

הצג

לאחר בחירת סוג החוב והמחלקה, לחצו על הצג כדי לטעון את רשימת הלקוחות המתאימים.

המערכת מקבצת את החובות לפי לקוח ומחשבת עבור כל לקוח:

• סכום חוב כולל.
• תאריך החוב הישן ביותר.
• מספר החובות הקיימים.

טבלת הלקוחות החייבים

בטבלה מוצגת שורה עבור כל לקוח חייב, הכוללת בין היתר:

• מספר ושם הלקוח.
• מספר ח.פ. או תעודת זהות.
• האם קיימת הוראת קבע פעילה.
• סוג החיוב: כרטיס אשראי או חיוב בנקאי.
• סכום החוב הכולל.
• תאריך החוב הישן ביותר.

בתחתית הטבלה מוצגים מספר הלקוחות וסכום החובות הכולל.

ניתן להוסיף לתצוגה עמודות נוספות, כגון טלפון נייד, כתובת ושם איש קשר.

צפייה בפירוט החוב

לחיצה על סמל זכוכית המגדלת בשורת הלקוח תציג את כל שורות החוב שלו.

עבור כל חוב ניתן לראות:

• תיאור החוב.
• תאריך החיוב המקורי והאחרון.
• מספר ניסיונות החיוב.
• סכום ומטבע.
• סיבת דחיית העסקה, אם התקבלה מחברת האשראי.
• סוג אמצעי החיוב.

ניתן לסמן שורת חוב אחת או יותר לצורך ביצוע פעולות.

פעולות עבור לקוח

דרך תפריט הפעולות בשורת הלקוח ניתן לעבור לפעולות נוספות, ובהן:

• עריכת פרטי הלקוח.
• פתיחת כרטיס הלקוח.
• הפקת מסמך.
• צפייה בהוראות לחיוב.
• צפייה בהיסטוריית החיובים.
• ביצוע חיוב ידני.
• הוספת הערות גבייה או צפייה בהערות קיימות.

העברת חוב לגבייה אוטומטית

פעולה זו מעבירה את שורות החוב שסומנו לטיפול במנגנון הגבייה האוטומטי.

יש לפתוח את פירוט החוב ולסמן את השורות הרצויות. לאחר הלחיצה תוצג בקשת אישור, ורק לאחר האישור החובות יועברו לגבייה אוטומטית.

הפעולה אינה מוצגת כאשר כבר צופים בחובות מסוג חוב בגבייה אוטומטית.

שליחת קישור לעדכון כרטיס אשראי

ניתן לשלוח ללקוח אימייל הכולל:

• פירוט של החוב הקיים.
• קישור אישי ומאובטח לעדכון פרטי כרטיס האשראי.

לאחר שהלקוח יעדכן את הכרטיס, ניתן יהיה לנסות לגבות את החוב באמצעות אמצעי התשלום החדש.

חיוב ידני של הלקוח

הפעולה חייב לקוח מאפשרת לבצע ניסיון חיוב ידני של חובות הלקוח בכרטיס האשראי השמור במערכת.

בחלון החיוב ניתן לבחור:

• מספר תשלומים, בין 1 ל־32.
• מספר אישור שהתקבל מחברת האשראי, אם קיים.

לאחר חיוב מוצלח, הלקוח יוסר מרשימת החייבים עבור החובות שנגבו.

מתי לא ניתן לבצע חיוב ידני?

לא ניתן לבצע את הפעולה במקרים הבאים:

• הלקוח מוגדר לחיוב בנקאי ולא לחיוב בכרטיס אשראי.
• המערכת מבצעת באותו זמן תהליך חיובים אוטומטי.
• לא קיימים ללקוח חובות פתוחים לחיוב.

הפקת דוחות חייבים

יצוא דוח מעקב ואוטומטי

מפיק דוח אקסל הכולל את החובות הפעילים:

• חובות בגבייה אוטומטית.
• חובות הנמצאים במעקב.

לאחר הזנת כתובת אימייל, הדוח נבנה ברקע ונשלח לכתובת שנבחרה. כתובת האימייל של המשתמש המחובר מופיעה כברירת מחדל וניתן לשנותה.

אם אין חייבים פעילים, הדוח לא יופק.

יצוא דוח אבודים

מפיק דוח אקסל של כל החובות שסומנו כחובות אבודים.

גם דוח זה נבנה ברקע ונשלח באימייל. אם לא קיימים חובות אבודים, הדוח לא יופק.

דוח חייבים מתוזמן - למעבר למדריך המלא

דרך האפשרות דוח מתוזמן ניתן להגדיר משלוח אוטומטי וקבוע של דוח החייבים.

הגדרה זו מתאימה לעסקים שרוצים לקבל את הדוח באופן שוטף, ללא צורך להיכנס לעמוד ולהפיק אותו ידנית בכל פעם.

ביטול חוב

כדי לבצע הסרת חוב ממעקב חייבים:

1. לחצו על סמל שלושת הקווים לצד שם הלקוח.
2. בחרו היסטוריית חיובים.
3. סמנו ב־✓ את השורה שבה מופיע הסטטוס חוב לגבייה אוטומטית.
4. לחצו בתחתית העמוד על הכפתור המתאים לפעולה שברצונכם לבצע.

1. סמן כחוב אבוד – החוב יסומן כחוב שלא צפוי להיגבות, ולא יבוצעו עבורו ניסיונות חיוב נוספים.
2. העבר למעקב – החוב יועבר למעקב פנימי בלבד. הוא יישאר ברשימת החובות, אך המערכת לא תנסה לחייב אותו שוב באופן אוטומטי.
3. שולם באמצעי אחר – יש לבחור באפשרות זו כאשר החוב שולם בדרך אחרת ולא באמצעות מנגנון גביית החוב. פעולה זו אינה מפיקה מסמך חשבונאי באופן אוטומטי.