יבוא קבצים - עדכון חיובים מקובץ.

מדריך לעדכון הוראות קבע בצורה מרוכזת מקובץ במערכת קארדקום

כאשר לבית עסק יש מקבץ של הוראות קבע (הוראות חיוב) והוא מעוניין לעדכן בצורה מהירה וגורפת נתונים כמו:

• סכום לחיוב

• תאריך החיוב

• תיאור הפריט שיופיע ללקוח בחשבונית

ניתן לבצע זאת דרך מערכת קארדקום, בהוראות קבע- > 9 יבוא קבצים ->1. עדכון חיובים מקובץ.

שלבים לביצוע התהליך

1. כניסה למערכת

• היכנסו לאתר של קארדקום.

• גשו לתפריט: הוראות קבע- > 9 יבוא קבצים ->1. עדכון חיובים מקובץ.

2. הורדת קובץ לדוגמה

• במסך זה ניתן להוריד קובץ אקסל לדוגמה – רצוי להתחיל ממנו.

• חשוב: יש להשתמש בפורמט המדויק של הקובץ לדוגמה.

3. מילוי הקובץ

• חובה לכלול את מספרי החיוב של הוראות הקבע.

• את מספרי החיוב ניתן למצוא תחת:
  הוראות קבע → 6. דוח רישום הוראות לחיוב.

  בדוח זה ניתן לראות גם:

  • את תיאור החיוב הקיים

  • את הסכום הנוכחי

  • את תאריך החיוב הבא

מידע חשוב על תאריך החיוב:

• אם עמודת התאריך בקובץ ריקה – המערכת תקבע את תאריך היום כברירת מחדל.

• שעת החיוב אינה נקבעת לפי זמן העלאת הקובץ, אלא לפי החיוב המתוזמן האוטומטי הבא.

  לדוגמה:
  אם החיוב המתוזמן הוא בשעה 05:00 בבוקר, והקובץ הועלה לאחר שעה זו – החיוב יתבצע רק ביום הבא בשעה 05:00.

  ניתן לבדוק/לשנות את זמן התזמון בתוך:
  הגדרות -> 6 הוראות קבע -> 2 הגדרות תזמון חיוב אוטומטי .

הגדרות חיוב בזמן העלאה

בעת העלאת הקובץ דרך:
הוראות קבע -> 9. יבוא קבצים -> 1. עדכון חיובים מקובץ,
יש לשים לב לאפשרות:

☑️ "חייב את ההוראה פעם אחת בלבד"

מתי להשתמש באפשרות זו?

• מסמנים (V) – כאשר רוצים שהחיוב יתבצע פעם אחת בלבד ולא ימשיך בעתיד באופן אוטומטי.

• מסירים את ה-V – אם רוצים שההוראה תמשיך להיות מחויבת באופן חודשי אוטומטי גם לאחר העדכון.

שלבי העלאת תוכן הקובץ למערכת:

שלבים להעלאת תוכן הקובץ למערכת:

1. התקשרות עם נציג:
   במהלך העלאת תוכן הקובץ, במיוחד בפעם הראשונה, מומלץ ליצור קשר עם נציג בטלפון 03-9436100 כדי לוודא שהכול מתבצע כשורה.

2. בחירת שורות לבדיקה:
   יחד עם הנציג, יש לקחת את שתי השורות הראשונות של קובץ האקסל – שורת תיאורי העמודות והשורה הראשונה שמתארת חיוב בהוראת קבע.

3. העלאה ובדיקה:
   בתוכנה, יש לבצע את השלבים הבאים:

   • לחץ על הצג נתונים (3) מתיבת הטקסט

   • לחץ על בדוק נתונים (4)

   • לחץ על עדכן (5)

   תמונה להמחשה:

   

4. בדיקת בעיות במהלך ההעלאה:
   אם מתעוררת בעיה בשלב כלשהו – עוצרים ובודקים:
   האם הוראת הקבע עודכנה? מה בדיוק הבעיה? האם הפורמט של אחד מהערכים אינו תקין?

5. אימות העדכון:
   לאחר שלב 5 (עדכון), נכנסים להוראת הקבע ובודקים שהיא עודכנה כראוי.

6. העלאת שאר הנתונים:
   לאחר שהכול תקין – ניתן להעלות את שאר השורות יחד עם שורת תיאורי העמודות.

המלצה חשובה:

מומלץ מאוד לבצע את התהליך בליווי נציג מהתמיכה הכללית של קארדקום, לפחות בפעם הראשונה.
הנציג יוכל:

• לוודא שהקובץ תקין

• לבדוק את השורה הראשונה כדוגמה

• לוודא שהתהליך כולו מתבצע ללא תקלות

סיכום

✅ תהליך מהיר ויעיל לעדכון גורף של הוראות קבע
✅ מאפשר שליטה על סכום, תאריך ותיאור החיוב
✅ יש להקפיד על פורמט נכון ושעת חיוב
✅ מומלץ לבצע יחד עם תמיכה של קארדקום