חשבוניות אוטומטיות לקבלה

למעבר למדריך יצירת חשבוניות אוטומטיות לחצו כאן

תוכן העמוד:

עמוד חשבוניות אוטומטיות לקבלה מרכז את כל ההגדרות של הפקת חשבוניות אוטומטית עבור קבלות.

העמוד מיועד למקרים שבהם הופקה קבלה, אך החשבוניות עבורה אמורות להיות מופקות בהמשך באופן אוטומטי - לדוגמה בפריסת תשלומים, שיקים דחויים או חיוב חוזר.

דרך העמוד ניתן לעקוב אחר כל קבלה שמוגדרת להפקת חשבוניות עתידיות, לראות מהו תאריך ההפקה הבא, כמה חשבוניות כבר הופקו מתוך הכמות המתוכננת, לערוך את התיאור שיופיע בחשבונית הבאה, ולהפסיק או לחדש את ההפקה האוטומטית לפי הצורך.

פרטי החשבונית שתופק נלקחים מכרטיס הלקוח המשויך לקבלה.

סינון לפי מצב

בחלק העליון של העמוד קיימת אפשרות לבחור אילו קבלות יוצגו בטבלה.

אפשרויות הסינון הן:

ברירת המחדל בכניסה לעמוד היא הצגת הקבלות הפעילות.

לאחר שינוי הבחירה ברשימה, יש ללחוץ על הצג כדי לרענן את הטבלה בהתאם לסינון שנבחר.

טבלת החשבוניות האוטומטיות

הטבלה מציגה שורה נפרדת עבור כל קבלה שמוגדרת להפקת חשבוניות אוטומטיות.

בטבלה ניתן לבצע פעולות כמו מיון, חיפוש, סינון, בחירת עמודות לתצוגה וייצוא נתונים. בתחתית הטבלה מוצג סיכום של מספר הקבלות שמופיעות בתצוגה הנוכחית.

פירוט העמודות בטבלה

תאריך הפקה הבא

מציג את התאריך שבו צפויה להיות מופקת החשבונית הבאה עבור הקבלה.

הטבלה ממוינת כברירת מחדל לפי תאריך זה, מהתאריך הקרוב ביותר לרחוק ביותר, כדי לאפשר מעקב נוח אחר החשבוניות הקרובות להפקה.

מספר קבלה

מציג את מספר הקבלה שעבורה מוגדרת ההפקה האוטומטית.

לחיצה על מספר הקבלה פותחת את פרטי הקבלה.

שם לקוח

מציג את שם הלקוח שאליו משויכת הקבלה, כפי שהוא מופיע בכרטיס הלקוח.

תאריך יצירה

מציג את התאריך שבו נוצרה ההגדרה להפקה האוטומטית.

בדרך כלל מדובר במועד יצירת הקבלה המקורית.

תיאור לחשבונית

מציג את שורת התיאור שתופיע על גבי החשבונית שתופק בעתיד.

זהו השדה היחיד בטבלה שניתן לערוך. שינוי התיאור ושמירתו יעדכנו את הטקסט שיופיע בחשבוניות הבאות שיופקו עבור אותה קבלה.

לעריכה - יש ללחוץ על העפרון הכחול בצד שמאל לשורה:
 

יש לשים לב:

• התיאור הוא שדה חובה.
• ניתן להזין עד 250 תווים.
• שינוי התיאור משפיע על חשבוניות עתידיות שיופקו לאחר העדכון.

מצב

מציג את מצב ההפקה האוטומטית של הקבלה.

המצבים האפשריים הם:

תעודת זהות בעל חשבונית

מציג את מספר תעודת הזהות, מספר העוסק או מספר הזיהוי של הלקוח שעבורו תופק החשבונית.

סכום עסקה כולל

מציג את הסכום הכולל של הקבלה.

הסכום מחושב לפי כלל אמצעי התשלום שנרשמו בקבלה, כגון מזומן, שיקים, כרטיסי אשראי ועסקאות מותאמות.

סה"כ שולם

מציג את הסכום שכבר שולם בפועל בגין הקבלה.

סה"כ נותר לתשלום

מציג את יתרת הסכום שנותרה לתשלום.

הסכום מחושב לפי ההפרש בין סכום העסקה הכולל לבין הסכום שכבר שולם. אם לא קיים סכום עסקה, יוצג הערך 0.

סה"כ הופקו

מציג כמה חשבוניות כבר הופקו עבור הקבלה מתוך הכמות המתוכננת.

לדוגמה:

פעולות שניתן לבצע בעמוד

הפסק פעילות

כאשר ההפקה האוטומטית של הקבלה פעילה, יופיע בשורת הקבלה כפתור הפסק פעילות.

לחיצה על הכפתור עוצרת את ההפקה האוטומטית עבור אותה קבלה. לאחר ההפסקה, לא יופקו עוד חשבוניות אוטומטיות עבור הקבלה, אלא אם ההפקה תופעל מחדש.

לאחר השמירה תוצג הודעת אישור שהנתונים נשמרו, והטבלה תתרענן. בהתאם לסינון שנבחר, ייתכן שהקבלה תעבור מקבוצת "פעילים" לקבוצת "מבוטלים".

הפעל מחדש

כאשר ההפקה האוטומטית הופסקה, יופיע בשורת הקבלה כפתור הפעל מחדש.

לחיצה על הכפתור מחזירה את הקבלה למעקב ולהפקה אוטומטית במועד ההפקה הבא.

לאחר השמירה תוצג הודעת אישור שהנתונים נשמרו, והטבלה תתרענן. בהתאם לסינון שנבחר, ייתכן שהקבלה תעבור מקבוצת "מבוטלים" לקבוצת "פעילים".

מתי הכפתור לא יוצג?

הכפתור הפסק פעילות / הפעל מחדש לא יוצג עבור קבלות שהסתיימו.

כלומר, אם כל החשבוניות המתוכננות עבור הקבלה כבר הופקו, אין יותר חשבוניות עתידיות לעצור או להפעיל מחדש.

דוגמה לשימוש נפוץ

בית עסק הפיק קבלה עבור לקוח שביצע עסקה בפריסת תשלומים.

במקום להפיק את כל החשבוניות מיד, המערכת מוגדרת להפיק חשבונית אוטומטית בכל מועד תשלום עתידי.

בעל העסק יכול להיכנס לעמוד חשבוניות אוטומטיות לקבלה ולראות:

• מתי תופק החשבונית הבאה.
• כמה חשבוניות כבר הופקו מתוך כלל החשבוניות המתוכננות.
• האם ההפקה עדיין פעילה.
• מה התיאור שיופיע בחשבונית.
• האם יש צורך לעצור או לחדש את ההפקה האוטומטית.

כך ניתן לעקוב אחרי תהליך ההפקה האוטומטי ולוודא שהחשבוניות העתידיות מופקות בצורה תקינה.

דגשים חשובים

• העמוד אינו מפיק חשבונית ידנית, אלא מציג ומנהל הגדרות של הפקת חשבוניות אוטומטית.
• תאריך ההפקה הבא מציין מתי המערכת צפויה להפיק את החשבונית הבאה.
• פרטי החשבונית שתופק נלקחים מכרטיס הלקוח.
• ניתן לעצור הפקה אוטומטית כל עוד התהליך לא הסתיים.
• ניתן להפעיל מחדש הפקה שהופסקה, כל עוד קיימות חשבוניות עתידיות שעדיין לא הופקו.
• לאחר שכל החשבוניות המתוכננות הופקו, הקבלה תוצג כ"הסתיימה" ולא ניתן לבצע עבורה הפעלה או הפסקה.
• השדה היחיד שניתן לעריכה בטבלה הוא תיאור החשבונית.