פעילות שוטפת ->2. מסמכים ->6. הגדרות הפקת מסמך

הגדרות הפקת מסמך ידני

תוכן העמוד

עמוד זה מאפשר להגדיר את ברירות המחדל למסמכים שמופקים ידנית במערכת, כגון חשבוניות, קבלות וזיכויים.

ההגדרות שנבחרות כאן יופיעו אוטומטית בכל הפקת מסמך ידני חדש, למשל: שפת המסמך, חיוב מע"מ, מטבע, הצגת מחלקות, הגדרות שורות ופריטים, אופן ההדפסה וחיבור לרשימות תפוצה.

את רוב ההגדרות ניתן לשנות נקודתית גם בזמן הפקת המסמך עצמו. בעמוד זה מגדירים את ערכי ברירת המחדל הקבועים.

שימו לב: עריכת ההגדרות זמינה רק למשתמשים בעלי הרשאה לעריכת פרטי חברה. ללא הרשאה מתאימה השדות יוצגו לקריאה בלבד, וכפתור השמירה לא יהיה זמין.

הגדרות מסמך

שפת המסמך

קובעת את שפת ברירת המחדל של המסמך שיופק: עברית או אנגלית.

השפה שנבחרה תוגדר כברירת מחדל למסמכים ידניים, ותתעדכן גם כשפת המסמכים של החשבון. ניתן לשנות את השפה גם בעת הפקת מסמך בודד.

מסמכים חייבים במע"מ

קובע האם המסמכים שיופקו יהיו חייבים במע"מ.

• כן – מתאים לרוב העסקים בישראל. המע"מ יחושב וייגבה מהלקוח.
• לא – מתאים לעסקים באילת או למכירות לחו"ל. המע"מ לא ייגבה מהלקוח.

שינוי ההגדרה משפיע גם על מצב החבות במע"מ של החשבון כולו, ולכן יש לו השפעה על הפקות מסמכים עתידיות. ניתן לשנות את ההגדרה גם בזמן הפקת המסמך.

עיגול סכומים

קובע האם לעגל את סכומי המסמך לשקל הקרוב.

הגדרה זו מומלצת בעיקר לעסקים שגובים תשלומים במזומן. כאשר האפשרות פעילה, סכומי המסמך יעוגלו אוטומטית לשקל הקרוב. ניתן לשנות זאת גם בעת הפקת המסמך.

בחירת מחלקה

קובע האם תוצג אפשרות לבחירת מחלקה בזמן הפקת מסמך, ובאיזו רמה:

• ללא מחלקה
• מחלקה ברמת המסמך
• מחלקה ברמת השורה

שימוש במחלקות מתאים לעסקים שעובדים עם מספר מרכזי רווח ורוצים להפיק דוחות הכנסות לפי מחלקה.

חשוב לדעת: כאשר עובדים עם מחלקה ברמת השורה, לא ניתן לתת הנחה ברמת המסמך. במקרה כזה ניתן לתת הנחה רק ברמת השורה.

שדה מחלקה חובה

קובע האם בחירת מחלקה תהיה שדה חובה בעת הפקת מסמך.

כאשר האפשרות מסומנת, לא ניתן להשלים הפקת מסמך ללא בחירת מחלקה. ההגדרה רלוונטית רק אם הופעלה הצגת מחלקה.

חסום מסמכים ללקוחות שונים

מונע הפקת מסמך ידני אחד עבור מספר לקוחות שונים.

כאשר האפשרות מסומנת, המערכת לא תאפשר לצרף לקוחות שונים לאותו מסמך ידני. ההגדרה נועדה לשמור על מסמך תקין המשויך ללקוח אחד בלבד.

מנע הפקה ללא מזהה חיצוני

קובע שלא ניתן יהיה להפיק מסמך ידני ללא הזנת מזהה חיצוני.

כאשר האפשרות מסומנת, שדה המזהה החיצוני יהפוך לשדה חובה בהפקת מסמך ידני. בנוסף, השדה יוצג ישירות במסך שורות המסמך, ולא רק תחת כפתור ההגדרות.

הגדרה זו מתאימה לעסקים שמקשרים מסמכים למערכת חיצונית.

מטבע מסמך

קובע את מטבע ברירת המחדל של המסמך.

המטבע שנבחר נשמר כברירת מחדל למסמכים, ומתעדכן גם כמטבע של החשבון. רשימת המטבעות לבחירה נגזרת מהמטבעות שהוגדרו במסופי החברה. ניתן לשנות את המטבע גם בעת הפקת המסמך.

הגדרות שורות ופריטים

מחיר פריט כולל מע"מ

קובע האם המחיר שמוזן לפריט כולל מע"מ או לא.

• כן – המערכת תחלץ את המע"מ מתוך המחיר שהוזן.
• לא – המערכת תוסיף מע"מ למחיר שהוזן.

הגדרה זו משפיעה ישירות על חישוב המע"מ ועל הסכום הסופי במסמך. ניתן לשנות אותה גם בעת הפקת המסמך.

המרה ממט"ח לשקל

קובע האם להציג ולחשב המרה לשקלים כאשר מחיר הפריט הוזן במטבע זר.

כאשר האפשרות פעילה, מחיר שהוזן במטבע זר יומר לשקלים לפי שער בנק ישראל, והלקוח יחויב בסכום השקלי המחושב.

לדוגמה: מחיר של 60 דולר לפי שער 3.5 יחושב כ־210 ש"ח.

הצג חייב במע"מ ברמת השורה

מאפשר לקבוע חבות במע"מ לכל שורה בנפרד.

כאשר האפשרות פעילה, ניתן להפיק מסמך מעורב הכולל שורות שחייבות במע"מ לצד שורות פטורות ממע"מ.

הגדרה זו מתאימה, לדוגמה, לעורכי דין או למקרים של מכירה לחו"ל שבהם המוצר פטור ממע"מ, אך המשלוח בארץ חייב במע"מ.

בחירת משתמש ברמת השורה

מציג אפשרות לבחירת משתמש או סוכן לכל שורה במסמך.

כאשר האפשרות פעילה, ניתן לשייך כל שורה למשתמש מסוים, ובהמשך להפיק דוח מכירות לפי משתמש. ההגדרה מתאימה לעסקים שבהם חלוקת עמלות מתבצעת לפי סוכנים.

הנחה ברמת השורה

מציג אפשרות להגדיר הנחה לכל שורה בנפרד.

כאשר האפשרות פעילה, ניתן לתת הנחה ברמת השורה בנוסף לאפשרות של הנחה ברמת המסמך.

מומלץ להשתמש בהנחה ברמת השורה או בהנחה ברמת המסמך, ולא בשתיהן יחד, כדי למנוע בלבול בחישוב ההנחות.

הגדרות הדפסה

מחיר יחידה כולל מע"מ

קובע האם מחיר היחידה שיוצג במסמך המודפס יהיה כולל מע"מ או ללא מע"מ.

• כאשר האפשרות מסומנת - מחיר היחידה יוצג כולל מע"מ.
• כאשר האפשרות אינה מסומנת - מחיר היחידה יוצג ללא מע"מ.

הגדרה זו משפיעה על אופן הצגת מחיר הפריט ללקוח במסמך המודפס.

הסתר כמות

קובע האם להסתיר את עמודת הכמות במסמך המודפס.

כאשר האפשרות פעילה, עמודת "כמות" תוסתר במקרים שבהם כל הפריטים במסמך הם בכמות 1 או 0. ההגדרה מאפשרת להציג מסמך נקי ופשוט יותר כאשר הכמות אינה רלוונטית.

חיבור לרשימות תפוצה

מסוף משדר

בחירת המסוף שישמש להעברת פרטי המסמך לרשימת התפוצה.

המסוף שנבחר קובע אילו רשימות תפוצה יהיו זמינות לבחירה. האפשרויות הקשורות לרשימת תפוצה יוצגו רק אם במסוף הנבחר הוגדרה מערכת דיוור פעילה.

אם במסוף לא הוגדרה מערכת דיוור, תוצג הודעה שהאפשרות אינה פעילה ויש לבצע הגדרות במסוף.

העבר לרשימת תפוצה

קובע האם לקוח שמופק עבורו מסמך חדש יתווסף אוטומטית לרשימת תפוצה.

כאשר האפשרות פעילה, ואם במסמך קיים אימייל ללקוח, פרטי הלקוח יועברו אוטומטית למערכת הדיוור שהוגדרה.

להגדרה ראשונית של מערכת דיוור יש להיכנס אל:

הגדרות -> אישורית זהב -> ממשקים למערכות חיצוניות

האפשרות זמינה רק כאשר המסוף הנבחר מחובר למערכת דיוור פעילה.

העבר אל רשימה

בחירת רשימת התפוצה הספציפית שאליה יועברו הלקוחות.

הרשימות הזמינות נטענות מתוך מערכת הדיוור שהוגדרה במסוף הנבחר. לאחר בחירת הרשימה, לקוחות מתוך מסמכים חדשים יתווספו אליה בהתאם להגדרות.

השדה זמין רק כאשר המסוף הנבחר מוגדר עם מערכת דיוור פעילה.

שמירת השינויים

לאחר עדכון ההגדרות יש ללחוץ על שמור שינויים בתחתית העמוד.

בלחיצה על שמירה, ההגדרות נשמרות כברירות המחדל למסמכים שמופקים ידנית. בנוסף, חלק מהערכים מסתנכרנים גם לרמת החשבון כולו, כגון:

• מטבע ברירת המחדל
• מצב חבות או פטור ממע"מ
• שפת המסמכים
• הגדרות תצוגת מחיר יחידה
• הסתרת עמודת כמות במסמכים

בסיום השמירה תוצג הודעה: הנתונים נשמרו.

שמירה זמינה רק למשתמשים בעלי הרשאה לעריכת פרטי חברה. ללא הרשאה מתאימה השדות יהיו נעולים, וכפתור השמירה לא יוצג.