לשונית פעילות שוטפת->2.מסמכים->8.יצירת מסמכים מEXCEL

יצירת מסמכים מקובץ Excel

תוכן העמוד

העמוד מאפשר להפיק כמות גדולה של מסמכים בבת אחת מתוך קובץ Excel, ללא חיוב כרטיס אשראי.
האפשרות מתאימה להפקת מסמכים עבור תשלומים שכבר התקבלו מחוץ למערכת, לדוגמה: מזומן, העברה בנקאית, BIT או אמצעי תשלום אחר.

ניתן להפיק דרך הקובץ סוגי מסמכים שונים, כגון חשבוניות, קבלות, חשבוניות מס קבלה, תעודות משלוח, הזמנות, דרישות לתשלום ועוד.

התהליך מתבצע בשני שלבים:

1. טוענים קובץ Excel למערכת.
2. לאחר בדיקת הנתונים, לוחצים על הפק מסמכים והמערכת יוצרת את המסמכים ברקע.

בסיום התהליך נשלחת הודעת דוא"ל עם תוצאת ההפקה — הצלחה או כישלון.

לפני שמתחילים

חובה להוריד את קובץ ה־Excel לדוגמה מתוך העמוד, למלא אותו לפי המבנה הקיים, ולהשתמש בו כתבנית.

חשוב להקפיד על מבנה הקובץ כפי שמופיע בדוגמה.
השורה הראשונה בקובץ משמשת ככותרת עמודות ואינה מיובאת למערכת.

לאחר טעינת הקובץ, המערכת מציגה תצוגה מקדימה של עד 10 הרשומות הראשונות לצורך בדיקה.

מומלץ להיעזר בתמיכה הטכנית בפעם הראשונה שעושים שימוש בהעלאה דרך קובץ אקסל - 03-9436100

סוג המסמך להפקה

בקובץ ה־Excel יש להזין קוד שמגדיר איזה סוג מסמך יופק עבור כל רשומה.

דוגמאות לקודים נפוצים:

• 0 (או ריק) - לפי הגדרת מערכת.
• 1 - חשבונית מס קבלה
• 2 -  חשבונית מס קבלה זיכוי
• 3 - קבלה מלכ"ר
• 4 - החזר כספים לקוחות (קבלה זיכוי מלכ"ר)
• 50 - הצעת מחיר
• 100 - הזמנה  - לא שולמה.
• 101 - אישור הזמנה - מאתר  ( מסמך פנימי לא להנח"ש) - הזמנה ששולמה
• 102 - זיכוי הזמנה - מאתר  ( מסמך פנימי לא להנח"ש) - הזמנה ששולמה
• 200 - תעודת משלוח (210 - תעודת החזר)
• 300 - חשבון עסקה
• 301 - דרישה לתשלום (302 - ביטול דרישה לתשלום)
• 305 - חשבונית מס (330 - חשבונית מס זיכוי)
• 400 - קבלה לחשבונית מס (410 - החזר כספים לקוחות)
• 405 - קבלה על תרומה (406 - החזר תרומה ללקוח)
• 303 - חשבון קבלה ( כמו חשבונית לעוסק פטור , נדיר לשימוש , 304 - חשבון קבלה זיכוי )

אם משאירים את הקוד ריק או מזינים 0, המערכת תפיק את סוג המסמך לפי ברירת המחדל שמוגדרת בחשבון.

אם הוזן קוד שאינו נתמך, הרשומה תסומן כשגויה ולא ניתן יהיה להמשיך להפקה עד לתיקון.

שיוך למחלקה

ניתן לשייך רשומות בקובץ למחלקות קיימות בחשבון.

יש להזין בקובץ את מספר המחלקה כפי שהוא מופיע ברשימת המחלקות במערכת.
אין להזין את מספר הנהלת החשבונות במקום מספר המחלקה.

אם הוזן מספר מחלקה שאינו קיים, המסמך יופק ללא שיוך למחלקה.

איחוד לקוחות

האפשרות בצע איחוד לקוחות קובעת האם המערכת תנסה לאתר לקוח קיים לפני יצירת לקוח חדש.

כאשר האפשרות מסומנת, המערכת מחפשת לקוח קיים לפי אחד מהנתונים הבאים:

• ח.פ / תעודת זהות
• כתובת דוא"ל
• מזהה אתר

אם קיים ח.פ / תעודת זהות, הזיהוי יתבצע קודם כול לפי נתון זה.

אם נמצא לקוח קיים, המסמך ישויך אליו ופרטי הלקוח יעודכנו לפי הנתונים בקובץ.
אם לא נמצא לקוח מתאים, ייווצר כרטיס לקוח חדש.

כאשר האפשרות אינה מסומנת, המערכת לא תבצע איתור ואיחוד מול לקוחות קיימים.

ברירת המחדל היא שהאפשרות מסומנת.

כתובת דוא"ל לסיום התהליך

יש להזין כתובת דוא"ל שאליה תישלח הודעה בסיום עיבוד הקובץ.

כתובת זו משמשת לקבלת עדכון בלבד, ואינה משפיעה על הפקת המסמכים עצמם.
השדה מתמלא מראש לפי כתובת הדוא"ל של המשתמש המחובר, אך ניתן לשנות אותו.

יש להזין כתובת דוא"ל אחת תקינה בלבד. ללא כתובת תקינה לא ניתן לשלוח את הקובץ להפקה.

טעינת קובץ Excel

ניתן לטעון את הקובץ באחת משתי דרכים:

• לחיצה על בחר קובץ Excel ליבוא
• גרירת הקובץ לאזור הגרירה בעמוד

ניתן לטעון קובצי Excel בלבד מסוג XLS או XLSX.

לאחר טעינת הקובץ, המערכת בודקת את מבנה הקובץ ואת תקינות הנתונים. אם הקובץ תקין, תוצג תצוגה מקדימה. אם נמצאו שגיאות, תוצג רשימת שגיאות לפי שורות.

תצוגה מקדימה של הנתונים

לאחר טעינת קובץ תקין, מוצגת טבלה עם הנתונים שנקלטו מהקובץ, לדוגמה:

• מספר ת.ז / ח.פ
• שם לקוח
• תאריך
• טלפון נייד
• טלפון קווי
• אימייל
• כתובת
• קוד סוג מסמך
• סכומי תשלום
• קוד מטבע
• מחלקה

לכל רשומה ניתן לפתוח פירוט של שורות המסמך — כלומר המוצרים או השירותים שיופיעו במסמך, כולל שם מוצר, קוד פריט, כמות, סכום וסטטוס מע"מ.

שגיאות נפוצות בקובץ

אם נמצאו שגיאות, המערכת תציג חלון עם פירוט השורות והסיבה לשגיאה.

בדיקות נפוצות שמתבצעות לפני ההפקה:

• שם לקוח הוא שדה חובה.
• תאריך המסמך חייב להיות תקין, לא עתידי, ובטווח של 90 הימים האחרונים.
• בשדה שפה ניתן להשאיר ריק לעברית או להזין en לאנגלית.
• סוג המסמך חייב להיות קוד נתמך.
• לכל רשומה חייבת להיות לפחות שורת מוצר או שירות אחת.
• בכל שורת מוצר נדרש שם מוצר, סכום וכמות תקינים.
• אם הוזן סכום לאמצעי תשלום נוסף, חובה להזין גם את המספר רץ של אמצעי התשלום.
• הקובץ חייב להתאים למבנה העמודות של קובץ הדוגמה, כולל עמודת קוד פריט.

כל עוד קיימות שגיאות בקובץ, לא ניתן להפיק את המסמכים.

פעולות בעמוד

בחר קובץ Excel ליבוא

כפתור זה מאפשר לבחור קובץ Excel מהמחשב.

לאחר בחירת הקובץ, המערכת קוראת את הנתונים, בודקת את מבנה הקובץ ומציגה תצוגה מקדימה או הודעת שגיאה בהתאם לתוצאה.

הפק מסמכים

כפתור זה שולח את הנתונים שנקלטו לעיבוד ברקע.

המערכת שומרת את הקובץ ומתחילה ליצור את המסמכים עבור החשבון. במהלך ההפקה המערכת מתייחסת גם להגדרת איחוד הלקוחות, אם האפשרות מסומנת.

הכפתור פעיל רק לאחר טעינת קובץ תקין ללא שגיאות.

בסיום העיבוד נשלחת הודעת דוא"ל לכתובת שהוזנה בעמוד עם תוצאת התהליך.
התהליך עשוי להימשך עד כרבע שעה.

דגשים חשובים

• הפקת המסמכים מהקובץ אינה מבצעת חיוב אשראי.
• יש להשתמש בקובץ הדוגמה ולשמור על מבנה העמודות.
• השורה הראשונה בקובץ אינה מיובאת.
• ניתן לבדוק בתצוגה המקדימה רק חלק מהרשומות, אך ההפקה מתבצעת על כל הקובץ.
• מסמכים יופקו רק לאחר טעינת קובץ תקין וללא שגיאות.
• תוצאת התהליך נשלחת בדוא"ל לאחר סיום העיבוד ברקע.