עדכון והפעלה של הוראות לחיוב 

עמוד עדכון והפעלה של הוראה לחיוב הוראת קבע מאפשר לעדכן ולהפעיל הוראות קבע קיימות בצורה מרוכזת, באמצעות הדבקת נתונים מקובץ אקסל.

העמוד מיועד בעיקר למצבים שבהם קיימת מערכת חיצונית שמחשבת עבור בית העסק את סכום החיוב הנדרש לכל לקוח, ורוצים לעדכן את הסכומים במערכת בבת אחת — במקום להיכנס לכל הוראה בנפרד ולעדכן אותה ידנית.

במערכת - יש להיכנס ללשונית הוראת קבע->9. יבוא קבצים ->1. עדכון חיובים מקובץ

תוכן העמוד

התהליך בעמוד מתבצע בשלבים:

1. מורידים קובץ אקסל לדוגמה.
2. ממלאים בקובץ את פרטי ההוראות שרוצים לעדכן.
3. מעתיקים את הנתונים מהאקסל ומדביקים אותם בעמוד.
4. מציגים את הנתונים בטבלה.
5. מבצעים בדיקת תקינות מול המערכת.
6. מעדכנים ומפעילים את ההוראות בפועל.

חשוב לדעת לפני שמתחילים

• ניתן לעדכן רק הוראות קבע מסוג חיוב גמיש.
• הוראת קבע שאינה פעילה תופעל אוטומטית במהלך העדכון.
• השורה הראשונה בקובץ האקסל משמשת ככותרת ואינה מיובאת למערכת.
• שורה שבה הסכום הוא 0 לא תעדכן את ההוראה ותדולג על ידי המערכת.
• אם לא הוזן תאריך בשורה, תאריך החיוב ייקבע ליום ביצוע העדכון.
• בעת עדכון הוראת קבע קיימת ופעילה, יש לשים לב במיוחד לסימון "חייב את ההוראה פעם אחת בלבד", כדי לא לעצור בטעות חיובים עתידיים.

הכנת הנתונים

קובץ אקסל לדוגמה

בעמוד קיים קישור להורדת קובץ אקסל לדוגמה.
בקובץ יש למלא את הנתונים שרוצים לעדכן עבור ההוראות לחיוב.

הנתונים כוללים בדרך כלל:

• מספר ההוראה לחיוב 
• סכום לחיוב
• תיאור לחשבונית
• תאריך לעדכון
• שם מחלקה

ניתן לאגד את מספרי ההוראה לחיוב בצורה נוחה דרך לשונית הוראת קבע ->6. דוח רישום הוראות לחיוב
שם ניתן לסנן לפי תאריך תחילת הפעילות עם קארדקום ועד היום - ולסמן במצב הוראה: לפי פעילות בלבד.
לאחר מכן, ניתן יהיה לייצא קובץ אקסל ולהעתיק ממנו את מספרי ההוראה הרצויים לעדכון:

לאחר מילוי הקובץ, יש להעתיק את השורות הרלוונטיות ולהדביק אותן בתיבת הדבקת הנתונים בעמוד.

חשוב: השורה הראשונה בקובץ היא שורת כותרות, ולכן המערכת אינה קוראת ואינה מייבאת אותה.

תיבת הדבקת הנתונים

בתיבה זו מדביקים את הנתונים שהועתקו מקובץ האקסל.
ניתן להדביק מספר שורות יחד.

המערכת קוראת כל שורה לפי סדר העמודות הבא:

1. מספר הוראה לחיוב
2. סכום לחיוב
3. תיאור לחשבונית
4. תאריך לעדכון
5. שם מחלקה

שורות ריקות בסוף הנתונים ידולגו באופן אוטומטי.

בדיקות תקינות ראשוניות

בעת הצגת הנתונים, המערכת בודקת שהנתונים שהודבקו תקינים מבחינת מבנה בסיסי:

• מספר ההוראה חייב להיות מספרי.
• סכום החיוב חייב להיות מספרי.
• אם הוזן תאריך, עליו להיות בפורמט תקין של יום/חודש/שנה.
• שנה לא תקינה או תאריך לא תקין יסומנו כשגיאה.

אם קיימות שורות לא תקינות, הן יסומנו בטבלה עם תיאור השגיאה, ולא ניתן יהיה להמשיך לשלב הבא עד לתיקון הנתונים.

חייב את ההוראה פעם אחת בלבד

מה המשמעות של הסימון?

האפשרות "חייב את ההוראה פעם אחת בלבד" קובעת האם העדכון ייצור חיוב חד־פעמי בלבד, או שהוראת הקבע תמשיך להתחייב גם בהמשך.

ברירת המחדל היא שהאפשרות מסומנת.

כאשר הסימון פעיל

כאשר הסימון פעיל, המערכת מגדירה את ההוראה כך שתתבצע פעם אחת נוספת בלבד, מעבר למה שכבר חויב עד כה.

כלומר, העדכון מתאים למצב שבו רוצים לבצע חיוב חד־פעמי מתוך הוראת קבע קיימת.

כאשר הסימון אינו פעיל

כאשר מסירים את הסימון, המערכת לא מגבילה את הוראת הקבע לחיוב אחד בלבד.
במקום זאת, היא מוודאת שיש לפחות חיוב אחד נוסף לביצוע, אך מאפשרת להוראה להמשיך לפעול גם בהמשך.

לכן, בעת עדכון הוראת קבע קיימת ופעילה שאמורה להמשיך להתחייב באופן שוטף, מומלץ להסיר את הסימון.

דוגמה

אם קיימת הוראת קבע חודשית פעילה ללקוח, ורק רוצים לעדכן את סכום החיוב הבא — יש להסיר את הסימון "חייב את ההוראה פעם אחת בלבד".

אם הסימון יישאר פעיל, המערכת עלולה להגדיר את ההוראה כך שתסתיים לאחר חיוב אחד נוסף.

טבלת הנתונים

לאחר הצגת הנתונים, המערכת מציגה טבלה עם כל השורות שהודבקו.

הטבלה כוללת בין היתר:

• מספר סידורי של השורה
• סטטוס תקינות: תקין / לא תקין
• תיאור שגיאה, אם קיימת
• מספר הוראה לחיוב
• סכום לחיוב
• תאריך לעדכון
• תיאור לחשבונית
• שם מחלקה
• שם לקוח

בתחתית הטבלה מוצגים:

• מספר השורות הכולל
• סך כל הסכומים לחיוב

השלמת נתונים מהמערכת

בשלב בדיקת הנתונים, המערכת משלימה מידע מתוך פרטי ההוראה הקיימת:

• שם הלקוח
• שם המחלקה
• התיאור הקיים בהוראה

אם לא הוזן תיאור חדש בשורה, יוצג התיאור הקיים בהוראה.

פעולות בעמוד

1. הצג נתונים מתיבת טקסט

פעולה זו קוראת את הנתונים שהודבקו בתיבת הטקסט ומציגה אותם בטבלה.

בשלב זה מתבצעת בדיקה ראשונית בלבד של מבנה הנתונים:

• האם מספר ההוראה תקין
• האם הסכום תקין
• האם התאריך, אם הוזן, בפורמט תקין

אם כל השורות תקינות, תוצג הודעה שניתן להמשיך לשלב בדיקת הנתונים.

אם קיימות שורות לא תקינות, יש לתקן את השגיאות המסומנות בטבלה ורק לאחר מכן להציג את הנתונים מחדש.

כפתור "בדוק נתונים" ייפתח רק לאחר שכל השורות עברו את הבדיקה הראשונית בהצלחה.

2. בדוק נתונים

פעולה זו שולחת את השורות לבדיקה מול ההוראות הקיימות במערכת.

בשלב זה המערכת בודקת:

• שמספר ההוראה אכן קיים בחשבון.
• שההוראה היא מסוג חיוב גמיש.
• שניתן לעדכן את ההוראה בהתאם לנתונים שהוזנו.

בנוסף, המערכת מחזירה לכל שורה את פרטי ההוראה הקיימים, כגון שם הלקוח, שם המחלקה והתיאור הקיים.

אם נמצאה הוראה שאינה קיימת, או הוראה שאינה מסוג חיוב גמיש, השורה תסומן כלא תקינה עם תיאור השגיאה.

רק כאשר כל השורות תקינות, כפתור "עדכן!" ייפתח לביצוע העדכון בפועל.

3. עדכן!

פעולה זו מבצעת את העדכון בפועל על הוראות הקבע.

עבור כל שורה תקינה, המערכת מבצעת את הפעולות הבאות:

• מעדכנת את סכום החיוב.
• מפעילה את ההוראה אם היא אינה פעילה.
• קובעת את תאריך החיוב הבא.
• אם לא הוזן תאריך — תאריך החיוב ייקבע ליום ביצוע העדכון.
• אם הוזן תיאור חדש — התיאור יעודכן בהוראה, עד 150 תווים.
• בהתאם לסימון "חייב את ההוראה פעם אחת בלבד", המערכת תקבע האם מדובר בחיוב יחיד נוסף או בהוראה שתמשיך לפעול גם בהמשך.

אם קיימת אפילו שורה אחת לא תקינה, העדכון ייחסם ולא יתבצע.

שורות שבהן הסכום הוא 0 ידולגו ולא יעדכנו את ההוראה.

בסיום הפעולה תוצג הודעה האם העדכון הצליח או נכשל.

דגשים חשובים

• יש לוודא שכל מספרי ההוראות שייכים לחשבון הרלוונטי.
• יש לוודא שההוראות הן מסוג חיוב גמיש בלבד.
• אין להזין סכום 0 אם רוצים לעדכן את ההוראה.
• אם רוצים שהחיוב יתבצע בתאריך מסוים, יש להזין תאריך תקין בשורה.
• אם לא מוזן תאריך, המערכת תשתמש בתאריך של יום ביצוע העדכון.
• בעת עדכון הוראת קבע פעילה שאמורה להמשיך להתחייב בעתיד, מומלץ להסיר את הסימון "חייב את ההוראה פעם אחת בלבד".
• אם קיימות שגיאות בטבלה, לא ניתן לבצע את העדכון עד לתיקון כל השורות.

סיכום

עמוד עדכון והפעלה של הוראה לחיוב מאפשר לבצע עדכון מרוכז של הוראות קבע קיימות מתוך קובץ אקסל.

העמוד מתאים במיוחד למצבים שבהם סכומי החיוב מחושבים במערכת חיצונית, ויש צורך לעדכן כמות גדולה של הוראות בצורה מהירה ומבוקרת.

המערכת מבצעת בדיקות תקינות לפני העדכון, מציגה שגיאות במקרה הצורך, ורק לאחר שכל הנתונים תקינים מאפשרת לעדכן ולהפעיל את ההוראות בפועל.