עדכון כרטיסי אשראי מקובץ מוחלפים

תוכן העמוד

עמוד זה מאפשר לעדכן אוטומטית כרטיסי אשראי שמורים במערכת, כאשר חברת האשראי מחליפה ללקוח כרטיס ישן בכרטיס חדש.

השימוש מיועד בעיקר לעסקים שמבצעים חיובים חוזרים, כמו הוראות קבע או ריטיינרים, ומחזיקים כרטיסים שמורים בטוקן. כאשר כרטיס של לקוח פג תוקף, בוטל או הוחלף, חברת האשראי יכולה להפיק קובץ מוחלפים שבו מופיע הקשר בין הכרטיס הישן לכרטיס החדש.

לאחר העלאת הקובץ למערכת, ניתן לבדוק תצוגה מקדימה של הנתונים, ולאחר מכן לבצע עדכון בפועל. המערכת מחליפה את פרטי הכרטיס השמור לכרטיס החדש, כך שהחיובים החוזרים יוכלו להמשיך להתבצע ללא צורך לפנות לכל לקוח בנפרד.

השימוש בעמוד מותנה בהרשאה מתאימה. אם אין לחשבון הרשאה למודול, תוצג הודעה שיש לפנות למחלקת המכירות של קארדקום, ולא ניתן יהיה להעלות קובץ או לבצע עדכון.

דגשים לפני העלאת הקובץ

• יש להעלות קובץ אקסל בפורמט XLS בלבד.
• השורה הראשונה בקובץ אינה נקלטת, מכיוון שהיא נחשבת לשורת כותרת.
• לאחר טעינת הקובץ, המערכת מציגה עד 10 שורות ראשונות לבדיקה בלבד.
• מספר הרשומות הכולל שנטען מהקובץ יוצג בעמוד.
• חשוב לבחור את החברה הסולקת הנכונה לפני העלאת הקובץ, כדי שהמערכת תקרא את הנתונים בצורה תקינה.

פרטי הקובץ

חברה סולקת

בחירת חברת האשראי או הגורם שהפיק את קובץ המוחלפים, לדוגמה: ישראכרט, כ.א.ל, MAX, טרנזילה או קארדקום.

בחירה זו קובעת כיצד המערכת תקרא את מבנה הקובץ. לכל חברה סולקת יש מבנה שונה, ולכן המערכת מתאימה את הקריאה לפי החברה שנבחרה: מאיזו עמודה לקרוא את הכרטיס הישן, מאיזו עמודה לקרוא את הכרטיס החדש, איפה מופיע תוקף הכרטיס ומהו סטטוס השורה.

חשוב לבחור את החברה שהפיקה את הקובץ בפועל. בחירה לא נכונה עלולה לגרום לקריאה שגויה של הנתונים.

חברת אשראי / מותג

בחירת מותג הכרטיס שעבורו מתבצע העדכון, לדוגמה: ויזה, מאסטרקארד, דיינרס / דיסקבר או ישראכרט.

השדה מוצג רק במקרים שבהם נדרש לבחור מותג לצורך קריאת הקובץ. לדוגמה, כאשר נבחרת החברה הסולקת כ.א.ל, יש לבחור את מותג הכרטיס המתאים.

עבור MAX, המערכת מבצעת עדכון למותג ויזה בלבד, ולכן השדה ננעל ומופיעה הודעה מתאימה. עבור חברות אחרות, ייתכן שאין צורך בבחירת מותג והשדה לא יוצג.

סוג קובץ

סוג הקובץ הנקלט במערכת.

בפועל קיים סוג אחד בלבד — קובץ תחליפי — ולכן בדרך כלל אין צורך לשנות את הבחירה בשדה זה.

תאריך הפקת הקובץ

התאריך שבו חברת האשראי הפיקה את קובץ המוחלפים.

התאריך נשמר כחלק מזיהוי פעולת העדכון. אם מעלים שוב קובץ עם אותה חברה סולקת, אותו מותג ואותו תאריך הפקה, המערכת מזהה שמדובר באותה פעולת עדכון ולא מבצעת עדכון כפול.

מנגנון זה נועד למנוע כפילות בעדכון אותם כרטיסים.

לא ניתן לבחור תאריך עתידי.

בחירת קובץ / גרירת קובץ

באזור זה מעלים את קובץ האקסל למערכת. ניתן לבחור קובץ מהמחשב באמצעות כפתור "בחר קובץ", או לגרור את הקובץ אל אזור ההעלאה בעמוד.

לאחר בחירת הקובץ, המערכת קוראת אותו לפי החברה הסולקת והמותג שנבחרו, ומציגה תצוגה מקדימה של עד 10 השורות הראשונות.

בשלב זה ניתן לוודא שהנתונים נקראו בצורה תקינה לפני ביצוע העדכון בפועל.

אם הקובץ לא נקרא בהצלחה, תוצג הודעת שגיאה. במקרה כזה יש לוודא שהקובץ בפורמט XLS, ושהחברה הסולקת שנבחרה תואמת לקובץ שהועלה.

פעולות בעמוד

בחר קובץ

פותח חלון לבחירת קובץ אקסל מהמחשב.

לאחר בחירת הקובץ, המערכת טוענת אותו ומציגה תצוגה מקדימה של השורות הראשונות. הפעולה זהה לגרירת הקובץ לאזור ההעלאה.

לפני בחירת הקובץ יש לבחור את החברה הסולקת, ובמידת הצורך גם את מותג הכרטיס, כדי שהקובץ ייקרא בצורה נכונה.

עדכן

מבצע את עדכון הכרטיסים בפועל.

לאחר לחיצה על "עדכן", המערכת פותחת פעולת עדכון לפי החברה הסולקת, המותג ותאריך הפקת הקובץ. לאחר מכן שורות הקובץ נשלחות לעיבוד במנות, כאשר מוצג בעמוד כמה רשומות עובדו עד כה.

במהלך העיבוד, המערכת בודקת כל שורה בקובץ ומחליטה האם יש להחליף את הכרטיס השמור בכרטיס החדש, כולל עדכון תוקף הכרטיס, או האם יש לסמן את הכרטיס הישן כמבוטל — בהתאם למידע שהתקבל מחברת האשראי.

בסיום הפעולה, הכרטיסים השמורים מתעדכנים כך שחיובים חוזרים קיימים יוכלו להמשיך לפעול מול הכרטיס החדש.

הכפתור זמין רק לאחר שהועלה קובץ ונקרא בהצלחה.

טיפול בשגיאות

אם נמצאו שגיאות במהלך העיבוד, ייפתח חלון מידע עם פירוט השגיאות.

הטבלה מציגה את תיאור השגיאה ואת מספר השורה בקובץ, כדי לאפשר בדיקה ותיקון לפי הצורך.

אם לא נמצאו שגיאות, תוצג הודעה שהנתונים עודכנו בהצלחה והטופס יתאפס.

חשוב לדעת

המערכת מונעת עדכון כפול של אותה פעולת מוחלפים לפי שילוב של חברה סולקת, מותג ותאריך הפקת הקובץ.

בנוסף, שורות שכבר עודכנו בעבר במסגרת אותה פעולה לא יעודכנו שוב. כך נמנעות כפילויות או החלפות חוזרות של אותם כרטיסים.

מומלץ לבדוק את התצוגה המקדימה לפני לחיצה על "עדכן", ולוודא שהנתונים המוצגים תואמים לקובץ שהועלה.

במודול אסימונים :

1. מערכת מוחלפים מעדכנת את הכרטיס מאחורי האסימון , האסימון נשאר אותו דבר , הכרטיס מאחורה משתנה.
2. במידה והלקוח משתמש במערכת הו"ק משלו (אסימונים) הוא צריך למשוך את התוקף המעודכן של האסימון בעזרת הממשק : ReDoc (cardcom.solutions)

קליטת הקובץ במערכת קארדקום

הוראת קבע > 10.מוחלפים > 1.עדכון מוחלפים

חברה סולקת - יש לבחור את החברת הסולקת שלכם.

חברת אשראי (מותג) - יש לבחור לפי הטבלה של הקובץ מוחלפים ( סוג כרטיס )

סוג קובץ - לבחור את סוג הקובץ המופיע כברירת מחדל

 תאריך הפקת הקובץ - נלחץ על תיבת הבחירה, ותופיע חלונית עם תאריכון, בה נוכל לבחור את התאריך המדויק של הוצאת הקובץ. לרוב מידע זה מופיע על שם הקובץ עצמו, לדוגמה  תאריך הקובץ מהתאריך - 13/3/2017 מופיע כך :

UNF_m_vi_dr_0007510909_20170313-N7510909_001187966_000167.XLS

יש לגרור את הקובץ או לחילופין ללחוץ על כפתור "בחר קובץ" ולאתר אותו על המחשב , לסיום הפעולה כפתור "עדכן".
- יש לוודא שמעלים קובץ עם סיומת XLS  ולא CSV .  אחרת יש לשנות ל סיומת XLS .

וידוא תקינות הקובץ 

הוראת קבע > 12.מוחלפים > 2. דוח מוחלפים

לסיום, נלחץ על כפתור הצג למעלה בכדי לראות האם הקובץ אותו בחרנו במסך הקודם נקלט באופן תקין

יצוא הקובץ (הפקה)  מתוך אתר חברת האשראי

מתוך אתר ויזה כאל

יש לקלוט את הקובץ בפורמט EXCEL מתוך האתר של חברת האשראי

קבצים ודוחות  > הזמנת קבצים ודוחות

אם לא ניתן לבחור את תדירות הקובץ - יש להתקשר לחברת האשראי לבקש לשנות טלפוני את התדירות.

בפעם הראשונה מומלץ לדבר עם נציג אשראי למלא את הפרטים הראשוניים. בתיבת הבחירה יש לבחור : 

נושא הזמנה : הוראת קבע 

שם קובץ : קובץ אינפורמטיבי להו"ק 

הפקה : תדירות שתרצו לקבל את הקובץ (מומלץ חודשי) 

פורמט קובץ : EXCEL

קבצים ודחות -> קבצים ודוחות בכספת

חברת האשראי :  יש לבחור את כל סוגי החברות כרטיסים ולהפיק מספר קיבצי אקסל

נושא הזמנה : הוראת קבע 

יש להוריד את הקובץ האינפורמטיבי.

יש לשים לב איזה חברת אשראי (מותג) הורדתם שתוכלו לבחור במערכת קארדקום בהתאם.

מתוך אתר ישראכרט

הדו"ח מופק באתר בתדירות חודשית, לרוב בתחילת כל חודש עבור כל העסקות שבוצעו בחודש הקודם.