הקמת הוראת קבע באשראי

הוראת קבע מחזורית מאפשרת לבית העסק לחייב את הלקוח באופן אוטומטי במועדים קבועים, לפי סכום ותדירות שהוגדרו מראש. בשונה מעסקת תשלומים רגילה, שבה כל סכום העסקה נתפס מראש במסגרת האשראי של הלקוח, בהוראת קבע כל חיוב מתבצע בנפרד במועד שלו - ולכן אין תפיסת מסגרת אשראי על כל התקופה מראש. בנוסף, לבית העסק קיימת שליטה מלאה בכל רגע נתון: ניתן לעצור את ההוראה, לעדכן סכום, לשנות תאריך חיוב, להאריך או לקצר את מספר החיובים, בהתאם לצורך.

הקמת הוראת קבע באשראי מתבצעת בשני שלבים עיקריים:

1. הקמת כרטיס לקוח ברשימת הלקוחות – כולל פרטי הלקוח ופרטי אמצעי התשלום.
2. יצירת הוראת קבע על כרטיס הלקוח – הגדרת החיוב החודשי או המחזורי שיתבצע עבור הלקוח.

חלק 1: הקמת לקוח חדש או איתור לקוח קיים

כדי להוסיף לקוח חדש למערכת, יש להיכנס במערכת אל:

הוראת קבע-> 2. רשימת לקוחות

לאחר הכניסה לעמוד, יש ללחוץ על כפתור הוסף לקוח כדי להקים כרטיס לקוח חדש.

אם הלקוח כבר קיים במערכת, אין צורך להקים אותו מחדש. ניתן לאתר אותו באמצעות שדות החיפוש בטבלה, לפי פרטי הלקוח הקיימים במערכת.

פרטי החשבון

בלשונית פרטי החשבון ניתן להזין ולעדכן את פרטי הלקוח.

פרטים אלו משמשים את המערכת להצגת הלקוח ברשימת הלקוחות, ובמידת הצורך גם להופעה בדוחות המערכת ועל גבי החשבונית שתופק עבורו.

מומלץ למלא את הפרטים הבאים:

מומלץ להזין מספר תעודת זהות או ח.פ כדי למנוע כפילויות ולסייע למערכת לזהות לקוחות קיימים.

פרטי החיוב

בחלק פרטי החיוב ניתן להגדיר את אמצעי התשלום שבאמצעותו הלקוח ישלם.

במקרה של הוראת קבע באשראי, יש להזין את פרטי כרטיס האשראי של הלקוח ולבצע בדיקת תקינות לפי הצורך.

בחלק זה ניתן:

• לבחור את סוג אמצעי התשלום.
• להזין או לערוך את פרטי החיוב.
• לבדוק את תקינות פרטי החיוב.
• לוודא שהכרטיס נשמר בצורה תקינה לצורך חיובים עתידיים.

לאחר סיום הזנת הפרטים, יש ללחוץ על שמור וסגור כדי לשמור את כרטיס הלקוח ולעדכן את השינויים במערכת.

חלק 2: הקמת הוראה לחיוב

לאחר שכרטיס הלקוח הוקם ונשמר במערכת, ניתן להקים עבורו הוראת קבע.

כדי להקים הוראה לחיוב:

1. יש להיכנס אל הוראת קבע ->2. רשימת לקוחות.
2. יש לאתר את הלקוח הרלוונטי בטבלה.
3. בשורת הלקוח, יש ללחוץ על אייקון שלושת הפסים מצד ימין.
4. בתפריט שנפתח, יש לבחור באפשרות הוראות לחיוב / ריטיינר.

5. במסך הוראות החיוב של הלקוח, יש ללחוץ על הוסף כדי ליצור הוראת חיוב חדשה.
    

   

יצירת הוראת חיוב חדשה

לאחר לחיצה על הוסף, ייפתח מסך להקמת הוראת קבע חדשה עבור הלקוח.

במסך זה יש להגדיר את פרטי ההוראה, כגון סכום החיוב, תדירות החיוב, תאריך תחילת החיוב, מספר החיובים, והגדרות נוספות בהתאם לצורך.

לאחר מילוי פרטי ההוראה, יש לשמור את ההוראה כדי שהמערכת תוכל לבצע את החיובים בהתאם להגדרות שנקבעו.

מה צריך למלא כדי שההוראה תתחיל לפעול?

הפרטים המינימליים הדרושים הם:
- תאור חיוב פנימי
- תאריך עיבוד הבא
- תאור לחשבונית
- מספר חיובים (מומלץ)
- סכום לחיוב

מילון המושגים המלא:

ניתן להגדיר את החיוב באחת משתי שיטות:

• חיוב גמיש – הזנת סכום קבוע ותיאור ידני לחיוב.
• חיוב לפי מחירון – בחירת מוצרים מתוך מחירון, כאשר סכום החיוב מחושב לפי המוצרים והכמויות שנבחרו.

בנוסף, ניתן להגדיר הצמדה למדד או למטבע, לקבוע אם תופק חשבונית או מסמך בכל חיוב, להפעיל חידוש מחזורי אוטומטי, ולצפות לאחר השמירה בסכומי החיוב הצפויים.

פרטי הוראת החיוב

תיאור חיוב פנימי

שדה חובה המשמש לזיהוי ההוראה בתוך המערכת.
התיאור מיועד לשימוש פנימי בלבד ואינו מופיע ללקוח.

לדוגמה:
“מנוי חודשי לחבילת פרימיום” או “תרומה חודשית קבועה”.

מטבע חיוב סופי

המטבע שבו הלקוח יחויב בפועל.

לדוגמה, אם נבחר שקל חדש, הלקוח יחויב בשקלים.
אם נבחר דולר, החיוב הסופי יתבצע בדולרים.

כאשר מוגדרת הצמדה למטבע אחר, המערכת מחשבת את סכום החיוב לפי היחס בין מטבע ההצמדה לבין מטבע החיוב הסופי.

חשוב לדעת:
הצמדה למדד אפשרית רק כאשר מטבע החיוב הסופי הוא שקל חדש.

חיוב לפי

שדה זה קובע באיזו שיטה יחושב סכום הוראת הקבע.

חיוב גמיש

בשיטה זו מזינים ידנית את פרטי החיוב: קוד פריט, תיאור לחשבונית, סכום לחיוב, והאם נדרשת הצמדה.
שיטה זו מתאימה כאשר רוצים לחייב את הלקוח בסכום קבוע שאינו תלוי ברשימת מוצרים.

לדוגמה:
לקוח משלם 150 ₪ בכל חודש עבור שירות קבוע.

חיוב לפי מחירון

בשיטה זו בוחרים מוצרים מתוך מחירון, והמערכת מחשבת את סכום החיוב לפי המוצרים והכמויות שנבחרו.

לדוגמה:
לקוח משלם בכל חודש עבור 2 יחידות של מוצר מסוים ועוד שירות נוסף מתוך מחירון העסק.

כאשר נבחר חיוב לפי מחירון, אין צורך להזין ידנית “תיאור לחשבונית” או “סכום לחיוב”, משום שהסכום נלקח מהמוצרים שנבחרו.

מסוף מחייב

המסוף שדרכו יתבצע החיוב בפועל.
המסוף קובע את חשבון הסליקה שממנו תתבצע הפעולה, ובמקרים מסוימים גם את סוג המסמך שיופק כברירת מחדל.

כאשר לא נבחר סוג מסמך מפורש, המערכת עשויה לקבוע את סוג המסמך לפי הגדרות המסוף.

מחלקה

שיוך הוראת החיוב למחלקה בעסק.
השדה מיועד לארגון פנימי, ניהול ודיווח.

לדוגמה:
מחלקת מכירות, שירות, תרומות, מנויים וכדומה.

סוכן

הסוכן המשויך להוראת החיוב.
ברירת המחדל היא בדרך כלל המשתמש הנוכחי שמקים את ההוראה.

סוג מסמך להפקה

קובע איזה מסמך יופק בכל חיוב, לדוגמה:

• חשבונית מס קבלה
• קבלה
• קבלה למלכ"ר
• קבלה על תרומה
• מסמך אוטומטי לפי הגדרות המערכת

בחירה בסוג מסמך משפיעה גם על חישוב המע"מ.
יש סוגי מסמכים הפטורים ממע"מ, ובמקרים כאלה המערכת תחשב את החיוב ללא מע"מ.

אם נבחרה האפשרות “אוטומטי”, המערכת תקבע את סוג המסמך לפי הגדרות המסוף.

הערה:
כאשר העסק עובד מול ספק מסמכים חיצוני, ייתכן שהשדה יהיה נעול לעריכה.

תאריך פתיחה

התאריך שבו נפתחה הוראת החיוב.
זהו שדה תצוגה בלבד, והוא נקבע אוטומטית בעת יצירת ההוראה.

תאריך חיוב אחרון

התאריך שבו בוצע החיוב האחרון במסגרת הוראת הקבע.
זהו שדה תצוגה בלבד.

פרטי הוראה — מחזור חיוב קבוע

מרווחי חיוב

קובע את תדירות החיוב של הלקוח.

לדוגמה:

• חיוב חודשי
• חיוב דו-חודשי
• חיוב רבעוני
• חיוב שנתי

מרווח החיוב משפיע על תאריכי החיוב הבאים של ההוראה.

לדוגמה:
אם תאריך העיבוד הבא הוא 01/07 והוגדר חיוב חודשי, החיובים הבאים יתבצעו לפי אותו מרווח, למשל 01/08, 01/09 וכן הלאה.

כאשר מופעל חידוש מחזורי, המערכת בודקת שאין חפיפה בין מחזורי החיוב.

תאריך עיבוד הבא

התאריך שבו יתבצע החיוב הבא בפועל.

בהוראה פעילה לא ניתן להגדיר תאריך חיוב הבא מוקדם מהיום.
בהוראה חדשה לא ניתן לבחור תאריך עבר.

בעדכון הוראה קיימת, ייתכנו מקרים שבהם ניתן לבחור תאריך עבר, אך רק אם הוא עומד במגבלות המערכת.

מספר חיובים

מספר הפעמים הכולל שבהן הלקוח יחויב במסגרת הוראת הקבע.

לדוגמה:

• אם הוגדרו 12 חיובים חודשיים, הלקוח יחויב פעם בחודש למשך שנה.
• אם הוגדרו 3 חיובים, הלקוח יחויב 3 פעמים בלבד לפי מרווח החיוב שנבחר.

המערכת משתמשת בשדה זה כדי לחשב את הסכום הכולל הצפוי לאורך תקופת ההוראה.

חשוב לדעת:
אם מספר החיובים שהוגדר קטן או שווה למספר החיובים שכבר בוצעו, ההוראה תישמר אך לא יתבצעו חיובים נוספים.

מספר חיובים שחויבו

מציג כמה חיובים כבר בוצעו בפועל במסגרת הוראת הקבע.
זהו שדה תצוגה בלבד.

פרטי הוראה — חידוש מחזורי

חידוש מחזורי פעיל

אפשרות זו מאפשרת להפעיל חידוש אוטומטי של מחזור החיובים לאחר סיום המחזור הנוכחי.

לדוגמה:
לקוח משלם עבור מנוי שנתי ב-12 חיובים חודשיים.
אם מופעל חידוש מחזורי, בסיום השנה המערכת תוכל לפתוח מחזור חיובים חדש בהתאם להגדרות שנקבעו.

כאשר מפעילים חידוש מחזורי, יש להגדיר גם את תאריך התחלת החיוב ואת מרווח החידוש.

תאריך התחלת החיוב

התאריך שבו יתחיל מחזור החיובים המחודש.

לדוגמה:
אם המחזור הנוכחי מסתיים ביוני, ניתן להגדיר שהמחזור הבא יתחיל ב-01/07.

מרווח חיוב שנתי

קובע בכמה שנים יידחה מועד תחילת המחזור הבא.

לדוגמה:
אם הוגדר מרווח שנתי של שנה אחת, והמחזור התחיל ב-01/01/2026, המחזור הבא יתחיל ב-01/01/2027.

מרווח חיוב חודשי

קובע בכמה חודשים יידחה מועד תחילת המחזור הבא.

לדוגמה:
אם הוגדר מרווח חודשי של 6 חודשים, והמחזור התחיל ב-01/01, המחזור הבא יתחיל ב-01/07.

ניתן להשתמש במרווח שנתי, במרווח חודשי, או בשילוב של שניהם.

הגדרות נוספות

הוראה פעילה

קובע אם הוראת החיוב פעילה ותבצע חיובים בפועל.

כאשר ההוראה אינה פעילה, היא תישמר במערכת אך לא תבצע חיובים.
בעת השמירה תוצג התרעה שההוראה אינה פעילה ולכן לא תבוצע גבייה.

הדפס מספר תשלומים

קובע אם מספר התשלומים יודפס על גבי המסמך שמופק ללקוח.

ברירת המחדל נלקחת מהגדרות העסק.

צור מסמך

קובע אם בכל חיוב יופק מסמך אוטומטי, כגון חשבונית, קבלה או חשבונית מס קבלה.

האפשרות זמינה רק אם לבית העסק קיימת הרשאה להפקת מסמכים.
אם אין הרשאה מתאימה, השדה עשוי להיות נעול.

הדפס עבור חודש X

קובע אם על גבי המסמך יודפס החודש שעבורו בוצע החיוב.

לדוגמה:
אם החיוב בוצע עבור חודש יולי, ניתן להדפיס על המסמך שהחיוב הוא עבור חודש יולי.

ברירת המחדל נלקחת מהגדרות העסק.

מתקדם

מספר תשלומי אשראי (עסקת תשלומים רגילה - כולל תפיסת מסגרת אשראי)

קובע בכמה תשלומי אשראי יחויב הלקוח באותה עסקה.

חשוב להבדיל בין שני מושגים:

• מספר חיובים – כמה פעמים הוראת הקבע תרוץ.
• מספר תשלומי אשראי – לכמה תשלומים תחולק עסקת אשראי אחת.

לדוגמה:
אם רוצים לבצע חיוב אחד בלבד של 1,200 ₪ ולחלק אותו ל-12 תשלומי אשראי, מגדירים:

• מספר חיובים: 1
• מספר תשלומי אשראי: 12

לעומת זאת, אם רוצים לחייב את הלקוח בכל חודש 100 ₪ במשך 12 חודשים, מגדירים:

• מספר חיובים: 12
• מספר תשלומי אשראי: 1

כאשר משתמשים במספר תשלומי אשראי גדול מ-1, מספר החיובים חייב להיות 1.
ניתן להגדיר עד 36 תשלומי אשראי.

חיוב לפי מחירון

חלק זה מוצג רק כאשר נבחרה שיטת החיוב “חיוב לפי מחירון”.

טבלת מוצרים

בטבלה מוצגים המוצרים שייכללו בחיוב, כולל:

• קוד פריט
• תיאור מוצר
• מטבע
• כמות
• עלות כולל מע"מ
• עלות ללא מע"מ

סכום החיוב הסופי מחושב לפי המוצרים והכמויות שנבחרו.
אם המוצרים מוגדרים במטבע שונה ממטבע החיוב הסופי, המערכת תבצע המרה בהתאם.

בנוסף, המערכת מחשבת את המע"מ לפי הגדרת המחיר של כל מוצר ולפי סוג המסמך או פטור ממע"מ, אם קיים.

הוסף מוצר

פותח חלון לבחירת מוצר מתוך המחירון והוספתו להוראת החיוב.

אם מוסיפים שוב מוצר שכבר קיים בטבלה, המערכת תגדיל את הכמות שלו ב-1 במקום ליצור שורה כפולה.

חיוב גמיש

חלק זה מוצג רק כאשר נבחרה שיטת החיוב “חיוב גמיש”.

קוד פריט

קוד או מק"ט של הפריט שיופיע בחיוב.
השדה אופציונלי.

תיאור לחשבונית

התיאור שיופיע ללקוח על גבי המסמך שיופק.

לדוגמה:

• מנוי חודשי
• שירותי תמיכה
• תרומה חודשית
• דמי שימוש במערכת

בחיוב גמיש זהו שדה חובה, משום שהמערכת צריכה לדעת איזה תיאור להציג במסמך ללקוח.

סכום לחיוב

הסכום שבו הלקוח יחויב בכל חיוב.

לדוגמה:
אם הוגדר סכום של 100 ₪ ומרווח חיוב חודשי, הלקוח יחויב ב-100 ₪ בכל חודש, אלא אם הוגדרה הצמדה למדד או למטבע.

אם מוגדרת הצמדה, הסכום עשוי להשתנות לפי יחס ההצמדה.

סכום לחיוב כולל מע"מ

קובע אם הסכום שהוזן כבר כולל מע"מ או לא.

כאשר השדה מסומן

המערכת מתייחסת לסכום כסכום כולל מע"מ, ומחלצת מתוכו את המע"מ.

לדוגמה:
אם הוזן 117 ₪ כולל מע"מ, המערכת תחשב שמתוך הסכום הזה 100 ₪ הם לפני מע"מ ו-17 ₪ הם המע"מ, בהתאם לשיעור המע"מ הרלוונטי.

כאשר השדה אינו מסומן

המערכת מתייחסת לסכום כסכום לפני מע"מ, ומוסיפה עליו מע"מ.

לדוגמה:
אם הוזן 100 ₪ לפני מע"מ, המערכת תוסיף מע"מ ותחשב את הסכום הסופי ללקוח.

אם הלקוח או סוג המסמך פטורים ממע"מ, לא יתבצע חישוב מע"מ.

הצמדה

חלק ההצמדה מוצג רק כאשר נבחרה שיטת החיוב “חיוב גמיש”.

האם לבצע הצמדה

קובע אם סכום החיוב יישאר קבוע או יתעדכן לפי מדד או מטבע.

ללא הצמדה

הסכום נשאר קבוע בכל חיוב.

לדוגמה:
אם הוגדר חיוב של 100 ₪ בכל חודש, הלקוח יחויב ב-100 ₪ בכל חיוב.

לבצע הצמדה

הסכום עשוי להשתנות בכל חיוב לפי המדד או המטבע שנבחר.

לדוגמה:
אם הוגדר חיוב של 100 ₪ וההוראה מוצמדת למדד המחירים לצרכן, הסכום יכול לעלות בעתיד בהתאם לשינוי במדד.

הצמדה למדד

כאשר בוחרים הצמדה למדד, המערכת מחשבת את סכום החיוב לפי היחס בין המדד הנוכחי לבין מדד הבסיס שהוגדר בהוראה.

במילים פשוטות:
מדד הבסיס הוא נקודת ההתחלה.
המדד הנוכחי הוא הערך המעודכן בזמן החיוב.
אם המדד עלה — סכום החיוב יכול לעלות בהתאם.

דוגמה פשוטה להצמדה למדד

נניח שהוגדר חיוב חודשי של 1,000 ₪.

בעת הקמת ההוראה:

• מדד בסיס: 100
• סכום בסיסי לחיוב: 1,000 ₪

במועד החיוב המדד הנוכחי הוא 105.

המשמעות:
המדד עלה ב-5%, ולכן סכום החיוב יתעדכן בהתאם.

החיוב יהיה:
1,000 ₪ × 105 / 100 = 1,050 ₪

כלומר, הלקוח יחויב ב-1,050 ₪ במקום 1,000 ₪.

דוגמה נוספת — המדד לא עלה

נניח שהוגדר חיוב של 1,000 ₪.

• מדד בסיס: 100
• מדד נוכחי: 98

במקרה כזה המדד הנוכחי נמוך ממדד הבסיס.
לפי הגדרות המערכת, אם המדד הנוכחי נמוך או שווה למדד הבסיס, לא מתבצעת הפחתה בסכום.

לכן החיוב יישאר:
1,000 ₪

ולא ירד ל-980 ₪.

חשוב לדעת:
הצמדה למדד אפשרית רק כאשר מטבע החיוב הסופי הוא שקל חדש.

מדד בסיס

מדד הבסיס הוא הערך שממנו מתחילים לחשב את ההצמדה.

אפשר לחשוב עליו כמו “נקודת הפתיחה” של החיוב.

לדוגמה פשוטה:
אם בעת הקמת הוראת הקבע המדד היה 100, והוזן מדד בסיס 100, כל שינוי עתידי ייבדק ביחס לערך הזה.

אם בעתיד המדד יהיה 110, המשמעות היא עלייה של 10% ביחס למדד הבסיס.
אם הסכום המקורי היה 500 ₪, החיוב המעודכן יהיה:

500 ₪ × 110 / 100 = 550 ₪

כלומר, הלקוח יחויב ב-550 ₪.

הצמדה למטבע

כאשר בוחרים הצמדה למטבע, סכום החיוב מתעדכן לפי שינוי שער המטבע שנבחר ביחס למטבע החיוב הסופי.

לדוגמה:
בית עסק רוצה לחייב לקוח בשקלים, אבל להצמיד את הסכום לשער הדולר.

נניח שהוגדר חיוב של 1,000 ₪, והשער בעת הקמת ההוראה היה 3.50 ₪ לדולר.
אם במועד החיוב שער הדולר עלה ל-3.85 ₪, סכום החיוב עשוי להתעדכן לפי היחס בין השערים.

המשמעות בפועל:
כאשר המטבע שאליו מצמידים מתייקר ביחס למטבע החיוב, סכום החיוב יכול לעלות בהתאם.

חישוב סופי

החישוב הסופי מוצג לאחר שמירת ההוראה.

המערכת מציגה את סכומי החיוב הצפויים לפי ההגדרות שנבחרו:

חיוב חודשי ללא מע"מ

הסכום של חיוב בודד לפני מע"מ.

סך הכול חיוב ללא מע"מ

הסכום המצטבר של כל החיובים לפני מע"מ.

לדוגמה:
אם החיוב החודשי הוא 100 ₪ ללא מע"מ והוגדרו 12 חיובים, הסך הכול יהיה 1,200 ₪ ללא מע"מ.

כאשר מוגדרים מעל 100 חיובים, ייתכן שהמערכת לא תציג חישוב מצטבר.

חיוב חודשי כולל מע"מ

הסכום של חיוב בודד כולל מע"מ.

סך הכול חיוב כולל מע"מ

הסכום המצטבר של כל החיובים כולל מע"מ.

לדוגמה:
אם החיוב החודשי הוא 117 ₪ כולל מע"מ והוגדרו 12 חיובים, הסך הכול יהיה 1,404 ₪ כולל מע"מ.

הערות

הערות פנימיות לא ללקוח

שדה הערות חופשי לשימוש פנימי של בית העסק.
ההערות אינן מופיעות ללקוח.

ניתן להשתמש בשדה זה כדי לתעד מידע חשוב על הוראת החיוב, לדוגמה:
“הלקוח ביקש לחייב בכל 10 לחודש” או “הנחה מיוחדת לשנה הראשונה”.

הערות תהליכים אוטומטיים

הערות שנכתבות על ידי תהליכים אוטומטיים של המערכת.
זהו שדה לקריאה בלבד, והוא מיועד להצגת מידע טכני או תפעולי שנוצר על ידי המערכת.

אזור מפתחים

אזור זה מופיע רק בחלק מהחשבונות, בעיקר כאשר קיימת אינטגרציה מול מערכת חיצונית.

ערך להחזרה

ערך טקסט שיוחזר למערכת חיצונית בעת דיווח על חיוב.
השדה מיועד לשימוש באינטגרציות.

לדוגמה:
מזהה לקוח במערכת חיצונית, מספר מנוי, או מזהה עסקה פנימי.

האם יבוצע דיווח

מציג אם המערכת אמורה לדווח על שינויי הוראת החיוב לשרת חיצוני.
זהו שדה תצוגה בלבד.

מספר ניסיונות

מציג כמה ניסיונות דיווח בוצעו אל השרת החיצוני.
זהו שדה תצוגה בלבד.

תאריך ניסיון הבא

מציג את מועד ניסיון הדיווח הבא אל השרת החיצוני.
זהו שדה תצוגה בלבד.

תשובה שהתקבלה מהשרת

מציג את התשובה שהתקבלה מהשרת החיצוני בעקבות הדיווח.
זהו שדה תצוגה בלבד.

שמירת הוראת החיוב

לחיצה על שמור מבצעת בדיקה של הנתונים שהוזנו ושומרת את הוראת החיוב.

במהלך השמירה המערכת בודקת בין היתר:

• שלא חסרים שדות חובה כמו מטבע חיוב, מסוף, מחלקה וסוכן.
• שתאריך החיוב הבא תקין.
• שאם נבחרה הצמדה, נבחר גם מדד או מטבע להצמדה.
• שלא נבחרה הצמדה למדד כאשר מטבע החיוב הסופי אינו שקל חדש.
• שאם מופעל חידוש מחזורי, אין חפיפה בין מחזורי החיוב.
• שאם הוגדר מספר תשלומי אשראי גדול מ-1, מספר החיובים הוא 1.
• שלמשתמש קיימת הרשאה לעדכן הוראות קבע.

לאחר שמירה מוצלחת, המערכת שומרת את ההוראה ומחשבת את סכומי החיוב הצפויים.

אם ההוראה אינה פעילה, או שמספר החיובים כבר נוצל, הנתונים יישמרו אך תוצג התרעה שההוראה לא תבצע חיובים נוספים.

פעולות נוספות בעמוד

הערות

פותח את חלון ההערות המשויך להוראת החיוב.
דרך החלון ניתן לצפות בהערות קיימות ולהוסיף הערות חדשות.

הכפתור זמין רק לאחר שהוראת החיוב כבר נשמרה במערכת.

סגור

סוגר את חלון העריכה ללא שמירה.

אם בוצעו שינויים ולא נשמרו, הם לא יישמרו לאחר הסגירה.

איחוד מסמכים בהוראות קבע שמחויבות באותו תאריך

חשוב לדעת: כאשר קיימות לאותו כרטיס לקוח שתי הוראות קבע שמחויבות באותו תאריך, המערכת תפיק בדרך כלל מסמך אחד מרוכז עבור שתי ההוראות.

במצב כזה, כל הוראת קבע תופיע במסמך כשורה נפרדת.

לדוגמה:
אם ללקוח קיימות שתי הוראות קבע לחיוב חודשי באותו תאריך, וההגדרות שלהן זהות, המערכת תפיק חשבונית אחת שתכלול שתי שורות — שורה אחת לכל הוראת קבע.

מתי המערכת לא תאחד את המסמכים?

המערכת לא תאחד את הוראות הקבע למסמך אחד אם אחד או יותר מהפרמטרים הבאים שונה בין ההוראות:

דגש לגבי המשתמש שיצר את ההוראה

אם הוראות הקבע נוצרו על ידי משתמשים שונים, לדוגמה:

• הוראה אחת נוצרה ידנית על ידי משתמש של בית העסק.
• הוראה שנייה נוצרה דרך API.

במקרה כזה, גם אם משנים לאחר מכן את המשתמש שמופיע בהוראה, השינוי לא בהכרח יגרום לאיחוד המסמכים והחיובים.

כדי שהמערכת תאחד את ההוראות, יש לפתוח הוראה חדשה עם המשתמש הרצוי כבר בשלב ההקמה.

דגש נוסף לגבי מספר לקוח

איחוד מסמכים מתבצע רק כאשר הוראות הקבע משויכות לאותו כרטיס לקוח.

אם מדובר במספרי לקוח שונים, המערכת לא תאחד את הוראות הקבע למסמך אחד, גם אם שאר ההגדרות זהות.

דגש לגבי מע"מ ואיחוד מסמכים

שימו לב: אם הלקוח מוגדר במערכת כ־עוסק מורשה או כ־חברה בע"מ, המסמך שיופק עבורו יכלול מע"מ, גם אם בהוראת הקבע לא מסומן השדה "סכום לחיוב כולל מע"מ".

אם השדה "סכום לחיוב כולל מע"מ" כן מסומן, לא תהיה לכך השפעה על הפקת המסמך — המסמך יופק כרגיל.

עם זאת, חשוב לדעת שסימון שונה של השדה בין הוראות קבע עלול לגרום לפיצול מסמכים, גם אם בפועל המסמכים שיופקו נראים זהים.

הסיבה לכך היא שהמערכת בודקת את הפרמטרים מתוך הוראת הקבע עצמה לצורך איחוד או פיצול מסמכים, ולא רק את התוצאה הסופית של המסמך.

1. אם יש לבית העסק מודול (מוצר) אסימונים / הוראות קבע, אנו שומרים את האסימון עד סיום תוקף הכרטיס
2. אם לבית העסק אין מודול הו"ק / אסימונים אנו שומרים את האסימון ל 6 חודשים בלבד לצורכי זיכויים עתידיים (משמע שעסקה רגילה אפשר לזכות רק עד 6 חודשים ממועד ביצוע העסקה)

דגשים חשובים נוספים

• לא ניתן להקים הוראת קבע תקינה ללא כרטיס לקוח שמור במערכת.
• מומלץ לוודא שפרטי הלקוח מלאים וברורים לפני יצירת הוראת החיוב.
• כתובת הדוא"ל חשובה לצורך שליחת חשבוניות ללקוח.
• הזנת תעודת זהות או ח.פ מסייעת למערכת באיחוד לקוחות ומניעת כפילויות.
• לפני שמירת ההוראה, חשוב לבדוק שסכום החיוב, תדירות החיוב ותאריך תחילת החיוב הוגדרו נכון.

• כאשר מפעילים את המשימה המתוזמנת לחיוב הוראות קבע (הגדרות->6. הוראת קבע ->2.הגדרות חיוב תזמון אוטומטי), הפעולה תבצע חיובים רטרו על הוראות קבע ש"נתקעו".