הוספת לקוחות, אמצעי תשלום והוראה לחיוב מחזורי

תוכן העמוד

במערכת:
הוראת קבע -> 9. יבוא קבצים ->2. יבוא לקוחות ו\או חיובים מקובץ

העמוד מאפשר לייבא למערכת רשימת לקוחות מתוך קובץ Excel, במקום להקים כל לקוח באופן ידני.

במסגרת הייבוא ניתן להוסיף או לעדכן:

• פרטי לקוח.
• אמצעי תשלום מסוג כרטיס אשראי.
• אמצעי תשלום מסוג חשבון בנק / הוראת קבע.
• הוראה לחיוב מחזורי, כלומר הוראת קבע גמישה, עבור כל לקוח בקובץ.

העמוד מתאים במיוחד למצבים שבהם בית העסק רוצה להקים בבת אחת כמות גדולה של לקוחות, לעדכן פרטים קיימים, או להעביר למערכת רשימת לקוחות עם אמצעי תשלום והוראות חיוב פעילות.

מומלץ להתחיל בהורדת קובץ Excel לדוגמה מתוך העמוד, למלא את הנתונים לפי מבנה העמודות, ורק לאחר מכן להעלות את הקובץ למערכת.

איך עובדים בעמוד

תהליך העבודה מתבצע בכמה שלבים:

1. קוראים אל כלל ההערות המופיעות בעמוד
2. מורידים את קובץ האקסל לדוגמה שמופיע בהערות
3. ממלאים את קובץ האקסל בהתאם לשדות הקיימים
4. בוחרים האם לבצע איחוד לקוחות קיימים.
5. בוחרים האם לייבא גם הוראות לחיוב מחזורי.
6. אם מייבאים הוראות לחיוב, מגדירים את פרטי ההוראה: סוג מסמך, מטבע, מרווח חיובים, מחלקה ותאריך חיוב הבא.
7. מעלים את קובץ ה־Excel או גוררים אותו לאזור ההעלאה.
8. בודקים את התצוגה המקדימה של הנתונים.
9. לוחצים על הוסף לביצוע הייבוא בפועל.

לאחר טעינת הקובץ, המערכת מציגה תצוגה מקדימה של הרשומות הראשונות כדי לאפשר בדיקה ויזואלית לפני ביצוע הייבוא. אם קיימות שגיאות בקובץ, המערכת תציג פירוט של השגיאות לפי מספרי השורות הרלוונטיים.

דברים שחשוב לדעת לפני הייבוא

השורה הראשונה בקובץ Excel משמשת כשורת כותרות ואינה מיובאת למערכת.

אם לקוח כבר קיים במערכת, ניתן לעדכן אותו במקום ליצור לקוח כפול. הזיהוי של לקוח קיים יכול להתבצע לפי ח.פ. / ת.ז., כתובת אימייל או מזהה אתר, בהתאם לנתונים שהוזנו בקובץ ולהגדרות הייבוא.

אם הוזנו פרטי כרטיס אשראי שאינם תקינים, אמצעי התשלום לא יתעדכן בכרטיס הלקוח.

כדי להקים גם הוראות לחיוב מחזורי מתוך הקובץ, חובה לסמן את האפשרות יבא גם הוראות לחיוב. אם האפשרות אינה מסומנת, המערכת תייבא רק את פרטי הלקוחות ואמצעי התשלום, ולא תתייחס לשדות הקשורים להוראת הקבע.

דגש חשוב: אם רוצים לייבא גם לקוחות ללא הוראות לחיוב וגם לקוחות עם הוראות לחיוב, יש להפריד את הנתונים לשני קובצי Excel שונים.

כלומר:
קובץ אחד יכלול לקוחות שרוצים לייבא ללא הוראות לחיוב, וקובץ נוסף יכלול לקוחות שעבורם רוצים להקים הוראות לחיוב מחזורי.

אין לשנות את מבנה קובץ ה־Excel
חשוב לא לשנות את מיקום השדות או את סדר העמודות בשורת הכותרות העליונה. שינוי בסדר העמודות עלול לגרום לכך שהמערכת תקרא את הנתונים בצורה שגויה.

יש לוודא שהשדות מוגדרים כטקסט
אם מבצעים העתקה והדבקה מקובץ Excel אחר, חשוב לבדוק שהעמודות הרלוונטיות מוגדרות כסוג שדה טקסט.
הדבר חשוב במיוחד בשדות כמו תעודת זהות, כדי שמספר שמתחיל ב־0 לא יישמר ללא הספרה הראשונה.

שדות למילוי בקובץ:

בעת מילוי קובץ ה־Excel ליבוא, חשוב להקפיד להזין את הנתונים בשדות המתאימים ולשמור על מבנה הקובץ המקורי.

פרטי לקוח

שם חברה / שם לקוח מלא – חובה
שם הלקוח או שם בית העסק שיוקם במערכת.

מספר עוסק / תעודת זהות – מומלץ
שדה זה מומלץ מאוד למילוי, מכיוון שהמערכת משתמשת בו לצורך איחוד וזיהוי לקוחות קיימים. אם כבר קיים לקוח עם אותו מספר עוסק או תעודת זהות, המערכת תוכל לעדכן את הלקוח הקיים במקום ליצור לקוח כפול.

טלפון נייד – מומלץ
מספר הטלפון הנייד של הלקוח.

אימייל – מומלץ
כתובת האימייל של הלקוח. אם לא הוזן מספר עוסק / תעודת זהות, המערכת יכולה לבצע איחוד לקוחות לפי כתובת האימייל.

פרטי כרטיס אשראי

יש למלא את פרטי האשראי רק אם רוצים להקים ללקוח אמצעי תשלום מסוג כרטיס אשראי.

מספר כרטיס
מספר כרטיס האשראי של הלקוח.

תעודת זהות, חודש תוקף ושנת תוקף – חובה אם מולא מספר כרטיס
אם מזינים מספר כרטיס אשראי, יש למלא גם את פרטי תעודת הזהות ותוקף הכרטיס.

שם בעל הכרטיס – מומלץ
מומלץ למלא את שם בעל הכרטיס לצורך זיהוי ברור יותר בדוחות סליקת אשראי.

פרטי חשבון בנק להוראת קבע בנקאית דרך מס"ב

עבור לקוחות שרוצים להקים להם הוראת קבע בנקאית דרך מס"ב, יש למלא את פרטי חשבון הבנק:

מספר בנק
מספר הבנק של הלקוח.

סניף בנק
מספר סניף הבנק.

מספר חשבון בנק
מספר חשבון הבנק של הלקוח.

הקמת הוראות לחיוב מתוך הקובץ

אם מסמנים בעמוד את תיבת הסימון ייבא גם הוראות לחיוב, המערכת תקים גם הוראות לחיוב עבור הלקוחות שיובאו מהקובץ.

שדות המסומנים באדום בקובץ הם שדות חובה לצורך הקמת ההוראה.

פרטי ההוראה לחיוב

מספר פעמים לחיוב
קובע כמה פעמים הלקוח יחויב במסגרת ההוראה.

לדוגמה:

• 1 – חיוב חד־פעמי.
• 12 – חיוב למשך 12 חודשים.
• 99999 – חיוב ללא הגבלת מספר פעמים.

תיאור לחשבונית
התיאור שיופיע במסמך שיופק ללקוח בעת ביצוע החיוב.

סכום לחיוב
סכום העסקה לחיוב. ניתן להזין מספר שלם או סכום עם עד שתי ספרות אחרי הנקודה.

לדוגמה: 99.25

קוד מוצר
שדה לא חובה. ניתן להשתמש בו כמו מק"ט לצורך זיהוי מוצר או שירות.

ערך להחזרה – למפתחים
מזהה שמפתחי אתרים או מערכות חיצוניות יכולים להעביר לצורך זיהוי ומעקב.

תאריך חיוב הבא
מועד החיוב הבא של ההוראה. אם לא הוזן תאריך ברמת השורה בקובץ, המערכת תשתמש בתאריך שהוגדר בהגדרות הכלליות בעמוד.

מספר לקוח קארדקום
ניתן להזין מספר לקוח קיים בקארדקום לצורך איחוד ועדכון לקוח קיים במערכת.

העלאת הקובץ ובדיקת הנתונים

לאחר מילוי הקובץ, יש ללחוץ על הכפתור בחר קובץ Excel ליבוא ולבחור את הקובץ מהמחשב.

לאחר בחירת הקובץ, תוצג בתחתית העמוד טבלה מקדימה עם שורות המידע הראשונות מתוך הקובץ. התצוגה מאפשרת לבדוק שהנתונים נקלטו בצורה תקינה לפני ביצוע הייבוא בפועל.

דגש למשתמשי Mac

במחשבי Mac עלולות להיות בעיות בייבוא קובץ Excel למערכת. במקרה כזה, יש לבצע את הייבוא ממחשב עם מערכת הפעלה Windows ועם תוכנת Excel.
 

הגדרות כלליות ליבוא

בצע איחוד לקוחות

אפשרות זו קובעת האם המערכת תנסה לאתר לקוחות קיימים ולעדכן אותם, במקום ליצור לקוחות חדשים וכפולים.

כאשר האפשרות מסומנת, המערכת בודקת עבור כל שורה בקובץ האם כבר קיים לקוח מתאים במערכת. ההתאמה יכולה להתבצע לפי ח.פ. / ת.ז., אימייל או מזהה אתר. אם קיים מספר ח.פ. / ת.ז., הוא יהיה הנתון המרכזי שלפיו תתבצע ההתאמה.

אם נמצא לקוח קיים, המערכת תעדכן אצלו רק את הפרטים שהועברו בקובץ. אם לא נמצא לקוח מתאים, ייווצר לקוח חדש.

כאשר האפשרות אינה מסומנת, כל שורה בקובץ תיצור לקוח חדש, גם אם כבר קיים במערכת לקוח עם פרטים דומים.

כברירת מחדל, האפשרות מסומנת כדי לצמצם יצירת כפילויות.

יבא גם הוראות לחיוב

אפשרות זו קובעת האם בנוסף להקמת או עדכון הלקוחות, תוקם גם הוראה לחיוב מחזורי עבור כל לקוח בקובץ.

כאשר האפשרות מסומנת, המערכת תקים לכל לקוח הוראת קבע גמישה לפי ההגדרות שהוגדרו בעמוד ולפי השדות שהוזנו בקובץ, כגון סכום החיוב, תיאור לחשבונית, מספר תשלומים ותאריך החיוב הבא.

כאשר האפשרות אינה מסומנת, המערכת תייבא רק את פרטי הלקוח ואת אמצעי התשלום, והשדות שקשורים להוראת החיוב לא יילקחו בחשבון.

סימון האפשרות מציג שדות נוספים להגדרת הוראות החיוב.

הדפס מספר תשלומים

אפשרות זו קובעת האם מספר התשלומים יוצג על גבי המסמך שיופק בעת חיוב ההוראה.

השדה רלוונטי רק כאשר מייבאים גם הוראות לחיוב.

סכום ההוראה כולל מע"מ

אפשרות זו קובעת האם הסכום שהוזן בקובץ עבור ההוראה הוא סכום כולל מע"מ, או סכום לפני מע"מ.

אם הסכום כולל מע"מ, המערכת תתייחס אליו כסכום הסופי לחיוב. אם הסכום אינו כולל מע"מ, המערכת תחשב את המע"מ בהתאם להגדרות ותפיק את החיוב והמסמך לפי הסכום המחושב.

השדה מוצג רק כאשר מסומנת האפשרות לייבא גם הוראות לחיוב. ברירת המחדל נקבעת לפי הגדרות העסק במערכת.

צור חשבונית

אפשרות זו קובעת האם בעת חיוב ההוראה יופק ללקוח מסמך.

כאשר האפשרות מסומנת, כל חיוב שיתבצע במסגרת ההוראה יפיק מסמך ללקוח.

כאשר האפשרות אינה מסומנת, יתבצע חיוב בלבד ללא הפקת מסמך.

השדה מוצג רק כאשר מייבאים גם הוראות לחיוב. ברירת המחדל נקבעת לפי הגדרות העסק.

סוג מסמך להפקה

שדה זה קובע איזה סוג מסמך יופק בעת חיוב ההוראה.

ניתן לבחור באפשרות אוטומטית לפי הגדרות המערכת, או לבחור סוג מסמך מסוים, כגון:

• חשבונית מס קבלה.
• קבלה מלכ"ר.
• הזמנה מלקוח.
• קבלה על תרומה.

כאשר נבחרת האפשרות אוטומטי, המערכת תקבע את סוג המסמך לפי הגדרות העסק. כאשר נבחר סוג מסמך מסוים, כל חיובי ההוראה שיוקמו בייבוא יופקו עם אותו סוג מסמך.

השדה מוצג רק כאשר מסומן גם יבא גם הוראות לחיוב וגם צור חשבונית.

מרווח חיובים

שדה זה קובע את תדירות החיוב של הוראת הקבע, לדוגמה חיוב חודשי או חיוב במרווח אחר שהוגדר במערכת.

מרווח החיובים משפיע על מועדי החיוב הבאים של ההוראה לאחר החיוב הראשון.

השדה מוצג רק כאשר מייבאים גם הוראות לחיוב.

מחלקה

שדה זה מאפשר לשייך את הוראות החיוב למחלקה בעסק.

שיוך למחלקה מסייע בניהול, מעקב, סינון ודוחות. כל הוראה שתוקם במסגרת הייבוא תשויך למחלקה שנבחרה.

השדה מוצג רק כאשר מייבאים גם הוראות לחיוב.

סוג מטבע

שדה זה קובע את המטבע שבו יחויבו הוראות הקבע שיוקמו במסגרת הייבוא.

המטבע שנבחר בעמוד יחול על ההוראות שייווצרו בייבוא, בהתאם להגדרות המערכת והעסק.

השדה מוצג רק כאשר מייבאים גם הוראות לחיוב.

תאריך חיוב הבא

שדה זה קובע את מועד החיוב הבא של הוראות הקבע שייווצרו.

ניתן להגדיר תאריך חיוב כללי בעמוד, והוא יחול על כל ההוראות שיוקמו. עם זאת, אם בקובץ ה־Excel הוזן תאריך חיוב הבא עבור שורה מסוימת, התאריך שבקובץ יגבר על התאריך הכללי שהוגדר בעמוד.

כלומר, ניתן להשתמש בתאריך כללי לכל הלקוחות, ובמקביל להגדיר תאריך שונה ללקוחות מסוימים ישירות בקובץ.

בחירת קובץ והעלאה

בחירת קובץ Excel ליבוא

כפתור זה מאפשר לבחור מהמחשב את קובץ ה־Excel שרוצים לייבא.

לאחר בחירת הקובץ, המערכת קוראת את הנתונים, בודקת את מבנה הקובץ ומציגה תצוגה מקדימה של הרשומות הראשונות.

יש להשתמש בקובץ Excel במבנה המתאים לייבוא. מומלץ להוריד את קובץ הדוגמה מתוך העמוד, למלא אותו בהתאם, ולא לשנות את מבנה העמודות.

גרירת קובץ Excel

במקום לבחור קובץ דרך כפתור הבחירה, ניתן לגרור את קובץ ה־Excel ישירות לאזור ההעלאה בעמוד.

גרירת הקובץ מבצעת את אותה פעולה כמו בחירת קובץ מהמחשב: טעינת הנתונים, בדיקה ראשונית והצגת תצוגה מקדימה.

תצוגת הנתונים שנטענו

לאחר טעינת הקובץ מוצגת טבלת תצוגה מקדימה של הנתונים.

התצוגה כוללת את הרשומות הראשונות מהקובץ ומאפשרת לבדוק שהשדות נקלטו בצורה תקינה, למשל שם חברה, ח.פ. / ת.ז., אימייל, פרטי כרטיס, פרטי בנק ופרטי הוראת החיוב.

הטבלה מיועדת לבדיקה בלבד לפני ביצוע הייבוא. שינוי תצוגת העמודות בטבלה אינו משנה את הנתונים שייובאו בפועל.

ביצוע הייבוא

הוסף

לחיצה על הוסף מבצעת את הייבוא בפועל.

בשלב זה המערכת שולחת את כל הרשומות מהקובץ יחד עם ההגדרות הכלליות שהוגדרו בעמוד. עבור כל שורה בקובץ, המערכת תבצע את הפעולות הרלוונטיות:

• הקמה של לקוח חדש או עדכון לקוח קיים.
• עדכון אמצעי תשלום, אם הוזנו פרטי תשלום תקינים.
• הקמת הוראה לחיוב מחזורי, אם סומנה האפשרות לייבא גם הוראות לחיוב.

אם בשורה הוזנו פרטי כרטיס אשראי תקינים, יוקם ללקוח אמצעי תשלום מסוג כרטיס אשראי.

אם לא הוזנו פרטי כרטיס אשראי, אך הוזנו פרטי בנק תקינים, יוקם ללקוח אמצעי תשלום מסוג חשבון בנק / הוראת קבע.

אם האפשרות בצע איחוד לקוחות מסומנת, לקוח קיים יעודכן בפרטים שהועברו בקובץ. אם האפשרות אינה מסומנת, תיווצר רשומת לקוח חדשה.

בסיום ייבוא תקין תוצג הודעה שהנתונים עודכנו בהצלחה. אם קיימות שגיאות, תיפתח חלונית עם פירוט השגיאות לפי שורות, כדי שניתן יהיה לתקן את הקובץ ולנסות לייבא שוב.

מתי להשתמש בעמוד הזה

מומלץ להשתמש בעמוד כאשר יש צורך להקים או לעדכן כמות גדולה של לקוחות במערכת.

העמוד מתאים במיוחד עבור:

• מעבר ממערכת אחרת לקארדקום.
• הקמת מאגר לקוחות חדש.
• עדכון פרטי לקוחות קיימים.
• הוספת אמצעי תשלום ללקוחות רבים.
• הקמת הוראות קבע גמישות ללקוחות בצורה מרוכזת.
• טעינת רשימת לקוחות עם סכומי חיוב ותאריכי חיוב שונים.

דוגמה לשימוש

בית עסק שמפעיל שירות מנויים רוצה להקים 300 לקוחות חדשים במערכת.

במקום להקים כל לקוח ידנית, בית העסק מוריד קובץ Excel לדוגמה, ממלא לכל לקוח את הפרטים האישיים, אמצעי התשלום, סכום החיוב, תיאור החשבונית ותאריך החיוב הבא.

לאחר מכן הוא מעלה את הקובץ לעמוד, מסמן יבא גם הוראות לחיוב, בודק את התצוגה המקדימה ולוחץ על הוסף.

בסיום התהליך, הלקוחות יוקמו או יעודכנו במערכת, אמצעי התשלום יישמרו בכרטיסי הלקוח, והוראות החיוב המחזורי יוקמו בהתאם לנתונים שהוזנו בקובץ.