מתי נשתמש במחלקות ?

1. בכדי לשייך את המסמכים  למחלקה מסוימת. ניתן יהיה להוציא דוחות מתאימים לפי מחלקה במערכת הניהול של קארדקום. דוח מסמכים ו/או דוח פריטים למסמך. 
2. בהעברה להנהלת חשבונות כאשר מסמך משויך למחלקה ניתן להגדיר מסםר בהנהלת חשבונות  על מנת שהסכומים יכנסו לחשבון הכנסות שונה מהראשי . ככה ניתן לשדר מספר מחלקות לחשבון הכנסות אחד מרוכז במערכת הנהלת חשבונות.

היכן אפשר להגדיר מחלקות ?

1. בהוראת קבע : כאשר מקימים הוראה לחיוב ניתן לבחור את המחלקה.
2. בעת הפקת מסמך : ניתן לבחור את המחלקה
3. בדף נחיתה לתשלום  ( דף אישורית זהב )  : ניתן לבחור מחלקה בהגדרות הדף.

כיצד לבחור מחלקה בהוראת קבע :

בעת הוספה של הוראה לחיוב ללקוח יש לעדכן את השדה "מחלקה"  - ראה צילום מסך

יש להשתמש "בדוח פריטים למסמך" על מנת לראות את הסכומים לפי מחלקה. במידה והעמודה "מחלקה" לא מופיעה בדוח יש להוסיף אותה בבוחר השדות.

הערות הוראת קבע :

1. עבור כל הוראת חיוב בנפרד ניתן להגדיר מחלקה שונה. המשמעות היא שבכל הפקת מסמך הפריט יהיה במסמך יהיה משויך למחלקה זו.
2.  השיוך למחלקה מתבצע לפי ההוראה לחיוב עצמה ולא לפי הגדרת הפריט במסמך ( במידה והוגדרה מחלקה לפריט במסמך)
3. במידה וישנם מספר פריטים בחיוב אחד ,תופק חשבונית אחת עבור כל ההוראת לחיוב ( כל הוראה לחיוב זה פריט בחשבונות ) , המחלקה על המסמך תהיה המחלקה של הפריט הראשון במסמך ( ממוין לפי א-ב ) 

דוגמאות מחלקות בהוראת קבע:

שתי הוראות קבע שונות עם אותו תאריך לחיוב ללקוח ספציפי כאשר המחלקות שונות לכול פריט

בפועל תצא חשבונית 1 במערכת עם שתי שורות :

שורה אחת   ציפ לחדר כושר - מחלקה "מכירות ציפ"

שורה שניה   מנוי לחדר כושר - מחלקה "מנוי חודשי"

ניתן לצפות במחלקות ברמת שורת בחשבונית  ב - דוח פריטים במסמך

בהוראת קבע -  דרך דף נחיתה לתשלום

יש לערוך דף נחיתה -> לבחור לשונית הוראת קבע -> שדה "מחלקה" .

שינוי מחלקה במסמך שהופק :

איתור המסמך המתאים  דרך דוחות מסמכים > 2. דוח מסמכים  בלחיצה על מספר המסמך ( מופיע בעמודה הימנית ביותר ) נפתחות הגדרות המסמך ראה צילום מסך:

בצד שמאל יופיע "מחלקה למסמך" יש לבחור את המחלקה החדשה וללחוץ על עדכן. השיוך ישנה את המסמך ואת הפריטים במסמך למחלקה החדשה

מה עובר להנהלת חשבונות כאשר משתמשים במחלקות ?

להנהלת חשבנות יעבור הסכום המלא של המסמך לחשבון הכנסות לדוגמה "הכנסות כללי" , לאחר מיכן אם יש שורות במסמך עם מחלקה / הכנסות שונה , תבוצע פקודה אחת מתכנת שתעביר את הסכום מחשבון ההכנסות  לדוגמה : חובה "הכנסות כללי" זכות  "הכנסות מנוי חודשי"