תיקון פרטי לקוח במסמך

מה הפונקציה עושה?

פונקציית תיקון פרטי לקוח במסמך מאפשרת לתקן את פרטי הלקוח שמופיעים בחלק ה־"לכבוד" במסמך שכבר הופק במערכת.

הפונקציה מיועדת למצבים שבהם הופק מסמך עם פרטי לקוח שגויים או לא מעודכנים, לדוגמה:

• שם לקוח שגוי
• מספר תעודת זהות, עוסק מורשה או ח.פ שגוי
• כתובת לא נכונה
• יישוב או עיר לא נכונים
• דוא"ל שגוי
• מספר טלפון שגוי
• הערות שצריך לעדכן במסמך

חשוב להדגיש:
התיקון מתייחס לפרטי הלקוח בלבד. הוא לא משנה את שורות המסמך, כלומר אינו משנה את המוצרים או השירותים שנרשמו במסמך, את הכמויות, את הסכומים, את המע"מ או את פרטי העסקה עצמה.

איך מתבצע התיקון בפועל?

המערכת אינה עורכת את המסמך המקורי באופן ישיר.

במקום זאת, לאחר ביצוע התיקון, המערכת מבצעת תהליך אוטומטי הכולל שני שלבים:

1. הפקת מסמך זיכוי שמבטל את המסמך המקורי.
2. הפקת מסמך חיוב חדש, עם אותם מוצרים או שירותים, אותם סכומים ופרטי עסקה, אך עם פרטי הלקוח המתוקנים.

לדוגמה:
אם מתקנים פרטי לקוח בחשבונית מס/קבלה, המערכת תפיק תחילה חשבונית מס זיכוי, ולאחר מכן תפיק חשבונית מס עם פרטי הלקוח המעודכנים.

תאריך המסמכים החדשים יהיה תאריך יום ביצוע התיקון.

מה נשמר מהמסמך המקורי?

בעת ביצוע התיקון, המערכת שומרת על פרטי המסמך המקורי ככל שניתן, כולל:

• שורות המסמך — כלומר המוצרים או השירותים שנרשמו במסמך
• סכומי המסמך
• פרטי העסקה
• סטטוס המסמך החדש, פתוח או סגור, בהתאם לסטטוס שהיה במסמך המקורי

שני המסמכים החדשים שנוצרים — מסמך הזיכוי ומסמך החיוב החדש — מקושרים ביניהם לצורך תיעוד ומעקב.

פרטי הלקוח שניתן לתקן

שם לקוח

שדה זה מייצג את שם הלקוח שיופיע בחלק ה־"לכבוד" במסמך החדש.

זהו השם שייכתב במסמך החיוב החדש לאחר שהמסמך המקורי יזוכה.
שם הלקוח הוא שדה חובה לצורך ביצוע התיקון.

תעודת זהות / עוסק מורשה / ח.פ

בשדה זה ניתן להזין את מספר הזיהוי של הלקוח, כגון:

• תעודת זהות
• מספר עוסק מורשה
• מספר חברה / ח.פ

המספר שיוזן יישמר במסמך החיוב החדש שיופק לאחר פעולת הזיכוי.

מקום

שדה זה מיועד להזנת היישוב או העיר של הלקוח.

המידע יופיע כחלק מפרטי הלקוח במסמך החדש.

רחוב 1

שדה זה מיועד להזנת שורת הכתובת הראשונה של הלקוח.

לדוגמה: שם רחוב ומספר בית.

רחוב 2

שדה זה מיועד להזנת שורת כתובת נוספת.

ניתן להשתמש בו לפרטים משלימים כמו:

• מספר דירה
• כניסה
• קומה
• תיאור נוסף של הכתובת

דוא"ל

שדה זה מיועד להזנת כתובת הדוא"ל של הלקוח.

כתובת זו נשמרת במסמך החדש, ובמידה שנבחרה אפשרות שליחה בדוא"ל, המסמכים יישלחו לכתובת שהוזנה בשדה זה.

טלפון נייד

שדה זה מיועד להזנת מספר הטלפון הנייד של הלקוח.

המספר יישמר כחלק מפרטי הלקוח במסמך החדש.

טלפון קווי

שדה זה מיועד להזנת מספר הטלפון הקווי של הלקוח, אם קיים.

המספר יישמר כחלק מפרטי הלקוח במסמך החדש.

הערות

שדה ההערות מאפשר להזין טקסט חופשי שיופיע על גבי המסמך החדש.

אם משאירים את שדה ההערות ריק, המערכת תשמור את ההערות שהיו קיימות במסמך המקורי.

בנוסף, המערכת מוסיפה למסמך הערת מערכת שמציינת כי מדובר במסמך שנוצר בעקבות תיקון וביטול של המסמך המקורי.

שליחת המסמכים בדוא"ל ללקוח

במסך התיקון קיימת אפשרות לבחור האם לשלוח ללקוח בדוא"ל את המסמכים החדשים שיופקו.

כאשר האפשרות מסומנת, המערכת תשלח את המסמכים לכתובת הדוא"ל שהוזנה בפרטי הלקוח.

ברירת המחדל היא שהאפשרות מסומנת.

המסמכים הרלוונטיים לשליחה הם:

• מסמך הזיכוי שהופק לביטול המסמך המקורי
• מסמך החיוב החדש עם פרטי הלקוח המתוקנים

ביצוע התיקון והפקת המסמכים

לאחר הזנת פרטי הלקוח המתוקנים, יש להפעיל את פעולת התיקון באמצעות הכפתור:

הפק מסמך זיכוי וחיוב

לחיצה על הכפתור מפעילה את התהליך הבא:

1. המערכת מפיקה מסמך זיכוי שמבטל את המסמך המקורי.
2. המערכת מפיקה מסמך חיוב חדש מאותו סוג, עם פרטי הלקוח המתוקנים.
3. המסמך החדש כולל את אותם מוצרים או שירותים שנרשמו במסמך המקורי, ללא שינוי בסכומים או בפרטי העסקה.
4. המסמך החדש מופק בתאריך יום ביצוע התיקון.
5. שני המסמכים מקושרים ביניהם לצורך תיעוד.
6. סטטוס המסמך החדש נשמר כפי שהיה במסמך המקורי.
7. בסיום הפעולה מוצגת הודעת הצלחה.

לאחר שהתיקון בוצע בהצלחה, הכפתור לביצוע התיקון מוסתר, ובמקומו מוצגים קישורים לצפייה במסמכים שנוצרו.

תוצאת התיקון

לאחר ביצוע תיקון מוצלח, יוצגו שני קישורים:

מסמך זיכוי

קישור למסמך הזיכוי שהופק לצורך ביטול המסמך המקורי.

לחיצה על הקישור תפתח את מסמך הזיכוי לצפייה.

מסמך חיוב חדש

קישור למסמך החיוב החדש שהופק עם פרטי הלקוח המתוקנים.

לחיצה על הקישור תפתח את המסמך החדש לצפייה.

מקרים שבהם לא ניתן לבצע תיקון

לא בכל סוג מסמך ניתן לבצע תיקון פרטי לקוח.

מסמך מסוג קבלה בלבד

לא ניתן לבצע תיקון פרטים למסמך מסוג קבלה בלבד.

במקרה כזה, המערכת תציג הודעה שלא ניתן לבצע תיקון שם לקבלה.

סוגי מסמכים שאינם נתמכים

אם מדובר בסוג מסמך שאינו נתמך לתיקון דרך הפונקציה, הפעולה לא תתבצע ותוצג הודעה לפנות לתמיכה.

דגשים חשובים

• התיקון אינו משנה את המסמך המקורי ישירות.
• המערכת מפיקה מסמך זיכוי ומסמך חיוב חדש.
• התיקון מיועד לפרטי הלקוח בלבד, ולא לשורות המסמך.
• שורות המסמך הן המוצרים או השירותים שנרשמו במסמך.
• לא ניתן לשנות דרך פעולה זו מוצרים, שירותים, כמויות, סכומים, מע"מ או פרטי עסקה.
• תאריך המסמכים החדשים הוא תאריך יום ביצוע התיקון.
• אם שדה ההערות נשאר ריק, ההערות המקוריות נשמרות.
• ניתן לשלוח את המסמכים החדשים ללקוח בדוא"ל.
• לאחר ביצוע מוצלח, ניתן לצפות במסמך הזיכוי ובמסמך החיוב החדש דרך הקישורים שמופיעים במסך.
• לא ניתן לבצע תיקון פרטי לקוח למסמך מסוג קבלה בלבד.

שאלות נפוצות לנציגים וללקוחות

האם תיקון פרטי לקוח משנה את המסמך המקורי?

לא. המערכת לא עורכת את המסמך המקורי.
היא מפיקה מסמך זיכוי שמבטל את המסמך המקורי, ולאחר מכן מפיקה מסמך חיוב חדש עם הפרטים המתוקנים.

האם אפשר לתקן סכום או מוצרים דרך הפונקציה הזו?

לא. הפונקציה מיועדת לתיקון פרטי הלקוח בלבד.
לא ניתן לשנות דרכה את שורות המסמך — כלומר את המוצרים או השירותים שנרשמו במסמך, את הכמויות, את הסכומים, את המע"מ או את פרטי העסקה.

איזה פרטים ניתן לתקן?

ניתן לתקן את פרטי הלקוח שמופיעים בחלק ה־"לכבוד", כגון שם לקוח, מספר מזהה, כתובת, עיר, דוא"ל, טלפונים והערות.

האם המסמך החדש מקבל תאריך חדש?

כן. מסמך הזיכוי ומסמך החיוב החדש מופקים בתאריך יום ביצוע התיקון.

האם ניתן לשלוח את המסמכים החדשים ללקוח?

כן. ניתן לסמן שליחה בדוא"ל, והמסמכים יישלחו לכתובת הדוא"ל שהוזנה בפרטי הלקוח.

מה קורה אם לא מזינים הערות חדשות?

אם שדה ההערות נשאר ריק, המערכת תשמור את ההערות שהיו קיימות במסמך המקורי.

האם אפשר לתקן פרטים בקבלה בלבד?

לא. לא ניתן לבצע תיקון פרטי לקוח במסמך מסוג קבלה בלבד.

מה הלקוח יראה לאחר התיקון?

לאחר התיקון יהיו שני מסמכים חדשים:

1. מסמך זיכוי שמבטל את המסמך המקורי.
2. מסמך חיוב חדש עם פרטי הלקוח המתוקנים.

האם סטטוס המסמך החדש נשמר כמו המקור?

כן. סטטוס המסמך החדש, פתוח או סגור, נשמר בהתאם לסטטוס שהיה במסמך המקורי.

דרך פעולה

1. נאתר את החשבונית המקורית לפי דוח מסמכים עם פריטים או לפי העסקה.

ראו מדריך מפורט: איתור מסמך חשבונאי

2. לאחר הכניסה לחשבונית:

נכנס לחשבונית דרך וללחוץ על כפתור "תקן פרטי מסמך לכבוד"

יפתח חלון שבו נקליד את הפרטים המתוקנים.

ולאחר מכן "הפק מסמך זיכוי וחיוב"