פרטי מסמך

יש ללחוץ על מספר המסמך כדי להגיע לעמוד פרטי המסמך:

תוכן העמוד

עמוד פרטי מסמך מרכז את כל המידע על מסמך חשבונאי שהופק במערכת, כגון חשבונית, קבלה, חשבונית מס קבלה, חשבון עסקה או דרישה לתשלום.

בעמוד ניתן:

לצפות בפרטי הלקוח ובשורות המסמך.
לבדוק את סכומי המסמך ואת אמצעי התשלום.
להדפיס, להוריד או לשלוח את המסמך ללקוח.
לתקן את פרטי הלקוח המופיעים במסמך.
לבטל מסמך ולהפיק מסמך מבטל.
לשנות את מצב המסמך או את המחלקה שאליה הוא משויך.
להעביר את המסמך ללקוח אחר.
לצפות בהיסטוריית השליחה באימייל.
לבדוק ולבצע דיווח למערכות חיצוניות.

בראש העמוד מופיעים סוג המסמך ומספרו. המידע מחולק לארבע לשוניות:

ראשי
פרטים נוספים
נשלח אל
דיווח למערכות חיצוניות

לשונית ראשי

פרטי הלקוח

בסעיף מסמך לכבוד מוצגים פרטי הלקוח כפי שנרשמו במסמך בעת הפקתו:

מספר הלקוח במערכת.
שם הלקוח.
כתובת ויישוב.
מספר תעודת זהות, עוסק מורשה או חברה.
טלפון נייד וטלפון קווי.
כתובת אימייל למשלוח המסמך.

הפרטים מוצגים לצפייה בלבד ואינם ניתנים לעריכה ישירות בעמוד.

לצד מספר הלקוח עשוי להופיע תפריט קיצור לביצוע פעולות נוספות בכרטיס הלקוח.

פעולות על המסמך

הדפסת מסמך

לחיצה על הדפס פותחת את המסמך כקובץ PDF בלשונית חדשה, לצורך צפייה או הדפסה.

ניתן לסמן מקור כדי לפתוח את עותק המקור של המסמך. ללא הסימון יוצג העתק.

הורדת מסמך

לחיצה על הורד שומרת את המסמך כקובץ PDF במחשב.

סימון מקור קובע אם יורד עותק המקור או העתק של המסמך.

תיקון פרטי הלקוח במסמך

הפעולה תקן פרטי מסמך לכבוד מאפשרת לעדכן את פרטי הלקוח המופיעים במסמך, כגון:

שם הלקוח.
מספר זהות או חברה.
כתובת ויישוב.
מספרי טלפון.
כתובת אימייל.

במהלך התיקון המערכת מבטלת את המסמך המקורי ומפיקה מסמך חדש עם אותם מוצרים או שירותים, אותם סכומים ואותו מע"מ, אך עם פרטי הלקוח המעודכנים.

המסמך המקורי והמסמך המתוקן נשארים מקושרים זה לזה.

הפעולה מיועדת למסמכים הכוללים שורות מוצרים או שירותים. לא ניתן להשתמש בה כדי לשנות מחירים, סכומים, מע"מ או פריטים במסמך.

ביטול מסמך

לחיצה על ביטול מסמך מפיקה מסמך מבטל על מלוא סכום המסמך המקורי.

המסמך המבטל מקזז את המסמך המקורי ברישומי הנהלת החשבונות. ניתן לבחור לשלוח אותו ללקוח באימייל.

הביטול דורש הרשאה להפקת מסמכי זיכוי או החזר.

לא ניתן לבטל מסמך שהוא בעצמו מסמך זיכוי או מסמך שלילי.

מסמך ששולם בכרטיס אשראי

ביטול המסמך החשבונאי אינו מבטל אוטומטית את עסקת האשראי. כאשר קיימת עסקת אשראי קשורה, יש להיכנס לפרטי העסקה ולבצע את הזיכוי או הביטול משם.

לא ניתן לבצע ביטול אוטומטי כאשר:

המסמך שולם בהמחאה.
המסמך מקושר ליותר מעסקת אשראי אחת.
המסמך שולם באשראי ובאמצעי תשלום נוסף.
לא הוגדר במערכת סוג מסמך מתאים לביטול.

אם המסמך כבר בוטל בעבר, יוצג קישור למסמך המבטל הקיים.

שליחת מסמך באימייל

יש להזין או לבדוק את כתובת האימייל וללחוץ על שלח.

המסמך נשלח כקובץ PDF חתום, והשליחה מתועדת בלשונית נשלח אל.

ניתן לסמן מקור כדי לשלוח את עותק המקור. ללא הסימון יישלח העתק.

ברירת המחדל היא כתובת האימייל השמורה בפרטי הלקוח, אך ניתן לשנות אותה לפני השליחה.

שליחת מסמך ב-SMS

לחיצה על שלח מסמך ב-SMS שולחת ללקוח הודעה הכוללת קישור לצפייה ולהורדה של המסמך.

מספר הטלפון נלקח כברירת מחדל מפרטי הלקוח וניתן לשינוי לפני השליחה.

ייתכן שעבור סוגי מסמכים מסוימים האפשרות לשליחה ב-SMS לא תהיה זמינה.

שיתוף מסמך ב-WhatsApp

לחיצה על שתף או שלח Atl יוצרת הודעת WhatsApp מוכנה הכוללת קישור למסמך.

המערכת פותחת את WhatsApp בחלון חדש, אך אינה שולחת את ההודעה אוטומטית. יש לאשר את השליחה מתוך WhatsApp.

שני הכפתורים מבצעים פעולה דומה ונבדלים רק בסוג קישור ה-WhatsApp שנפתח.

שליחת קישור תשלום ב-WhatsApp

כאשר המסמך ניתן לתשלום, אפשר לשלוח ללקוח הודעת WhatsApp הכוללת קישור לתשלום.

האפשרות זמינה עבור:

חשבונית מס.
חשבון עסקה.
דרישה לתשלום.

המערכת פותחת הודעה מוכנה ב-WhatsApp, והשליחה מתבצעת ידנית על ידי המשתמש.

שיוך קבלת תרומה ברשות המיסים

האפשרות בצע שיוך מסמך מיועדת לקבלות תרומה או לזיכויי תרומה שבהם קיים שם תורם ומספר הקצאה, אך לא הוזן מספר הזהות של התורם.

הפעולה משייכת את הקבלה לזהות התורם ברשות המיסים ומעבירה, בין היתר:

מספר וסוג המסמך.
שם ומספר הזהות של התורם.
תאריך התרומה.
סכום התרומה בשקלים.
מספר התיק של הארגון.

הפעולה זמינה עבור מסמכי תרומה משנת 2024 ואילך, בהתאם לתנאי הדיווח ולהרשאות הארגון מול רשות המיסים.

שינוי מצב המסמך

בשדה מצב מסמך ניתן לבחור בין:

פתוח.
סגור.

לאחר הבחירה יש ללחוץ על עדכן.

מצב המסמך משפיע על יתרת הלקוח ועל חישוב החוב שלו.

האפשרות זמינה רק לסוגי מסמכים מסוימים, כגון דרישות תשלום ואישורי הזמנה מחנות מקוונת. ברוב המסמכים החשבונאיים הרגילים לא ניתן לשנות את המצב ידנית.

שינוי מחלקה למסמך

בשדה מחלקה למסמך ניתן לבחור את המחלקה שאליה המסמך ישויך וללחוץ על עדכן.

השינוי מתבצע גם בכותרת המסמך וגם בכל שורות המוצרים או השירותים המופיעות בו.

הערות משתמש

בשדה הערות משתמש ניתן להזין הערה פנימית על המסמך וללחוץ על עדכן.

ההערה נשמרת ברשומת המסמך ואינה משנה את ההערות המודפסות על גבי המסמך עצמו.

העברת מסמך ללקוח אחר

האפשרות העבר מסמך ללקוח אחר משייכת את המסמך ללקוח קיים אחר במערכת.

יש לחפש ולבחור את לקוח היעד ולאחר מכן ללחוץ על העבר.

המערכת מחשבת מחדש את יתרות שני הלקוחות, כך שהחוב או הזכות הקשורים למסמך עוברים מהלקוח המקורי ללקוח החדש.

לא ניתן להעביר מסמך ללקוח כללי או ללקוח שאינו קיים במערכת.

פריטים במסמך

סעיף פריטים מוצג במסמכים הכוללים שורות של מוצרים או שירותים.

הטבלה עשויה לכלול:

מק"ט.
תיאור המוצר או השירות.
כמות.
מחיר ליחידה ללא מע"מ.
סכום המע"מ.
סכום כולל לשורה.
מחלקה.
עובד.
סכום הנחה.

עמודות מסוימות יוצגו רק כאשר קיים בהן מידע.

סיכום המסמך

בסעיף סיכום מסמך מוצג ריכוז הסכומים לפי מטבע המסמך:

סכום ההנחה.
סכום חייב במע"מ.
סכום פטור ממע"מ.
סכום המע"מ.
הסכום הכולל של המסמך.

כאשר המסמך הופק במטבע שאינו שקל, יוצג גם חישוב מקביל בשקלים לפי שער המטבע שנרשם במסמך.

תקבולים ואמצעי תשלום

בסעיף תקבולים מוצגים אמצעי התשלום שנרשמו במסמך.

בהתאם לאופן התשלום, ניתן לראות:

פרטי המחאות.
פרטי עסקאות אשראי.
אמצעי תשלום אחרים.
סכומים לפי מטבע המסמך.
הסכומים המחושבים בשקלים לפי שער המטבע.

כאשר קיימת עסקת אשראי, ניתן ללחוץ על מספר העסקה כדי לפתוח את פרטי העסקה.

כל טבלת תשלום מוצגת רק כאשר קיים במסמך אמצעי תשלום מהסוג המתאים.

מסמכים מוצלבים

בעמוד עשויים להופיע מסמכים שהוצלבו עם המסמך הנוכחי, לדוגמה:

חשבונית שהוצלבה עם קבלה.
קבלה שהוצלבה עם חשבונית.
חשבונית שהוצלבה עם חשבונית אחרת.

ניתן ללחוץ על מספר מסמך מוצלב כדי לפתוח את פרטיו.

טבלאות ההצלבה מוצגות רק כאשר קיימים מסמכים מקושרים.

לשונית פרטים נוספים

לשונית זו מרכזת נתונים נוספים על המסמך לצפייה בלבד.

פרטי המסמך

מספר מסמך – המספר הרץ של המסמך במערכת.
תאריך – תאריך הפקת המסמך.
מספר דוח Z – דוח ה-Z שאליו המסמך משויך, אם קיים.
שפת המסמך – השפה שבה המסמך הופק.
מקור הודפס או נשלח באימייל – מציין אם כבר הופק או נשלח עותק המקור.
הערות מערכת – מידע פנימי שנרשם אוטומטית על ידי המערכת.
מסוף מפיק – המסוף שבאמצעותו הופק המסמך.
יתרה להצלבה – הסכום שנותר במסמך ועדיין לא הוצלב.
מסמך פתוח – מציין אם המסמך נמצא במצב פתוח או סגור.
משתמש – המשתמש שהפיק את המסמך.
מחלקה – המחלקה שאליה המסמך משויך.
מזהה חיצוני – מזהה המסמך במערכת חיצונית, אם הוזן.
מספר הקצאה מרשות המיסים – מספר ההקצאה שהתקבל או הודעת השגיאה שהתקבלה בתהליך.
הערות למסמך – ההערות המודפסות על המסמך עצמו.

לשונית נשלח אל

לשונית נשלח אל מציגה את היסטוריית שליחת המסמך באימייל.

בכל רשומת שליחה ניתן לראות:

תאריך השליחה.
כתובת הנמען.
נמען בהעתק או בהעתק מוסתר.
נושא ההודעה.
הערות מערכת הקשורות לשליחה.

הלשונית משמשת לבדיקה האם המסמך נשלח, מתי נשלח ולאיזו כתובת.

לשונית דיווח למערכות חיצוניות

לשונית זו מציגה את היסטוריית הדיווח של המסמך למערכת חיצונית, כגון מערכת הנהלת חשבונות או ERP.

ניתן לראות:

מספר ניסיונות השידור.
האם יבוצע ניסיון נוסף.
המידע שנשלח.
התשובה שהתקבלה מהמערכת החיצונית.
כתובת הפנייה.
מועד ניסיון השידור הבא.

ניתן ללחוץ על שדות המידע, התשובה או כתובת הפנייה כדי להעתיק את תוכנם.

שידור מסמך למערכת חיצונית

כאשר המסמך טרם דווח, ניתן ללחוץ על שדר.

המסמך מוכנס לתור השידור ונשלח תוך זמן קצר למערכת החיצונית שהוגדרה בחשבון.

אם לא הוגדרה כתובת לדיווח, המערכת תציג הודעה המפנה להגדרות המתאימות.

לא ניתן להוסיף שוב לתור מסמך שכבר שודר בהצלחה או שכבר ממתין לשידור.

שידור מחדש

לצד רשומת דיווח קיימת ניתן ללחוץ על שידור מחדש כדי להכניס אותה שוב לתור השידור.

הפעולה עלולה לגרום לקליטה כפולה במערכת החיצונית, ולכן יש להשתמש בה רק לאחר בדיקה והבנת משמעות השידור החוזר.

לפני ביצוע הפעולה תוצג הודעת אזהרה ואישור.