מהי הצלבת מסמכים?

הצלבת מסמכים היא פעולה שמאפשרת לסמן במערכת שמסמך אחד מכסה מסמך אחר, באופן מלא או חלקי.

לדוגמה:

אם ללקוח יש חשבונית מס פתוחה על סך 1,000 ₪, ולאחר מכן הופק לו זיכוי על סך 300 ₪, ניתן להצליב את הזיכוי מול החשבונית.

לאחר ההצלבה, המערכת תסמן ש־300 ₪ מתוך החשבונית כבר קוזזו, ותישאר יתרה פתוחה של 700 ₪.

חשוב להדגיש: הצלבת מסמכים אינה מחייבת את הלקוח מחדש, אינה מעבירה כסף ואינה מפיקה מסמך חדש.
הפעולה רק מסמנת במערכת שהסכום במסמך אחד מתקזז מול הסכום במסמך אחר.

בפועל, בעת ביצוע הצלבה המערכת:

• מקשרת בין המסמך הנוכחי לבין המסמכים שנבחרו להצלבה.
• מעדכנת בכל אחד מהמסמכים את הסכום שכבר כוסה או קוזז.
• מאפשרת לבצע קיזוז מלא או חלקי.
• סוגרת אוטומטית מסמך שהגיע לכיסוי מלא.
• משאירה פתוחים מסמכים שעדיין נותרה בהם יתרה להצלבה.

מבנה העמוד

בחלק העליון של העמוד מוצגים פרטי המסמך הנוכחי שממנו מבצעים את ההצלבה.

לאחר מכן מוצגת טבלת מסמכים פתוחים של אותו לקוח, שניתן להצליב מול המסמך הנוכחי.

ניתן לבצע את ההצלבה באחת משתי דרכים:

1. הצלבה אוטומטית – המערכת מחלקת את יתרת המסמך הנוכחי בין המסמכים הפתוחים.
2. הצלבה ידנית – המשתמש בוחר אילו מסמכים להצליב ומה הסכום שיוצלב מול כל מסמך.

פרטי המסמך הנוכחי

שם לקוח

שם הלקוח שאליו שייך המסמך שעליו מבצעים את ההצלבה.

שדה זה מוצג לצפייה בלבד ואינו ניתן לעריכה.

סוג המסמך ומספרו

מציג את סוג המסמך הנוכחי ואת מספר המסמך.

לדוגמה: חשבונית מס קבלה, קבלה, חשבונית, זיכוי וכדומה.

שדה זה מוצג לצפייה בלבד.

יתרה להצלבה

היתרה להצלבה היא הסכום שנותר במסמך הנוכחי ועדיין לא קוזז מול מסמכים אחרים.

זהו הסכום שניתן להשתמש בו לצורך הצלבה מול המסמכים הפתוחים שמופיעים בטבלה.

איך זה עובד במערכת

המערכת מחשבת את היתרה לפי סך המסמך פחות הסכום שכבר שולם או קוזז בו.

כאשר מבצעים הצלבה אוטומטית, יתרה זו היא הסכום שהמערכת מחלקת בין המסמכים הפתוחים בטבלה.

מטבע

מציג את המטבע של המסמך הנוכחי.

שדה זה מוצג לצפייה בלבד.

איך זה עובד במערכת

ניתן להצליב רק מסמכים שנמצאים באותו מטבע של המסמך הנוכחי.

מסמכים במטבע שונה לא יוצגו בטבלת המסמכים להצלבה.

אפשרויות הצלבה

בצע הצלבה אוטומטית

אפשרות זו קובעת האם המערכת תחלק את יתרת המסמך הנוכחי בין המסמכים הפתוחים באופן אוטומטי.

כברירת מחדל, האפשרות מסומנת.

כאשר הצלבה אוטומטית פעילה, המשתמש אינו מזין סכומים ידנית. המערכת בוחרת את סכומי ההצלבה לפי היתרות הפתוחות של המסמכים בטבלה.

איך זה עובד במערכת

כאשר האפשרות פעילה, המערכת:

1. מאפסת את סכומי ההצלבה בכל השורות.
2. עוברת על המסמכים בטבלה מלמעלה למטה.
3. מקצה לכל מסמך סכום להצלבה עד גובה היתרה שנותרה באותו מסמך.
4. אם נותרה יתרה מהמסמך הנוכחי, היא ממשיכה למסמך הבא.
5. התהליך נמשך עד שכל יתרת המסמך הנוכחי נוצלה, או עד שאין עוד מסמכים שניתן להצליב מולם.

כל עוד ההצלבה האוטומטית פעילה, שדות הסכום ותיבות הסימון של השורות נעולים ולא ניתן לערוך אותם ידנית.

כדי לבצע הצלבה ידנית, יש לבטל את הסימון של האפשרות בצע הצלבה אוטומטית.

הערה חשובה

סדר המילוי האוטומטי מתחיל ממסמכים בעלי סימן שלילי, כגון מסמכי זיכוי. לכן, מסמכים אלו יקוזזו ראשונים.

טבלת המסמכים להצלבה

טבלת המסמכים מציגה את המסמכים הפתוחים של אותו לקוח שניתן להצליב מול המסמך הנוכחי.

בכל שורה בטבלה מוצג מסמך פתוח אחד, יחד עם פרטים כגון מספר המסמך, סוג המסמך, סך המסמך, היתרה שנותרה בו והסכום שנבחר להצלבה.

הטבלה כוללת רק מסמכים שמתאימים להצלבה לפי כללי המערכת, לדוגמה: מסמכים פתוחים, של אותו לקוח, באותו מטבע, ושאינם חסומים להצלבה לפי סוג המסמך.

בחר מסמך להצלבה מלאה

בכל שורה קיימת תיבת סימון המאפשרת לבחור את המסמך להצלבה מלאה.

כאשר מסמנים שורה, המערכת ממלאת אוטומטית את סכום ההצלבה של אותה שורה לפי כל היתרה שנותרה במסמך.

אפשרות זו זמינה רק כאשר ההצלבה האוטומטית כבויה.

איך זה עובד במערכת

כאשר מסמנים מסמך להצלבה מלאה:

• שדה הסכום של אותה שורה מתמלא בכל יתרת המסמך.
• שדה הסכום ננעל לעריכה.
• המסמך ייכלל בפעולת ההצלבה.

כאשר מבטלים את הסימון:

• סכום ההצלבה של השורה חוזר לאפס.
• המסמך לא ייכלל בהצלבה, אלא אם הוזן לו סכום ידנית.

מספר מסמך

מספר המסמך שאותו ניתן להצליב מול המסמך הנוכחי.

לחיצה על מספר המסמך פותחת את פרטי אותו מסמך לצפייה.

סוג מסמך

מציג את סוג המסמך הפתוח שנמצא בשורה.

לדוגמה: חשבונית, קבלה, זיכוי או סוג מסמך אחר.

שדה זה מוצג לצפייה בלבד.

סה"כ מסמך

מציג את הסכום הכולל של המסמך בשורה.

שדה זה מוצג לצפייה בלבד.

יתרה להצלבה

מציגה את הסכום שעדיין לא קוזז באותו מסמך.

זהו הסכום המרבי שניתן להצליב מול המסמך בשורה.

איך זה עובד במערכת

היתרה מחושבת לפי סך המסמך פחות הסכום שכבר שולם או קוזז בו.

לא ניתן להצליב מול מסמך סכום גבוה יותר מהיתרה שנותרה בו.

הקלד סכום להצלבה

שדה זה מאפשר להזין את הסכום שיוצלב מהמסמך הנוכחי מול המסמך שבאותה שורה.

ניתן להזין סכום חלקי, ולכן לא חובה להצליב את כל יתרת המסמך.

שורה שסכום ההצלבה שלה נשאר אפס לא תיכלל בפעולת ההצלבה.

איך זה עובד במערכת

כאשר מתבצעת הצלבה עם סכום גדול מאפס:

• הסכום מגדיל את החלק המקוזז במסמך הנוכחי.
• אותו סכום מגדיל את החלק המקוזז במסמך שבשורה.
• המערכת יוצרת קישור בין שני המסמכים.
• אם אחד המסמכים הגיע לכיסוי מלא בעקבות ההצלבה, הוא ייסגר אוטומטית.

השדה זמין לעריכה רק כאשר ההצלבה האוטומטית כבויה, ורק אם השורה לא סומנה להצלבה מלאה.

שורת הסיכום

בתחתית הטבלה מופיעה שורת סיכום המציגה את סיכום הנתונים בטבלה.

שורה זו מוצגת לצפייה בלבד ומתעדכנת אוטומטית לפי הסכומים שנבחרו להצלבה.

שורת הסיכום יכולה לכלול את הנתונים הבאים:

• סך כל היתרות של המסמכים שמוצגים בטבלה.
• סך הכול שנבחר להצלבה.
• הסכום שנותר לאחר ביצוע ההצלבה.

כאשר לא נמצאו מסמכים להצלבה

אם אין מסמכים מתאימים להצלבה, במקום הטבלה תוצג הודעה שאין מסמכים זמינים להצלבה.

מצב זה יכול לקרות מכמה סיבות:

• אין ללקוח מסמכים פתוחים שמתאימים להצלבה.
• המסמכים המתאימים כבר נמצאים במצב סגור ולכן אינם מוצגים.
• המסמכים הקיימים אינם באותו מטבע של המסמך הנוכחי.
• לא ניתן להצליב החזר כספי ללקוח מול קבלות — צירוף כזה אינו נתמך.
• קבלה שמפיקה חשבונית באופן אוטומטי לא תופיע לאחר הפקת החשבונית, משום שהקבלה נסגרת ולכן אינה מוצגת.

ביצוע ההצלבה

בצע הצלבה

כפתור בצע הצלבה מבצע בפועל את ההצלבה לפי הסכומים שנקבעו בעמוד.

הסכומים יכולים להיקבע באחת משתי דרכים:

• אוטומטית, כאשר האפשרות בצע הצלבה אוטומטית פעילה.
• ידנית, כאשר המשתמש בוחר מסמכים וסכומים בעצמו.

בעת ביצוע הפעולה, עבור כל שורה שבה הוגדר סכום להצלבה הגדול מאפס, המערכת:

• מקשרת בין המסמך הנוכחי לבין המסמך שבאותה שורה.
• מגדילה את הסכום שקוזז במסמך הנוכחי.
• מגדילה את הסכום שקוזז במסמך שבשורה.
• סוגרת אוטומטית כל מסמך שהגיע לכיסוי מלא.
• מדלגת על שורות שבהן סכום ההצלבה הוא אפס.

בסיום פעולה תקינה מוצגת הודעת הצלחה והחלון נסגר.

בדיקות לפני ביצוע ההצלבה

לפני שהמערכת מבצעת את ההצלבה בפועל, היא בודקת שהפעולה עומדת בכללים הנדרשים.

המערכת בודקת בין היתר:

• שסך כל הסכום שנבחר להצלבה אינו שלילי.
• שסך כל הסכום להצלבה אינו גבוה מהיתרה שנותרה במסמך הנוכחי.
• שבכל שורה הסכום שהוזן אינו גבוה מהיתרה שנותרה באותו מסמך.
• שלא מתבצעת הצלבה בין שתי קבלות זו מול זו.
• שהמסמכים שנבחרו מתאימים להצלבה לפי כללי המערכת.

אם אחת הבדיקות נכשלת, תוצג הודעה מתאימה והפעולה לא תתבצע.

דגשים חשובים

• הצלבת מסמכים אינה יוצרת תנועת כסף.
• הצלבת מסמכים אינה מפיקה מסמך חדש.
• הצלבה משמשת לקיזוז או כיסוי בין מסמכים קיימים בלבד.
• ניתן לבצע הצלבה מלאה או חלקית.
• ניתן להצליב רק מסמכים באותו מטבע.
• מסמכים סגורים אינם מוצגים בטבלת ההצלבה.
• מסמך שמגיע לכיסוי מלא בעקבות ההצלבה ייסגר אוטומטית.
• שורה שסכום ההצלבה שלה הוא אפס לא תיכלל בפעולה.
• בהצלבה אוטומטית, המערכת מחלקת את היתרה לפי סדר המסמכים בטבלה.
• מסמכים בעלי סימן שלילי, כגון זיכויים, מקבלים עדיפות בסדר הקיזוז האוטומטי.