הגדרות מבנה מסמכים

תוכן העמוד

עמוד זה מאפשר להגדיר את מבנה המסמכים שמופקים ונשלחים ללקוחות, כגון חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, חשבון עסקה, דרישה לתשלום, הצעת מחיר ועוד.

בעמוד ניתן לקבוע לכל סוג מסמך:

נושא המייל שיישלח ללקוח.
גוף הודעת המייל.
הערות קבועות שיופיעו על גבי המסמך.
הצגה או הסתרה של פרטים מסוימים בהדפסה.
אפשרות לשליחת עותק מוסתר בעת הפקת המסמך.
הגדרות שליחה ב-SMS וב-WhatsApp.

ההגדרות נשמרות בנפרד לפי סוג מסמך ולפי שפה. לכן חשוב לבחור תחילה את השפה ואת סוג המסמך, ורק לאחר מכן לערוך ולשמור את ההגדרות.

שימו לב: השמירה מתבצעת רק עבור השילוב שנבחר באותו רגע - סוג המסמך והשפה. כדי לעדכן מסמך נוסף או שפה נוספת, יש לבחור אותם בנפרד, לערוך ולשמור שוב.

בחירת שפה וסוג מסמך

שפת מסמך

בחירת השפה שעבורה מגדירים את המסמך - עברית או אנגלית.

בחירת השפה משפיעה על:

נוסח ההודעות.
התגיות הזמינות לשימוש.
כיוון הכתיבה בשדות: מימין לשמאל בעברית, ומשמאל לימין באנגלית.

לכל שפה נשמרות הגדרות נפרדות, גם אם מדובר באותו סוג מסמך.

בחר מסמך

בחירת סוג המסמך שעבורו מגדירים את ההגדרות, לדוגמה:

חשבונית מס
חשבונית מס/קבלה
חשבון עסקה
דרישה לתשלום
הצעת מחיר

לאחר בחירת סוג המסמך, המערכת טוענת את ההגדרות הקיימות עבורו בשפה שנבחרה. חלק מהשדות בעמוד עשויים להופיע או להיעלם בהתאם לסוג המסמך.

הגדרות מייל למסמך

כותרת דואר

שורת הנושא של המייל שיישלח ללקוח יחד עם המסמך.

ניתן לשלב בכותרת תגיות דינמיות, שמוחלפות אוטומטית בפרטי המסמך בעת השליחה, למשל:

סוג המסמך
מספר המסמך
שם החברה
שם הלקוח

לדוגמה, במקום לכתוב נושא קבוע לכל מסמך, ניתן להגדיר כותרת כללית שמשתנה אוטומטית לפי המסמך שנשלח.

תוכן דואר למסמכים במבנה PDF

עורך תוכן המייל מאפשר להגדיר את גוף ההודעה שיישלח ללקוח כאשר המסמך נשלח כקובץ PDF.

בעורך ניתן להוסיף:

טקסט חופשי
עיצוב טקסט
צבעים
תמונות
קישורים
תגיות דינמיות

ניתן להשתמש בתגיות כדי להוסיף למייל פרטים משתנים, כגון שם הלקוח, מספר המסמך, סוג המסמך, קישור להורדת המסמך ופרטי החברה.

הערות קבועות במסמך

הערות קבועות

טקסט קבוע שיופיע בתחתית המסמך עצמו.

הערות אלו מודפסות על גבי המסמך, אך אינן נשלחות כחלק מגוף המייל.

שימושים נפוצים:

תנאי תשלום
ברכה קבועה ללקוח
הערה משפטית
הבהרה קבועה לגבי השירות או המוצר

כפתור תשלום באשראי

כפתור "לתשלום באשראי לחץ כאן"

סימון אפשרות זו מוסיף למסמך כפתור או קישור לתשלום באשראי.

כאשר האפשרות פעילה, הלקוח יכול לפתוח את המסמך ולשלם אותו ישירות בכרטיס אשראי.

האפשרות זמינה רק בסוגי המסמכים הבאים:

חשבונית מס
דרישה לתשלום
חשבון עסקה

בסוגי מסמך אחרים האפשרות לא תוצג, או שתופיע הודעה שמבהירה באילו מסמכים ניתן להשתמש בה.

שליחת עותק מוסתר בעת הפקת מסמך

שלח עותק מוסתר - בעת הפקה

סימון אפשרות זו שולח עותק מוסתר של המסמך גם לכתובת מייל נוספת של העסק.

העותק נשלח רק בזמן ההפקה הראשונית של המסמך, ולא בעת שליחת העתק נוסף ללקוח לאחר מכן.

תיבה לקבלת ההעתק במייל

בשדה זה מזינים את כתובת המייל שאליה יישלח העותק המוסתר.

ניתן להזין כמה כתובות מייל, כאשר מפרידים ביניהן באמצעות נקודה-פסיק (;).

לדוגמה:

billing@example.co.il;office@example.co.il

הגדרות תצוגה והדפסה במסמך

הסתר סה"כ ש"ח

סימון אפשרות זו מסתיר את הסכום הכולל בשקלים מהדפסת המסמך.

האפשרות רלוונטית בעיקר למסמכים שהופקו במטבע חוץ, כאשר לא רוצים להציג בנוסף גם את הסכום בשקלים.

הסתר ת.ז. / ח.פ.

סימון אפשרות זו מסתיר את מספר תעודת הזהות, מספר העוסק או הח.פ. של הלקוח מהדפסת המסמך.

כאשר האפשרות מסומנת, פרטי הזיהוי של הלקוח לא יודפסו על המסמך.

הסתר שורות מע"מ

סימון אפשרות זו מסתיר את שורות פירוט המע"מ בהדפסת המסמך.

האפשרות יכולה להתאים לעסקים שאינם רוצים להציג פירוט מע"מ נפרד על גבי המסמך.

הגדרות שליחת מסמך ב-SMS וב-WhatsApp

בטל שליחת מסמך ב-SMS

סימון אפשרות זו מבטל שליחת מסמך מסוג זה ב-SMS.

כאשר האפשרות מסומנת, המערכת לא תשלח את המסמך בהודעת SMS, גם אם קיים מספר טלפון ללקוח.

כדי לאפשר שליחה ב-SMS, יש להשאיר את האפשרות לא מסומנת.

תוכן הודעת SMS

הטקסט שיישלח ללקוח בהודעת SMS או WhatsApp יחד עם הקישור למסמך.

ניתן לשלב בתוכן ההודעה תגיות דינמיות, כך שההודעה תכלול פרטים משתנים כמו שם הלקוח, מספר המסמך או פרטי החברה.

הוספת תגית לתוכן ה-SMS

רשימה לבחירת תגית מוכנה שתתווסף לתוכן הודעת ה-SMS.

לאחר בחירת תגית מהרשימה, היא מתווספת לסוף תוכן ההודעה. בזמן השליחה, המערכת מחליפה את התגית בערך האמיתי.

רשימת התגיות משתנה בהתאם לשפה שנבחרה.

שמירת השינויים

לאחר סיום העריכה יש ללחוץ על שמור.

השמירה חלה רק על:

סוג המסמך שנבחר.
השפה שנבחרה.

לאחר שמירה מוצלחת תוצג הודעת אישור שהנתונים נשמרו בהצלחה.

כדי לערוך סוג מסמך נוסף או שפה נוספת, יש לבחור אותם מחדש בראש העמוד, לבצע את השינויים ולשמור שוב.