דוחות מסמכים ->10. העברת קובץ להנהלת חשבונות

יצוא להנהלת חשבונות

תוכן העמוד

עמוד יצוא להנהלת חשבונות מיועד לעסקים שמנהלים את הנהלת החשבונות שלהם בתוכנה חיצונית, כגון חשבשבת, Priority, ריווחית או תוכנה התומכת במבנה האחיד של רשות המסים.

באמצעות העמוד ניתן להפיק קבצים הכוללים תנועות יומן, מסמכים או שורות מסמך, בפורמט המתאים לקליטה בתוכנת הנהלת החשבונות. את הקבצים ניתן לקבל בדואר האלקטרוני או להוריד ישירות, בהתאם לסוג היצוא.

העמוד מחולק ללשוניות, כאשר כל לשונית מיועדת לפורמט יצוא אחר:

• העברת תנועות יומן לחשבשבת
• העברת תנועות יומן ל-Priority
• העברת מסמכים ל-Priority
• העברת תנועות יומן לריווחית
• הפקת קבצים במבנה האחיד של רשות המסים

בחלק מהלשוניות ניתן גם להגדיר משימה מתוזמנת, שתפיק ותשלח את הקבצים באופן אוטומטי אחת לחודש.

שימו לב: לפני ביצוע היצוא יש להשלים את הגדרות הבסיס להעברה להנהלת חשבונות. אם ההגדרות טרם הושלמו, תוצג הודעה המפנה למדריך ההגדרה ולא יהיה ניתן להפיק קבצים.

הגישה לעמוד דורשת הרשאת חשבוניות.

בחירת תקופת היצוא

בכל אחת מהלשוניות יש לבחור את טווח התאריכים שעבורו יופק הקובץ.

ניתן לבחור תקופה מוכנה מראש, כגון:

• היום
• אתמול
• שבעת הימים האחרונים
• החודש
• החודש הקודם
• חצי השנה האחרונה
• השנה האחרונה
• השנה הנוכחית
• השנה הקודמת

בחירת תקופה מוכנה ממלאת אוטומטית את השדות מתאריך ו-עד תאריך. ניתן גם להזין את התאריכים באופן ידני.

ברירת המחדל בכניסה לעמוד היא בדרך כלל החודש הקודם.

בחלק מסוגי היצוא ניתן להפיק נתונים רק עד אתמול, ולכן לא ניתן לבחור בתאריך הסיום את היום הנוכחי או תאריך עתידי.

העברת תנועות יומן לחשבשבת

לשונית זו מפיקה קובץ תנועות יומן בפורמט המתאים לקליטה בחשבשבת.

קידוד עברית

קובע את אופן הצגת התווים בעברית בקובץ.

האפשרות המומלצת היא עברית חלונות (ANSI). אם לאחר קליטת הקובץ העברית אינה מוצגת כראוי, ניתן לנסות את האפשרות עברית חלונות (Unicode).

האפשרות חשבשבת DOS מיועדת למערכות ישנות בלבד.

הבחירה נשמרת כחלק מהגדרות ההעברה ומשמשת גם בהפקות אוטומטיות.

סוג העברה

קובע את מבנה הקובץ ואת סיומת הקובץ בהתאם לגרסת חשבשבת שבה משתמשים.

בין האפשרויות ניתן למצוא:

• חשבשבת חלונות
• חשבשבת חלונות ישן או חדש
• חשבשבת DOS
• העברה מרוכזת
• חשבשבת עם פיצול תשלומים

ברירת המחדל היא חשבשבת חלונות.

העברה לפי מותג

כאשר האפשרות מסומנת, תנועות האשראי משויכות לחשבון של מותג הכרטיס, כגון Visa או Mastercard, במקום לחשבון של חברת הסליקה.

אפשר סטורנו

כאשר האפשרות מסומנת, זיכויים נרשמים בקובץ כסכומים שליליים.

אפשרות זו מסומנת כברירת מחדל.

רכז ללקוחות שונים

כאשר האפשרות מסומנת, כל תנועות הלקוחות מועברות לחשבון מרוכז בשם לקוחות שונים, במקום לחשבון נפרד של כל לקוח.

אפשרות זו מסומנת כברירת מחדל.

העברה לריווחית

התאמת מבנה הקובץ כך שיוכל להיקלט במערכת ריווחית.

יש לסמן אפשרות זו רק כאשר הקובץ שמופק מלשונית חשבשבת מיועד לקליטה בריווחית.

בצע היפוך לעברית

אפשרות ישנה שהופכת את הטקסט בעברית לכתב ראי.

האפשרות מיועדת לתאימות למערכות ישנות בלבד, ולכן מומלץ להשאיר אותה כבויה.

מספר אסמכתה קבלה

הגדרה המיועדת לתאימות למערכות ישנות.

מומלץ להשאיר אותה פעילה.

תאריך ערך לחשבונית

כאשר האפשרות מסומנת, תאריך הערך שיופיע בקובץ יהיה סוף החודש שבו הופקה החשבונית, ולא תאריך החשבונית עצמה.

אפשרות זו מסומנת כברירת מחדל.

אימייל לקבלת הקבצים

יש להזין את כתובת הדואר האלקטרוני שאליה יישלחו הקבצים.

ניתן להזין כמה כתובות אימייל ולהפריד ביניהן באמצעות נקודה-פסיק.

שלח ושמור

הכפתור שומר את הגדרות ההעברה ומפעיל את הפקת הקבצים בהתאם לתקופה ולהגדרות שנבחרו.

לאחר סיום ההפקה, הקבצים נשלחים לכתובות הדואר האלקטרוני שהוזנו.

אם הפקה קודמת עדיין מתבצעת, לא ניתן להתחיל הפקה נוספת או לעדכן את ההגדרות עד לסיומה.

שמור הגדרות

הכפתור שומר את ההגדרות בלבד, ללא הפקת קובץ וללא שליחה בדואר.

ההגדרות שנשמרו ישמשו בהפקות הבאות וגם במשימה המתוזמנת, אם הוגדרה.

העברת תנועות יומן ל-Priority

לשונית זו מפיקה קובץ תנועות יומן בפורמט המתאים לקליטה ב-Priority ושולחת אותו בדואר האלקטרוני.

קידוד עברית

קובע את אופן קידוד העברית בקובץ.

מומלץ להשתמש ב-עברית חלונות (ANSI). במקרה של בעיית תצוגת עברית לאחר הקליטה, ניתן לנסות קידוד Unicode.

רכז ללקוחות שונים

כאשר האפשרות מסומנת, התנועות מועברות לחשבון מרוכז של לקוחות שונים, במקום לחשבון של הלקוח המופיע במסמך.

אפשרות זו מסומנת כברירת מחדל.

מספר תנועות יומן – מספר רץ

בדרך כלל המערכת משתמשת בתאריך המסמך כמספר תנועת היומן.

כאשר האפשרות מסומנת, כל תנועת יומן מקבלת מספר רץ עולה במקום תאריך המסמך.

אפשרות זו מסומנת כברירת מחדל.

אימייל לשליחת הדוח

כתובת הדואר האלקטרוני שאליה יישלח קובץ תנועות היומן.

יש לוודא שהוזנה כתובת אימייל תקינה.

בצע

הכפתור מפיק את קובץ תנועות היומן לפי התקופה וההגדרות שנבחרו ושולח אותו לכתובת הדואר האלקטרוני שהוזנה.

ניתן להפיק את הקובץ רק עבור נתונים עד אתמול. לא ניתן לבחור את היום הנוכחי או תאריך עתידי כתאריך הסיום.

העברת מסמכים ל-Priority

לשונית זו מפיקה קובץ של שורות המסמכים לצורך טעינה ב-Priority.

שורות המסמך הן המוצרים או השירותים שנרשמו בתוך המסמך, כולל פרטים כגון תיאור הפריט, כמות, מחיר ופרטי המסמך.

לשונית זו אינה מפיקה פקודת יומן. לצורך הפקת תנועות יומן יש להשתמש בלשונית העברת תנועות יומן Priority.

בראש הלשונית ניתן למצוא קישורים להורדת מפרט מבנה הקובץ בגרסאות השונות.

גרסה

בחירת גרסת מבנה הקובץ שיופק:

• גרסה 1
• גרסה 2

ברירת המחדל היא גרסה 2.

חלק מהאפשרויות בלשונית זמינות רק כאשר נבחרה גרסה 2.

סוג מסמך

מאפשר לבחור אילו סוגי מסמכים ייכללו בקובץ, לדוגמה:

• חשבונית
• קבלה
• חשבונית מס-קבלה
• זיכוי
• כל סוגי המסמכים

ברירת המחדל היא הכול.

מחסן

מאפשר להזין מספר או קוד מחסן שיופיע בקובץ המיועד ל-Priority.

רכז ללקוחות שונים

אפשרות הזמינה בגרסה 2 בלבד.

כאשר היא מסומנת, המסמכים משויכים לחשבון מרוכז של לקוחות שונים, במקום לחשבון של כל לקוח בנפרד.

אפשרות זו אינה מסומנת כברירת מחדל.

מנע העברת שורות בכמות אפס

אפשרות הזמינה בגרסה 2 בלבד.

כאשר היא מסומנת, מוצרים או שירותים שכמותם במסמך היא אפס לא ייכללו בקובץ.

אפשרות זו אינה מסומנת כברירת מחדל.

בצע

הכפתור מפיק את קובץ שורות המסמכים לפי התקופה, הגרסה, סוג המסמך והמחסן שנבחרו.

לאחר סיום ההפקה מוצג קישור להורדת הקובץ.

ניתן להפיק נתונים רק עד אתמול, ולא ניתן לבצע את היצוא מתוך חשבון הדגמה.

העברת תנועות יומן לריווחית

לשונית זו מפיקה קובץ תנועות יומן במבנה המתאים לריווחית.

לאחר סיום ההפקה מוצג קישור להורדת הקובץ.

העבר חשבוניות זיכוי במינוס

כאשר האפשרות מסומנת, חשבוניות זיכוי נרשמות בקובץ כסכומים שליליים.

אפשרות זו אינה מסומנת כברירת מחדל.

פצל תשלומים בכרטיס אשראי

כאשר האפשרות מסומנת, כל תשלום בעסקת תשלומים מופיע בקובץ כרשומה נפרדת.

אפשרות זו מסומנת כברירת מחדל.

בצע

הכפתור מפיק את קובץ תנועות היומן לפי התקופה וההגדרות שנבחרו.

לאחר סיום ההפקה מוצג קישור להורדת הקובץ.

ניתן להפיק נתונים רק עד אתמול, ולא ניתן לבצע את היצוא מתוך חשבון הדגמה.

מבנה אחיד

לשונית זו מפיקה קבצים במבנה האחיד של רשות המסים ושולחת אותם בדואר האלקטרוני.

בראש הלשונית מופיע קישור להגדרת משימה מתוזמנת, המאפשרת לקבל את הקבצים אוטומטית אחת לחודש.

זיכויים בסטורנו

כאשר האפשרות מסומנת, זיכויים נרשמים בקובץ בסכום שלילי.

אפשרות זו אינה מסומנת כברירת מחדל.

יצוא לחברה חד-צידית

כאשר האפשרות מסומנת, הקובץ מופק במבנה המתאים לעסק שמנהל הנהלת חשבונות חד-צידית.

אפשרות זו אינה מסומנת כברירת מחדל.

דוא"ל לשליחת הקבצים

יש להזין את כתובת הדואר האלקטרוני שאליה יישלחו הקבצים.

ניתן להזין כמה כתובות ולהפריד ביניהן באמצעות נקודה-פסיק.

שלח

הכפתור מפעיל את הפקת הקבצים במבנה האחיד ושולח אותם לכתובות הדואר האלקטרוני שהוזנו.

הפקת הקבצים עשויה להימשך מספר דקות.

אם הפקה קודמת עדיין מתבצעת, יש להמתין לסיומה לפני התחלת הפקה נוספת.

הפקה אוטומטית של קבצים

בחלק מהלשוניות מופיע קישור להגדרת משימה מתוזמנת.

המשימה המתוזמנת מאפשרת להפיק את קובצי הנהלת החשבונות באופן אוטומטי אחת לחודש ולשלוח אותם לכתובות הדואר שהוגדרו, ללא צורך להיכנס לעמוד ולבצע את ההפקה באופן ידני.

הקבצים האוטומטיים מופקים בהתאם להגדרות השמורות עבור סוג ההעברה הרלוונטי.

פתרון תקלות נפוצות

לא ניתן לבצע יצוא

יש לוודא שהושלמה הגדרת הבסיס להעברה להנהלת חשבונות ושיש למשתמש הרשאת חשבוניות.

הקובץ טרם התקבל במייל

הפקת הקובץ עשויה להימשך מספר דקות. מומלץ לבדוק גם בתיקיות הספאם או דואר הזבל ולוודא שכתובת הדואר הוזנה כראוי.

העברית בקובץ אינה מוצגת כראוי

יש לנסות לשנות את קידוד העברית מ-ANSI ל-Unicode ולהפיק את הקובץ מחדש.

לא ניתן לבחור את היום הנוכחי כתאריך סיום

בחלק מסוגי היצוא ניתן להפיק קובץ רק עבור ימים שהסתיימו. לכן תאריך הסיום המרבי הוא אתמול.

לא ניתן להתחיל הפקה חדשה

ייתכן שהפקה קודמת עדיין מתבצעת. יש להמתין לסיום ההפקה הקודמת ולאחר מכן לנסות שוב.

הקובץ אינו מתאים לקליטה בתוכנת הנהלת החשבונות

יש לוודא שנבחרה הלשונית המתאימה, גרסת הקובץ הנכונה וההגדרות המתאימות לתוכנה שבה משתמשים. במקרה הצורך מומלץ לבדוק מול מנהל החשבונות או ספק תוכנת הנהלת החשבונות איזה פורמט נדרש.