דוחות מסמכים ->13. יצוא נתונים לאקסל

דוח אקסל מלא של עסקאות וחשבוניות

תוכן העמוד

עמוד זה מאפשר להפיק ולהוריד קובצי אקסל מפורטים הכוללים נתונים על עסקאות האשראי ועל מסמכי ההכנסות שהופקו בחשבון.

העמוד מחולק לשני אזורי ייצוא נפרדים:

• ייצוא עסקאות אשראי, כולל אסמכתאות אישור ופרטי הפקדה.
• ייצוא מסמכי הכנסות, כגון חשבוניות, קבלות, זיכויים ומסמכים נוספים.

הקבצים כוללים את פרטי העסקאות או המסמכים בהתאם לסוג הדוח שנבחר, ובחלק מהגרסאות גם שדות בהתאמה אישית שהוגדרו בחשבון.

השימוש בעמוד דורש הרשאת חשבוניות. משתמש ללא ההרשאה המתאימה לא יוכל להפיק את הדוחות.

ייצוא עסקאות אשראי

חלק זה מאפשר להפיק קובץ אקסל הכולל את עסקאות האשראי שאושרו במסופי החברה בטווח התאריכים שנבחר.

הקובץ עשוי לכלול:

• פרטי העסקה.
• אסמכתת האישור של חברת האשראי.
• פרטי הפקדת הכספים.
• שדות בהתאמה אישית שהוגדרו עבור עסקאות.

בחירת טווח תאריכים

תאריכים מוגדרים מראש

ניתן לבחור במהירות טווח תאריכים נפוץ, כגון:

• היום.
• אתמול.
• שבעה ימים אחרונים.
• החודש.
• חודש שעבר.
• חצי שנה אחרונה.
• שנה אחרונה.
• השנה.
• שנה שעברה.

בחירת טווח מהרשימה מעדכנת אוטומטית את השדות מתאריך ועד תאריך.

ברירת המחדל היא שבעת הימים האחרונים. לאחר הבחירה ניתן לשנות את התאריכים באופן ידני.

מתאריך ועד תאריך

יש להגדיר את תאריך ההתחלה ואת תאריך הסיום של התקופה שעבורה יופק הדוח.

ניתן להפיק נתונים מתאריכים של עד שמונה שנים אחורה.

טווח התאריכים בכל הפקה מוגבל ל-12 חודשים. כאשר נבחר טווח ארוך יותר, תוצג הודעה והקובץ לא יופק.

גרסת הקובץ

ניתן לבחור את גרסת קובץ האקסל שיופק.

ברירת המחדל היא הגרסה החדשה ביותר — גרסה 3.

הגרסאות החדשות מופקות בפורמט Excel מודרני מסוג xlsx וכוללות גם את השדות בהתאמה אישית של העסקאות.

הגרסה הישנה ביותר מופקת בפורמט xls.

כאשר מתבצע שינוי במבנה הקובץ, נוצרת גרסה חדשה. אפשרות זו מאפשרת להמשיך להשתמש בגרסת קובץ קודמת כאשר קיימת מערכת חיצונית שתלויה במבנה מסוים.

הורדת דוח העסקאות

לאחר בחירת התאריכים וגרסת הקובץ, לחצו על הורד.

המערכת תפיק קובץ אקסל הכולל את עסקאות האשראי שאושרו בתקופה שנבחרה ותוריד אותו למחשב.

ייצוא מסמכי הכנסות

חלק זה מאפשר להפיק קובץ אקסל הכולל את מסמכי ההכנסות שהופקו בחברה בטווח התאריכים שנבחר.

הקובץ כולל את פרטי המסמכים ואת שורות המסמך — המוצרים או השירותים שנרשמו בכל מסמך.

מעל אזור הייצוא מוצגת רשימת סוגי המסמכים שנכללים בדוח.

בחירת טווח תאריכים

תאריכים מוגדרים מראש

ניתן לבחור טווח תאריכים מוכן מתוך הרשימה.

בחירת הטווח מעדכנת אוטומטית את השדות מתאריך ועד תאריך. ברירת המחדל היא שבעת הימים האחרונים, וניתן לשנות את התאריכים ידנית.

מתאריך ועד תאריך

יש להגדיר את התקופה שעבורה יופקו מסמכי ההכנסות.

ניתן להפיק מסמכים מתאריכים של עד שמונה שנים אחורה.

טווח התאריכים בכל הפקה מוגבל ל-12 חודשים. כאשר נבחר טווח ארוך יותר, תוצג הודעה והדוח לא יופק.

ייצוא טופס הזמנה מאתר בלבד

סימון אפשרות זו מגביל את הקובץ לטופסי הזמנה שנוצרו דרך האתר בלבד.

כאשר האפשרות מסומנת:

• ייכללו רק מסמכים מסוג טופס הזמנה מאתר.
• לא ייכללו זיכויים או סוגי מסמכי הכנסה אחרים.

כאשר האפשרות אינה מסומנת, הקובץ כולל את כל סוגי מסמכי ההכנסות המופיעים ברשימה שבעמוד.

ברירת המחדל היא שהאפשרות אינה מסומנת.

גרסת הקובץ

ניתן לבחור את גרסת קובץ האקסל שיופק עבור מסמכי ההכנסות.

ברירת המחדל היא גרסה 1.

גרסה 1

מסמכי זיכוי או החזר מוצגים בסכום שלילי. כך ניתן לחשב בצורה נכונה את ההכנסות נטו ואת הסיכומים בקובץ.

גרסה 0

כל הסכומים מוצגים כחיוביים, כולל סכומים של מסמכי זיכוי או החזר.

גרסאות הקובץ נשמרות כדי לאפשר עבודה עם מערכות חיצוניות המסתמכות על מבנה קובץ קבוע.

הורדת דוח המסמכים

לאחר בחירת התאריכים, סוג הייצוא וגרסת הקובץ, לחצו על הורד.

המערכת תפיק קובץ אקסל הכולל את מסמכי ההכנסות ופרטיהם בהתאם לבחירות שבוצעו, ותוריד אותו למחשב.

נקודות חשובות

• נדרשת הרשאת חשבוניות לצורך שימוש בעמוד.
• ניתן להפיק בכל פעם דוח לתקופה של עד 12 חודשים.
• ניתן לבחור תאריכים של עד שמונה שנים אחורה.
• דוח עסקאות האשראי ודוח מסמכי ההכנסות מופקים בנפרד.
• גרסת הקובץ משפיעה על מבנה האקסל ועל אופן הצגת הנתונים.
• שדות בהתאמה אישית של העסקאות נכללים בגרסאות החדשות של דוח עסקאות האשראי.
• בדוח מסמכי ההכנסות, גרסה 1 מציגה זיכויים והחזרים בסכום שלילי.