חשבשבת והנהלת חשבונות

המדריך יתמקד בחשבשבת ולא תהיה התייחסות ספציפית פה להגדרות במבנה רווחית, פריוריטי, מבנה אחיד וכו' ומכיוון שיש שם מעט מאוד הגדרות שדי ברורות מאליו ובדרך כלל השימוש במבנים אלו הוא לא נפוץ כל כך והמערכות האלה בחלק מהמקרים יכולות לעבוד עם מבנה חשבשבת גם.

המדריך מחולק ל-3 חלקים:

• שלב ראשון: הגדרות במערכת שלנו. 
• שלב שני: ייבוא לחשבשבת. 
• תקלות ומקרים נפוצים. 

חשבשבת:

חשבשבת היא מערכת הנהלת חשבונות שהתפקיד שלה הוא למיין את התנועות של הנהלת החשבונות.

תנועות יומן זה מונח קצת אבסטרקטי אבל זה בדרך כלל נתונים כמו תאריך, מספר אסמכתא, חשבון חובה, חשבון זכות, סכום, תיאור פעולה וכו'.

רווחית, פריוריטי וכדומה כולם עושות פחות או יותר אותו דבר ועל מנת שבכלל יהיה אפשר להגדיר אותם במערכת חובה להגדיר קודם כל את ההגדרות הראשוניות.

כרטסות: כרטסות זה בעצם מספר הנהלת חשבונות שמגדיר לאיזה כרטסת להעביר בחשבשבת.

לדוגמה אם מגדירים מספר כרטסת של "חשבון / קופה מזומן" עם מספר כרטסת 1000 חובה שבחשבשבת יהיה אותו מספר כרטסת לקופה מזומן.

אפשר לחשוב על כרטסות כמו תיקיות במחשב שאנחנו רוצים למיין, מה שנכנס לכרטסת 1000 אצלינו יעבור לאותה כרטסת בחשבשבת.

שלב ראשון (הגדרות במערכת שלנו)

נתיב: הגדרות>3 מסמכים>3 הגדרות העברה להנח"ש>1 חשבונות קבועים. 

מתקדם:  לא חובה ולא מומלץ לגעת! ההגדרה הזאת מאפשרת לעשות הגדרות חשבשבת ברמת מסוף שזה אומר להגדיר את כל ההגדות כפול כמות המסופים. מגדירים רק במקרים שהלקוח רוצה הפרדה מוחלטת של ההגדרות חשבשבת ברמת מסוף.

חן-הכנסות:   חובה ללא יוצא מן הכלל!!! כרטיס הכנסות ראשי.

ח-ן מע"מ עסקאות:  חובה למי שמפיק מסמכים עם מע"מ!

ח-ן הכנסות פטור מע"מ:  חובה למי שמפיק מסמכים בלי מע"מ!

דגש: ח-ן הכנסות, ח-ן מע"מ עסקאות וח-ן הכנסות פטור מע"מ יכולים להיות אותו מספר כרטסת. 

חשבון / קופה לקוחות שונים:  חובה למי שיש לו מסמכים שהופקו על לקוחות שונים בתאריכים שאותם מייצא לחשבשבת.

דגש: לקוחות שונים חייב להיות מספר שונה מכל שאר הכרטסות!!! 

חשבון / קופה UPAY:  חובה אם יצאו מסמכים שהתשלום היה בביט UPAY.

חשבון / קופה PAYPAL:  חובה אם יצאו מסמכים שהתשלום היה מכפתור פייפאל  פנימי .

חשבון / קופה PAYME:  חובה אם יצאו מסמכים שהתשלום היה בביט פיימי.

חשבון / קופה INFINITY:  נדיר ביותר! סוג כרטיס ספציפי שכמעט לא בשימוש.

חשבון / קופה מזומן:  חובה אם יצאו מסמכים על אמצעי תשלום מזומן.

חשבון / קופה המחאות:  חובה אם יצאו מסמכים על אמצעי תשלום המחאות.

שימוש רק בהעברה לפי חברה סולקת:

זאת השיטה היותר נפוצה בהעברה לחשבשבת.

מה שזה עושה זה מעביר את כל עסקאות האשראי של כל המותגים שאותה חברת אשראי סולקת לכרטיס אחד.

לדוגמה: אם מישהו סולק עם כאל חובה להגדיר מספר כרטסת בחשבון / קופה ויזה כ.א.ל וחשבון / קופה דינרס.

אם סולק ישראכרט חובה להגדיר את חשבון / קופה ישראכרט וחשבון / קופה אמריקן אקספרס.

אם סולק קארדקום  או  אם סולק איתנו רק ביט חובה להגדיר חשבון / קופה קארדקום סליקה.

וכך הלאה לגבי שאר הסולקים.

שימוש רק בהעברה לפי מותג - (נדיר):

כמו שכתוב, זאת שיטה שבדרך כלל לא משתמשים בה וזה בעיקר מיועד ללקוחות שעושים התאמות (התאמות עושות בדרך כלל חברות חיצוניות שהמטרה שלהם זה לנתח את הדוחות במערכת של הלקוח ולהשוות אותם להפקדות שהוא קיבל כדי לראות שאין פערים, ואם יש ממה הם נגרמים וכו').

מה שזה עושה זה מעביר את כל עסקאות האשראי שנסלקו לפי מותג ולא לפי החברה הסולקת.

לדוגמה: אם לקוח סולק את מותגים ישראכרט, מאסטרקארד, ויזה, אמקס ודיינרס הוא יהיה חייב להגדיר מספר כרטסת לכל אחד מהמותגים האלה.

סוג תנועה / קוד מיון:

זה משהו שאמור לפרש את התנועות יומן יותר מדוייק כדי לוודא שסכום בפלוס ייכנס כפלוס ומינוס ייכנס כמינוס.

בפועל זה לא באמת חובה וברוב המקרים אין צורך להגדיר אותם וזה לא מפריע לקליטה לחשבשבת. במקרים שיש בעיה זה אולי יכול לעזור.

ברווחית, לעומת זאת, זה יכול להיות רלוונטי במקרים שהלקוח אומר שיש לו בעיה עם מע"מ לאחר הקליטה לרווחית. אבל זה כבר במקרים ספציפיים.

הגדרות פריוריטי (מסמכים גרסה 2):

כמעט לא בשימוש אז מצורף התיאור מה-"i"

"קוד תנאי תשלום 

מבצע המרה ממספר תשלומים אל קוד תשלום 

לדוגמה אם בוצע 4 תשלומים ניתן להעביר לפריוריטי קוד תשלום 104 

“בפריורטי ישנה הגדרה שונה למספר התשלומים 4 לא חייב להיות 4 תשלומים 

תוספת למספר חשבון:

בדרך כלל לא משתמשים בזה. התיאור מה"i" די ברור אז מצורף הכל כאן:

"תוספת לחשבון לקוחות 

בשימוש רק אם יש התנגשות בין חשבונות בעת יצוא למערכת הנח"ש מוסיף את מספר זה בתוספת למספר הלקוח ביצוא להנח"ש - עובד ביחד עם "מספר ספרות מסכה לחשבון" 

:לדוגמה 

תוספת '13' עם מסכה לחשבון 6 ומספר הלקוח 123 

בהעברה להנח"ש מספר חשבון הלקוח יהיה 13000123 

המסכה מוסיפה אפסים מובילים עד לגודלה 000123 ולאחר מיכן נוסף התוספת 13 

תוספת '215' מסכה לחשבון 5 מספר לקוח 123 

בהעברה להנחש מספר חשבון הלקוח יהיה 21500123 

“אין לשנות ערכים אילו לאחר העברה הראשונה 

אמצעי תשלום נוספים ( חובה אם היו מסמכים על "אמצעי תשלום אחר" ):

נתיב: הגדרות>3 מסמכים>3 הגדרות העברה להנח"ש>2 אמצעי תשלום נוספים. 

אם הופקו מסמכים על סוג אמצעי תשלום "אמצעי תשלום אחר" חובה להגדיר.

לדוגמה: אם הופק מסמך על אמצעי תשלום "חיוב \ זיכוי לקוחות" חובה להגדיר את אמצעי התשלום הזה.

אם היו הוראות קבע במס"ב לדוגמה חובה להגדיר את אמצעי תשלום "חיוב בנקאי הוראת קבע".

דגש: כל אמצעי התשלום במערכת יכולים לקבל את אותו מספר הנהלת חשבונות, בין אם זה מזומן, המחאות, PAYPAL או כל אמצעי תשלום אחר. 

הגדרות נוספות במידת הצורך:

אם לקוח רוצה לעשות הפרדה של סוגי הכנסות, כגון סעיף תקציבי, ניתן להגדיר מספרי הנהלת חשבונות למחלקות בנתיב הגדרות>6 הוראת קבע>5 מחלקות. שימו לב שיש שתי עמודות, אחת של "מספר הנח"ש" שזה למסמכים עם מע"מ ואחת של מספר "הנח"ש ללא מע"מ" למסמכים בלי מע"מ.

בנוסף ניתן להגיד מספר הנהלת חשבונות לכרטיס לקוח ספציפי ע"י לחיצה על הוראת קבע>2. רשימת לקוחות>ערוך לקוח>הגדרות> מספר הנח"ש.

יצוא להנהלת חשבונות:

נתיב: דוחות מסמכים>10 העברת קובץ להנהלת חשבונות. 

עד שלא מגדירים את הגדרות>3>3>1 לא יציג בכלל את המסך של הייצוא לחשבשבת/רווחית/פריוריטי וכו'. 

.תקופה:  מגדירים את התאריכים שעליהם עושים את הייצוא

הגדרות:

קידוד עיברית:  חייב להיות  " עברית חלונות (ANSI)"

סוג העברה:

בדרך כלל בוחרים "חשבשבת חלונות - סיומת DOC"

במידה והלקוח אומר שהוא רוצה שעסקאות תשלומים יפצל לו לתשלומים בחשבשבת יש לבחור "חשבשבת חלונות (פיצול תשלומים) - סיומת DOC"

במידה והלקוח עובד עם מערכת אחרת, ברוב המקרים הוא יצטרך "חשבשבת דוס - סיומת DAT"

הלקוחות בדרך כלל יודעים אם הם צריכים DOC או DAT.

העברה לפי מותג:  מסמנים רק במידה והלקוח הגדיר כרטסות בהגדרות>3>3>1 לפי מותג ולא לפי חברה סולקת.

אם הגדיר לפי חברה סולקת וסימן  את ה-V של לפי מותג הוא יקבל שגיאות.

אפשר סטורנו:  לא חובה לסמן אבל לפעמים עסקאות זיכוי נקלטות כחיוב בחשבשבת ויוצרים הפרש שמראה סכום גבוה יותר בחשבשבת. במקרה כזה סימון V בסטורנו יעביר את הזיכויים עם סימן מינוס בחשבשבת וזה יאזן להם את ההפרש.

רכז ללקוחות שונים:  אם מסמנים ב-V יעביר את כל המסמכים תחת לקוחות שונים ללא יוצא מן הכלל כולל מספרי הנהלת חשבונות שהוגדרו בהגדרות של כרטיסי לקוח ברשימת לקוחות!

שימו לב! אם לקוח רוצה שכן ייפתחו לו כרטיסי לקוח לכל לקוח בנפרד אצלו בחשבשבת צריך לוודא גם שאין V ברכז ללקוחות שונים וגם שיש כרטיס לקוח במערכת שלנו וגם שהמסמכים יצאו על כרטיס לקוח באותו חודש.

העברה לריווחית:  שעושים ייצוא לרווחית במבנה חשבשבת חובה לסמן את ה-V הזה.

הגדרות ישנות:

בצע היפוך לעברית:  צריך להיות  לא  מסומן אחרת הטקסט יתקבל הפוך בחשבשבת.

מספר אסמכתה קבלה:   חייב להיות מסומן! 

תאריך ערך לחשבונית:  אם מסמנים ב-V כל המסמכים ייכנסו בחשבשבת בעמודה נוספת עם תאריך של סוף החודש. לדוגמה מסמך שיצא על תאריך מקורי 1/1/26 ייכנס לו תאריך ערך נוסף של ה-31/1/26.

שימו לב שזה לא במקום התאריך המקורי אלא בעמודה נוספת בחשבשבת.

קבלת הקבצים:

אימייל לקבלת הקבצים:  אימייל לשליחה של הקבצי חשבשבת.

שימו לב שכמות הקבצים שנשלחת היא בהתאם להגדרות.

אם כל המסמכים יצאו על לקוחות שונים יישלחו 3 קבצים:

MOVEIN.DOC: מכיל את הנתונים של כל המסמכים וכמובן שהנתונים משתנים בו בהתאם.

MOVEIN.PRM: מכיל הגדרות קבועות בשביל שחשבשבת יידעו איך לקלוט את הנתונים והוא בדרך כלל לא משתנה.

בנוסף, נשלח קובץ טקסט נוסף שלא רלוונטי.

אם יש אפילו מסמך אחד שיצא על כרטיס לקוח יישלחו 4 קבצים.

MOVEIN.DOC: מכיל את הנתונים של כל המסמכים וכמובן שהנתונים משתנים בו בהתאם.

MOVEIN.PRM: מכיל הגדרות קבועות בשביל שחשבשבת יידעו איך לקלוט את הנתונים של התנועות והוא בדרך כלל לא משתנה.

HESHIN.DAT: מכיל את הנתונים של הכרטיסי לקוחות מהמערכת שלנו ומשתנה כל פעם בהתאם.

HESHIN.PRM: מכיל הגדרות קבועות בשביל שחשבשבת יידעו איך לקלוט את הנתונים של הלקוחות והוא בדרך כלל לא משתנה.

שלב שני (ייבוא לחשבשבת)

לאחר שעושים ייצוא לחשבשבת יישלחו הקבצים למייל של הלקוח אותם יש להוריד לתיקייה ריקה לגמרי במחשב. אם יש עוד קבצים בתיקייה תתקבל שגיאה בייבוא לחשבשבת.

שימו לב שהלקוח מוריד את הקבצים שהשמות של הקבצים שירדו בלי תוספת של מספר. לדוגמה, אם הקובץ יורד עם שם MOVEIN(1).DOC במקום MOVEIN.DOC יש למחוק את התוספת של ה-(1) ורק אז להעלות אחרת תתקבל שגיאה "תקלה בקבצי הקלט" או משהו בסגנון.

בחשבשבת הלקוח אמור לדעת איך להעלות את הקבצים אבל בקצרה הניתוב של הייבוא קבצים העיקרי בחשבשבת הוא: "כללי>ממשקים- יבוא נתוני הנהח"ש ו-CRM>יבוא תנועות הנחש>מסמנים יבוא בשיטה גמישה>לוחצים על האייקון של האטב ובוחרים את התיקייה שבה שמרנו את הקבצים ואז לוחצים הפעלה."

יש מידע נוסף אם צריך במדריך הזה:  הגדרות ראשוניות והעברה להנהלת חשבונות - חשבשבת 

שימו לב שהמדריך נכנס איתם להגדרת קודי מיון וייבוא לקוחות אבל זה לא משהו שאנחנו אמורים להיכנס איתם לעומק. יש להראות להם את המדריך ואם מסתבכים שיפנו לחשבשבת.

שימו לב שאם יצא קובץ לקוחות HESHIN צריך לדאוג להעלות אותו קודם רק למקרה שיש לקוחות חדשים.

שוב, הלקוח צריך לדעת איך להעלות.

איך נקלטים הנתונים בחשבשבת:

בחשבשבת הנתונים של כל מסמך נקלטים בשתי שורות, אחת עם הפרטים של החשבונית ואחת הפרטים של הקבלה במידה ומדובר במסמך סגור כמו חשבונית מס קבלה, קבלה מלכ"ר, קבלה תרומה או הזיכויים שלהם.

אם היו מסמכים פתוחים כגון חשבונית מס או קבלה לחשבונית או הזיכויים שלהם תופיע רק שורה אחת בחשבשבת.

שימו לב שבמידה ויש שתי שורות בחשבשבת הסכום סה"כ שיופיע בחשבשבת יהיה כפול מהסכום של המסמך וזה תקין!

לדוגמה: בצילום מסך למטה רואים שבחשבשבת כל מסמך נקלט בשתי שורות כמו שהוזכר למעלה מכיוון ששורה אחת היא למס ואחת לקבלה. מסומן בצהוב בעמודה של "אסמכתא" שזה אותו מספר מסמך בשתי השורות ובצד שמאל ניתן לראות שזה אותו לקוח באמת.

בנוסף בעמודה "אסמכתא 2" ניתן לראות שיש מספר. זה ה-4 ספרות אחרונות של הכרטיס. כך ניתן לזהות איזה שורה היא של הקבלה ואיזה המס כי ה-4 ספרות מופיע בחלק של הקבלה תמיד. זה יוכל לעזור לכם להבין יותר טוב מאיפה התקלה יכולה להגיע.

שימו לב שאם יש מחלקות במסמך אז יכולים להיות שני מצבים:

אם המחלקה ברמת המסמך המספר הנהלת חשבונות ששמו למחלקה ייכנס באחת השורות של המסמך בחשבשבת.

אם המחלקה היא ברמת הפריט אז תתוסף שורה נוספת בתחתית הדוח בחשבשבת שמסכמת את כל הסכומים שנכנסו מאותה מחלקה.

לדוגמה: אם יש מחלקה בשם "הכנסות" והיו 10 מסמכים שכל מסמך על סכום של 100 ש"ח ומתוכם 3 מסמכים שוייכו למחלקה ברמת המסמך ו-7 מסמכים שוייכו למחלקה ברמת הפריט אז אנחנו נראה שורה נוספת בתחתית הדוח בייבוא לחשבשבת בשם "העברה אל מחלקה" על סך 700 ש"ח.

מקרים כאלה נפוצים בעיקר בעסקאות הו"ק שמשוייכות למחלקה.

אם צריך יש מידע נוסף במדריך הזה:  תנועת היומן שעוברת להנהלת חשבונות חשבשבת 

תקלות ומקרים נפוצים:

רוב התקלות בחשבשבת זה מקרים שפשוט לא הוגדרה כרטסת מסויימת.

הדרך הכי פשוטה לפתור את רוב התקלות בלי אפילו להתחבר ללקוח זה ע"י פתיחת שלושת המסכים הבאים במקביל: הגדרות>3>3>1, הגדרות>3>3>2, ודוחות מסמכים>8 דוח סיכום תקבולים.

צריך לראות איזה כרטסות חובה הוא לא הגדיר ואיזה אמצעי תשלום הוא לא הגדיר.

הדוח סיכום תקבולים מראה את כל אמצעי התשלום של כל המסמכים באותו חודש במרוכז וכך אפשר לזהות בקלות מה לא הוגדר ואחרי הגדרה וייבוא מחדש לחשבשבת בדרך כלל התקלה נפתרת.

זיהוי מקור התקלה בחשבשבת:

אחרי שמייבאים לחשבשבת ולוחצים על הפעלה, במידה ויש שגיאות, ייפתח מסך אפור שמראה את השגיאות ומכיל את התיאור של השגיאה והמספר שורה הרלוונטית.

לדוגמה בצילום מסך למטה רואים שהשגיאה היא שלא קיים חשבון חובה 1 וחשבון זכות 1 והמספר שורה הוא 1 ו-2 בהתאם.

לחיצה על תצוגה מקדימה תפתח את המסך שמצורף למטה:

כמו שניתן לראות שורה 1 מופיע NULL בחשבון חובה 1 ולכן השגיאה.

כמו שניתן לראות למעלה בחשבון זכות 1 בשורה 2 מופיע NULL ולכן השגיאה.

הסיבה לשתי השגיאות היא שהלקוח לא הגדיר את ח-ן הכנסות וחשבון / קופה לקוחות שונים כמו שרואים בצילום מסך למטה:

בנוסף, כמו שניתן לראות בשני צילומי המסך למטה ללקוחה היה אמצעי תשלום אחר של חיוב/זיכוי לקוחות אבל לא הגדירה לאמצעי תשלום הזה מספר כרטסת.

דוגמה נוספת לאותה לקוחה שקיבלה שגיאה 9999999 בחשבון חובה 1 בשורה 10 וזה בגלל שהמסמך יצא על מזומן והיא לא הגדירה בהגדרות הראשיות את אמצעי תשלום מזומן כמו שניתן לראות בצילומי מסך למטה.

טיפ:  עמודה של "אסמכתא (4-12)" בתצוגה מקדימה מציגה את המספר מסמך הרלוונטי מה שיכול לעזור באיתור תקלות בשורות ספציפיות שהם לא גורפות.

מקרה נוסף: לקוחה אומרת שיש לה הפרש של 240 ש"ח יותר בחשבשבת ממה שיש בדוח מסמכים.

זה נגרם מכיוון שזיכויים נקלטו בחשבשבת אצלה כפלוס במקום מינוס.

פתרנו את הבעיה ע"י סימון "סטורנו" בהגדרות ייצוא לחשבשבת בדוחות מסמכים>10, שזה סימן את הזיכויים כמינוס ואיזן לה את הסכומים.

מפתח חשבון לא יכול להיות אפסים :

כנראה הוציאו מסמך עם סוג אמצעי שלא מוגדר בהגדרות 3->3->2

עוד מקרה: לקוחה קיבלה שגיאות JOURNAL בייבוא.

לאחר בירור מסתבר שהמספרי הכרטסות שמוגדרים אצלינו (במקרה הזה 40000 ו-523) לא קיימים אצלה בכלל בחשבשבת ולכן קיבלה את השגיאות האלה.

לאחר שהגדירה את הכרטסות האלה אצלה בחשבשבת השגיאות נעלמו.